E-Rechnungs-Formate
XRechnung vs. ZUGFeRD
XRechnung oder ZUGFeRD? Reines XML gegen hybrides PDF: Syntax, Profile, Eignung für Behörden und Archivierung im Vergleich – mit klarer Empfehlung.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Datenformat | Reines XML ohne Sichtbeleg | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml) |
| XML-Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII, beide gleichwertig | Ausschließlich UN/CEFACT CII |
| Herausgeber und Version (Stand September 2026) | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats; XRechnung 3.0.2 (Bundle vom 31.08.2026), Vorversion 4.0 seit September 2026 | FeRD gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE; ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026, technisch identisch mit Factur-X 1.09.2 |
| Menschliche Lesbarkeit | Nur mit Viewer oder Visualisierung lesbar | PDF-Teil mit jedem PDF-Reader lesbar; rechtlich maßgeblich ist aber der XML-Teil |
| Profile | Eine Spezifikation (CIUS der EN 16931), optional mit Extension XRechnung, z. B. für Baurechnungen mit GAEB-Anhängen | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG |
| E-Rechnung nach § 14 UStG (B2B seit 2025) | Ja | Ja ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025) |
| EU-Norm EN 16931 | Konform; ergänzt um nationale Geschäftsregeln (BR-DE) | BASIC, EN 16931 und XRECHNUNG konform, EXTENDED als konforme Erweiterung; MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht |
| Rechnungen an Behörden (B2G) | Standard der E-Rechnungsverordnung des Bundes (Pflicht für Lieferanten seit 27.11.2020); auch bei Ländern und Kommunen verbreitet | Beim Bund im Profil XRECHNUNG ausdrücklich zulässig; andere Profile vorher mit dem Auftraggeber klären |
| Leitweg-ID / Käuferreferenz (BT-10) | BT-10 ist Pflicht (BR-DE-15); bei Behörden steht dort die Leitweg-ID, im B2B eine andere Referenz | Im Profil XRECHNUNG wie bei XRechnung; in den übrigen Profilen nur nötig, wenn der Empfänger es verlangt |
| Übermittlung | OZG-RE des Bundes (Weberfassung, Upload, E-Mail, Peppol), Portale der Länder, Peppol oder E-Mail | Meist per E-Mail oder über Lieferantenportale; an Behörden nur im Profil XRECHNUNG |
| Typischer Einsatz | Behörden, E-Procurement und vollautomatische Kreditorenbuchhaltung | B2B im Mittelstand, weil Empfänger ohne E-Rechnungssoftware das PDF lesen können |
| Verarbeitungsaufwand | Kleine Dateien, rein strukturierte Daten | Größere Dateien durch die PDF-Hülle; PDF und XML müssen inhaltlich übereinstimmen |
| Validierung | XML-Schema plus Schematron-Regeln (EN 16931 und BR-DE), z. B. mit dem KoSIT-Validator oder dem XRechnung Viewer von docutools.pro | Zusätzlich PDF/A-3- und Metadaten-Prüfung (z. B. veraPDF, Mustang); das XML wird nach den Regeln des jeweiligen Profils geprüft |
| Archivierung (GoBD) | XML-Datei unverändert im Originalformat aufbewahren, 8 Jahre (§ 14b UStG) | Der XML-Teil genügt; das PDF nur, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält (GoBD-Änderung vom 14.07.2025) |
Fazit
Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung die sichere Wahl: Sie ist der Standard der E-Rechnungsverordnung, und die OZG-RE des Bundes nimmt sie über alle Kanäle an; ZUGFeRD kommt dort nur im Profil XRECHNUNG in Frage. Im B2B-Verkehr erfüllen seit 2025 beide Formate die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG, ZUGFeRD allerdings erst ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist der bequemere Weg, wenn Ihre Kunden Rechnungen noch als PDF prüfen oder keine E-Rechnungssoftware nutzen. XRechnung passt, wenn der Empfänger vollautomatisch verarbeitet oder ausdrücklich reines XML verlangt. Wer beide Kundengruppen bedient, kann mit dem ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG eine Datei erzeugen, die die XRechnung-Regeln erfüllt und trotzdem als PDF lesbar bleibt. Rechtlich zählt bei ZUGFeRD immer der XML-Teil: Weicht das PDF davon ab, gilt das XML.