Standard
XRechnung
Definition
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen (B2G). Er basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist in zwei Syntaxen verfügbar: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen im XRechnung-Format zu akzeptieren, und schrittweise wurden auch Landes- und Kommunalbehörden einbezogen.
Hintergrund & Kontext
XRechnung ist kein eigenes Dateiformat, sondern eine sogenannte „CIUS“ (Core Invoice Usage Specification) — also eine nationale Konkretisierung der europäischen Norm EN 16931. XRechnung schränkt die Norm ein (z.B. macht es einige in EN 16931 optionale Felder zur Pflicht) und ergänzt sie um deutsche Geschäftsregeln (die BR-DE-Regeln). Eine XRechnung kann technisch entweder als UBL 2.1 oder als UN/CEFACT CII serialisiert werden; beide Syntaxen sind gleichwertig zulässig. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt und etwa halbjährlich aktualisiert (z.B. Version 2.3, 3.0). Erkennbar ist eine XRechnung an der CustomizationID, z.B. `urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0`. Rechtliche Grundlage im Bund ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Verbindung mit § 4a EGovG. Seit dem 27.11.2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronisch und im XRechnung-konformen Format rechnen; Länder und Kommunen haben dies in eigenen Verordnungen mit teils abweichenden Stichtagen übernommen.
In der Praxis — ein Beispiel
Ein Berliner IT-Dienstleister stellt eine Rechnung über 5.000 € netto an ein Bundesministerium. Er erzeugt aus seiner Buchhaltungssoftware eine UBL-2.1-Datei mit der CustomizationID für XRechnung 3.0, trägt die vom Ministerium mitgeteilte Leitweg-ID in das Feld BuyerReference (BT-10) ein, gibt seine USt-IdNr. in BT-31 an und übermittelt die Datei über das Portal ZRE per Peppol. Der KoSIT-Validator prüft die Datei automatisch: Sie muss sowohl das UBL-XSD-Schema als auch alle EN-16931- und BR-DE-Schematron-Regeln bestehen. Erst danach gilt die Rechnung als zugestellt und der Sachbearbeiter kann sie freigeben.
Häufige Fehler
- •PDF-Rechnungen per E-Mail gelten nicht als XRechnung — ein PDF ohne eingebettete strukturierte XML-Daten erfüllt die B2G-Pflicht nicht.
- •Fehlende oder falsch formatierte Leitweg-ID (BT-10): ohne korrekte Käuferreferenz wird die Rechnung von ZRE/OZG-RE nicht zugestellt (Fehler BR-DE-2/BR-DE-15).
- •Verwechslung von XRechnung und ZUGFeRD: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML — beide sind EN-16931-konform, aber technisch verschieden.
Häufig gestellte Fragen
Ist XRechnung dasselbe wie eine PDF-Rechnung?
Nein. Eine XRechnung ist eine reine, strukturierte XML-Datei ohne menschenlesbare Bildebene. Ein PDF — selbst wenn es eine Rechnung abbildet — gilt nicht als XRechnung, weil die maschinenlesbaren Daten fehlen. Für die visuelle Darstellung wird XRechnung-XML in der Regel über ein XSLT-Stylesheet in HTML/PDF transformiert.
Welche XRechnung-Version muss ich verwenden?
Es gilt die jeweils vom Empfänger akzeptierte Version, die über die CustomizationID gekennzeichnet wird. Die Plattformen ZRE und OZG-RE veröffentlichen, welche Versionen aktiv unterstützt werden. In der Praxis sollten Sie immer die aktuellste, vom Empfänger zugelassene Version (z.B. 3.0) erzeugen, da ältere Versionen nach Übergangsfristen abgelehnt werden.
Muss ich UBL oder CII verwenden?
Beide Syntaxen sind für XRechnung gleichwertig zulässig und werden von den öffentlichen Empfangsplattformen verarbeitet. UBL 2.1 ist im B2G-Umfeld weiter verbreitet und identisch zur Peppol-BIS-Struktur; CII ist die Grundlage von ZUGFeRD/Factur-X. Die Wahl hängt meist davon ab, was Ihre Software erzeugt.
Gilt die XRechnung-Pflicht auch im B2B-Bereich?
Die XRechnung-Pflicht im engeren Sinn betrifft B2G. Im B2B-Bereich verlangt das Wachstumschancengesetz ab 2025 strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 — XRechnung ist dafür ein zulässiges, aber nicht das einzige Format (auch ZUGFeRD/Factur-X im EN-16931-Profil ist erlaubt).