E-Rechnungs-Grundlagen
XRechnung vs. PDF-Rechnung
Viele Unternehmen verschicken heute noch PDF-Rechnungen. Ab 2025 reicht das für B2B-Rechnungen in Deutschland nicht mehr aus. Dieser Vergleich zeigt die wichtigsten Unterschiede.
| Kriterium | XRechnung (XML) | PDF-Rechnung |
|---|---|---|
| Maschinenlesbarkeit | Vollständig strukturiert, direkt verarbeitbar | Nicht strukturiert; erfordert OCR oder manuelle Eingabe |
| Rechtsstatus ab 2025 (§ 14 UStG) | Gilt als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes | Gilt NUR noch als sonstige Rechnung (nicht E-Rechnung); Zustimmung des Empfängers nötig bis Ende Übergangsfrist |
| Übergangsfrist für B2B | Keine Übergangsfrist nötig, sofort zulässig | Bis 31.12.2026 weiterhin erlaubt (Jahresumsatz ≤ 800.000 €: bis 31.12.2027) |
| Automatisierte Buchung | Direkt in ERP/Buchführungssoftware importierbar | Manueller Aufwand oder kostenintensive KI/OCR nötig |
| Fälschungssicherheit | Strukturierte Daten, Prüfsummen; Manipulationen gut erkennbar | PDF leicht manipulierbar ohne qualifizierte Signatur |
| Erstellungsaufwand | Erfordert E-Rechnungs-Software oder API | Einfach mit Word, Excel, Textverarbeitung erstellbar |
| Lesbarkeit für Empfänger | Nicht direkt lesbar ohne Viewer; docutools.pro visualisiert XRechnung kostenlos | Sofort lesbar in jedem PDF-Reader |
| Archivierungskonformität (GoBD) | Strukturierte Ablage, einfach archivierbar | Archivierbar, aber Langzeitformat PDF/A empfohlen |
| Typischer Einsatzbereich | B2G (Pflicht), B2B (ab 2025 bevorzugt), großvolumige Rechnungsmengen | B2C, Kleinunternehmen (Übergangsphase), internationale Kunden |
Fazit
PDF-Rechnungen sind praktisch und verbreitet, aber ihr Ende im deutschen B2B-Bereich ist besiegelt. Unternehmen sollten jetzt auf E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD umstellen, um gut vorbereitet zu sein und von automatisierten Prozessen zu profitieren. Für den Start empfiehlt sich ZUGFeRD, da es eine visuelle PDF-Ansicht beibehält und gleichzeitig maschinenlesbar ist.
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