Steuer & Recht
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
Definition
Die GoBD sind Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums zur revisionssicheren Archivierung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form. Sie legen Anforderungen an Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Maschinenverfügbarkeit fest. Elektronische Rechnungen müssen den GoBD-Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden — d.h. in ihrem ursprünglichen elektronischen Format, nicht als Ausdruck.
Hintergrund & Kontext
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben), die festlegt, wie steuerlich relevante Unterlagen elektronisch ordnungsmäßig geführt und aufbewahrt werden müssen. Sie konkretisieren die Anforderungen aus Abgabenordnung (§§ 145–147 AO) und Handelsgesetzbuch. Zentrale Grundsätze sind: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und insbesondere Unveränderbarkeit. Für elektronische Rechnungen bedeutet das konkret: Eine eingegangene E-Rechnung (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) muss in ihrem originären elektronischen Format archiviert werden — ein bloßer Ausdruck genügt nicht. Das Archiv muss die Datei unveränderbar speichern (z.B. durch revisionssichere Systeme oder WORM-Speicher) und während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bereithalten. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Datenzugriff auf diese Unterlagen verlangen. Ein Verstoß gegen die GoBD kann den Vorsteuerabzug und die Beweiskraft der Buchführung gefährden.
In der Praxis — ein Beispiel
Ein Unternehmen empfängt eine XRechnung als XML-Datei. Statt sie nur auszudrucken oder in einen normalen Dateiordner zu legen, importiert es die Originaldatei in ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem, das jede Änderung protokolliert und Löschungen während der Aufbewahrungsfrist verhindert. Auch ein begleitendes Sicht-PDF darf gespeichert werden, ersetzt aber nicht das XML-Original. So kann das Unternehmen bei einer späteren Betriebsprüfung sowohl die Datei als auch die Unveränderbarkeit nachweisen.
Häufige Fehler
- •Eine E-Rechnung nur als Ausdruck aufzubewahren genügt nicht — das elektronische Original (XML) muss archiviert werden.
- •Ablage in einem normalen, beschreibbaren Ordner verletzt die Unveränderbarkeit; erforderlich ist ein revisionssicheres Verfahren.
- •Aufbewahrungsfrist beachten: Rechnungen sind grundsätzlich 10 Jahre (§ 147 AO) maschinell auswertbar vorzuhalten.
Häufig gestellte Fragen
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Die GoBD verlangen die Aufbewahrung im originären elektronischen Format. Ein Ausdruck ist nur eine zusätzliche Sichtkopie, ersetzt aber nicht das digitale Original.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Grundsätzlich 10 Jahre nach § 147 AO. Während dieser Frist müssen die Dateien unveränderbar und maschinell auswertbar verfügbar sein.
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein, sie sind eine Verwaltungsanweisung (BMF-Schreiben), die die gesetzlichen Vorgaben aus AO und HGB konkretisiert. In der Praxis sind sie für Betriebsprüfungen dennoch maßgeblich.