Deutschland befindet sich mitten in einer grundlegenden Transformation der Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und empfangen. Das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft trat, führt eine schrittweise obligatorische E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen ab dem 1. Januar 2025 ein. Dies ist eine der bedeutendsten Änderungen in der deutschen Unternehmensverwaltung seit Jahren – und sie betrifft nahezu jedes in Deutschland tätige Unternehmen.
Was die E-Rechnungspflicht 2025 verlangt
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) von anderen deutschen Unternehmen zu empfangen. Dies ist zunächst eine Empfangspflicht – auch Kleinstunternehmen und Freiberufler müssen E-Rechnungen akzeptieren, auch wenn sie noch nicht zum Versand verpflichtet sind.
Die Sendepflicht folgt einem phasenweisen Rollout basierend auf der Unternehmensgröße:
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen EMPFANGEN können.
- 1. Januar 2025: Unternehmen dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, wenn beide Parteien zustimmen.
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen versenden.
- 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen versenden, unabhängig von der Größe.
Was gilt als strukturierte E-Rechnung?
Gemäß den neuen Vorschriften muss eine strukturierte E-Rechnung dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. In Deutschland bedeutet dies eines der folgenden Formate:
- XRechnung (UBL- oder CII-Syntax) – das primäre deutsche Format.
- ZUGFeRD Version 2.x im EN-16931-, XRECHNUNG- oder EXTENDED-Profil.
- Jedes andere Format, das EN 16931 erfüllt und von beiden Parteien vereinbart wird.
Hinweis: Eine PDF-Rechnung – selbst wenn digital erstellt – gilt NICHT als strukturierte E-Rechnung im Sinne des neuen Mandats. Auch eine gescannte Papierrechnung erfüllt die Anforderungen nicht. Nur Formate mit maschinenlesbaren, strukturierten Daten erfüllen die Pflicht.
Wer ist betroffen?
Das Mandat gilt für alle in Deutschland ansässigen Steuerpflichtigen bei inländischen B2B-Transaktionen (§ 14 UStG). Konkret:
- Alle GmbH, AG, UG, OHG, GbR und Einzelkaufleute mit Sitz in Deutschland.
- Freiberufler und Selbstständige, die B2B-Rechnungen stellen.
- Ausländische Unternehmen mit deutscher Umsatzsteuer-Registrierung für inländische Lieferungen.
- Ausgenommen: B2C-Transaktionen (Rechnungen an Privatpersonen) fallen nicht unter das Mandat.
- Ausgenommen: Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen) sind von den vollständigen Anforderungen an strukturierte Rechnungen befreit.
- Ausgenommen: B2B-Transaktionen, bei denen der Kunde kein Steuerpflichtiger ist (z. B. bestimmte gemeinnützige Organisationen).
Warum führt Deutschland dies ein?
Der Haupttreiber ist die Bekämpfung von Steuerbetrug. Die Europäische Kommission schätzt, dass der Mehrwertsteuerbetrug die EU-Mitgliedstaaten jährlich 164 Milliarden Euro kostet. Durch die Pflicht zu strukturierten digitalen Rechnungen können Steuerbehörden Rechnungsdaten automatisch abgleichen, was es erheblich schwieriger macht, Umsätze zu verschweigen oder betrügerische Vorsteuerabzüge geltend zu machen.
Ein weiterer Treiber ist Effizienz. Das Bundesfinanzministerium schätzt, dass die Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung deutschen Unternehmen insgesamt über 900 Millionen Euro jährlich einsparen wird – durch reduzierte Verarbeitungskosten, schnellere Zahlungszyklen und die Abschaffung papierbasierter Prozesse.
Was Sie jetzt tun müssen
- E-Rechnungsempfang einrichten: Mindestens benötigen Sie eine E-Mail-Adresse und die Fähigkeit, XML-Dateien zu öffnen. Die meisten Cloud-Buchhaltungsplattformen unterstützen dies bereits. Bei DATEV sind Sie bereits abgedeckt.
- Buchhaltungssoftware prüfen: Unterstützt sie die Erstellung von XRechnung oder ZUGFeRD? Falls nicht, erwägen Sie einen Wechsel zu einer konformen Lösung vor der Sendefrist 2027.
- Kunden informieren: Wenn Sie Rechnungen an Großunternehmen (>800.000 € Umsatz) stellen, können diese strukturierte E-Rechnungen bereits ab 2027 von Ihnen verlangen.
- Rechnungsdaten prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer-ID, Adresse und Bankdaten Ihres Unternehmens korrekt konfiguriert sind – Fehler in diesen Feldern führen zu E-Rechnungs-Validierungsfehlern.
- GoBD-Konformität beachten: E-Rechnungen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden. Das bedeutet unveränderliche Archive mit Prüfpfaden für 10 Jahre.
Strafen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht macht eine Rechnung nicht automatisch ungültig, kann aber zu Folgendem führen:
- Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch den Empfänger.
- Prüfung durch die Steuerbehörde und mögliche Betriebsprüfungen.
- Vertragsstrafen, wenn Ihr Lieferantenvertrag konforme Rechnungsstellung vorschreibt.
- Verzögerte Zahlung – Empfangssysteme, die nur strukturierte Rechnungen akzeptieren, lehnen PDFs ab.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich meine Rechnungssoftware sofort wechseln?
Für den Empfang: Ja, ab dem 1. Januar 2025. Für den Versand: Nur wenn Ihr Jahresumsatz 800.000 € übersteigt, ab dem 1. Januar 2027. Kleinere Unternehmen haben bis 2028 Zeit. Jedoch können viele Ihrer größeren Geschäftskunden strukturierte Rechnungen vor der gesetzlichen Frist verlangen.
Kann ich 2025 noch PDF-Rechnungen versenden?
Ja, mit Bedingungen. Im Jahr 2025 können Papier- und PDF-Rechnungen noch gesendet werden, wenn Sender und Empfänger zustimmen. Ab 2027 oder 2028 – je nach Umsatz – sind strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend, unabhängig von einer Vereinbarung.
Was ist mit internationalen Rechnungen?
Das Mandat gilt nur für inländische deutsche B2B-Transaktionen. Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern oder außerhalb der EU fallen nicht unter das deutsche Mandat, obwohl diese Länder eigene E-Rechnungsanforderungen haben können.