Standard
ZUGFeRD-Profil
Definition
ZUGFeRD definiert mehrere Konformitätsprofile mit unterschiedlichem Funktionsumfang: MINIMUM (nur Basisdaten, keine steuerliche Vollständigkeit), BASIC WL (Belegdaten ohne Positionsdaten), BASIC, EN 16931 (vollständig EN-16931-konform) und EXTENDED (mit zusätzlichen nationalen Erweiterungen). Für die Verarbeitung durch öffentliche Stellen in Deutschland ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich.
Hintergrund & Kontext
ZUGFeRD (und das identische Factur-X) ist kein monolithischer Standard, sondern bietet abgestufte Profile, die festlegen, wie viele und welche Datenfelder die eingebettete XML-Datei enthält. MINIMUM enthält nur rudimentäre Buchungshilfen (z.B. Gesamtbeträge) und ist keine vollständige Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. BASIC WL (without lines) trägt Belegdaten, aber keine Rechnungspositionen. BASIC umfasst Positionsdaten in eingeschränktem Umfang. Das Profil EN 16931 (auch COMFORT genannt) ist vollständig zur europäischen Norm konform und damit das maßgebliche Profil für rechtsgültige E-Rechnungen — sowohl im B2B nach Wachstumschancengesetz als auch grundsätzlich gegenüber Behörden. EXTENDED geht über EN 16931 hinaus und erlaubt zusätzliche, oft branchenspezifische Felder, bleibt aber abwärtskompatibel. Das jeweilige Profil wird in der XML über die GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter-ID kenntlich gemacht. Bei der Profilwahl gilt die Regel: So einfach wie möglich, aber mindestens EN 16931, sobald die Rechnung steuerlich oder gegenüber Dritten gültig sein muss.
In der Praxis — ein Beispiel
Ein Unternehmen erzeugt versehentlich ZUGFeRD-Rechnungen im Profil BASIC WL, weil seine Software dies als Standard voreingestellt hat. Da BASIC WL keine Positionsdaten und keine vollständige EN-16931-Konformität bietet, werden die Rechnungen vom Geschäftskunden als nicht-konforme E-Rechnung beanstandet. Die Lösung: In den Exporteinstellungen das Profil auf EN 16931 umstellen, sodass alle Pflichtfelder (Positionen, Steueraufschlüsselung, Beträge) enthalten sind und die Rechnung als gültige E-Rechnung verarbeitet werden kann.
Häufige Fehler
- •MINIMUM und BASIC WL sind NICHT EN-16931-konform und genügen nicht als rechtsgültige E-Rechnung.
- •EXTENDED-Felder werden nicht von jedem Empfängersystem verstanden — im Zweifel beim Profil EN 16931 bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
Für rechtsgültige B2B-E-Rechnungen und für Behörden mindestens das Profil EN 16931. MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht aus.
Was ist der Unterschied zwischen BASIC und EN 16931?
BASIC bietet nur eingeschränkte Positionsdaten, während das Profil EN 16931 (COMFORT) vollständig zur europäischen Norm konform ist und alle Pflichtfelder einer Kernrechnung enthält.