E-Rechnung für Freelancer & Selbstständige: Der praktische Leitfaden 2025

Ob IT-Berater, Grafikdesigner, Texter, Übersetzer, Unternehmensberater oder Fotograf – Freiberufler und Selbstständige sind von der deutschen E-Rechnungspflicht genauso betroffen wie große Unternehmen. Der Unterschied liegt im Zeitplan und in den verfügbaren Werkzeugen. Dieser Leitfaden erklärt konkret, was Freelancer und Selbstständige jetzt tun müssen, was erst später kommt und welche Tools wirklich für den Solo-Betrieb geeignet sind.

Bin ich als Freelancer betroffen?

Ja – wenn Sie als Freelancer oder Selbstständiger Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen, die ihren Sitz in Deutschland haben. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen nach § 14 UStG, unabhängig von der Rechtsform. Als Freiberufler (Freiberufler im steuerrechtlichen Sinne gemäß § 18 EStG) sind Sie ebenso betroffen wie als Gewerbetreibender.

Die Fristen für Freelancer im Überblick

• 1. Januar 2025: Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Das gilt auch für Sie als Freiberufler – wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, dürfen Sie diese nicht ablehnen.
• 1. Januar 2027: Sendepflicht für Freelancer mit Jahresumsatz über 800.000 €. Die meisten Einzelpersonen und kleine Büros erreichen diese Schwelle nicht.
• 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle Freelancer und Selbstständigen, unabhängig vom Umsatz. Auch wer nur 20.000 € im Jahr verdient, muss dann E-Rechnungen ausstellen.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Besonderheiten

Viele Freelancer nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Wer im Vorjahr weniger als 22.000 € und im laufenden Jahr voraussichtlich weniger als 50.000 € Umsatz hat, kann auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten. Was bedeutet das für die E-Rechnungspflicht?

• Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer, sobald sie an andere Unternehmen fakturieren – also ab 2028.
• In der E-Rechnung wird die Umsatzsteuer als steuerbefreit ausgewiesen: Steuerkategorie E, Steuersatz 0 %, BT-120 (Befreiungsgrund) mit Verweis auf § 19 UStG.
• Statt der Umsatzsteuer-IdNr. (BT-31) kann die Steuernummer (BT-32) angegeben werden – die Sie vom Finanzamt erhalten haben.
• Hinweistext auf der Rechnung: Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist weiterhin erforderlich – im E-Rechnungsformat als Rechnungshinweis (BT-22) oder in BT-120.

Welche Rechnungen müssen Freelancer als E-Rechnung ausstellen?

Als Faustregel gilt: Jede Rechnung an ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland – ab den Pflichtfristen. Konkret:

• E-Rechnung erforderlich: Projekte für GmbH, AG, UG, OHG, KG, GbR, Einzelkaufleute, Freiberufler (andere Selbstständige).
• E-Rechnung NICHT erforderlich: Projekte für Privatpersonen (auch wenn diese von zu Hause aus arbeiten), Vereine ohne gewerbliche Tätigkeit, ausländische Unternehmen.
• Grenzfall: Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Auftraggeber Unternehmer im Sinne des UStG ist – fragen Sie nach USt-IdNr. oder Steuernummer.

Behördenkunden: E-Rechnung bereits jetzt Pflicht

Wenn Sie bereits jetzt für Bundesministerien, Bundesbehörden, Bundesagenturen, Landesbehörden oder Kommunen tätig sind, gilt die XRechnung-Pflicht für Sie bereits heute – seit der ERechV 2019. Sie müssen XRechnung an die ZRE (Bund) oder die jeweiligen Landesportale einreichen, inklusive Leitweg-ID.

Die besten Tools für Freelancer

• Unser XRechnung-Generator (kostenlos): Erstellt konforme UBL-XML-Dateien direkt im Browser. Keine Registrierung, keine Datenweitergabe. Ideal für gelegentliche Rechnungen.
• Sevdesk: Cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit ZUGFeRD-Export. Einstiegstarif ab etwa 8 € / Monat.
• Fastbill: Ähnlich wie Sevdesk, mit guter mobiler App. XRechnung-Unterstützung in der Entwicklung.
• Lexoffice (Haufe): Beliebte Lösung für Freelancer, mit ELSTER-Integration und ZUGFeRD-Export.
• DATEV Mittelstand faktura: Für Freelancer mit DATEV-Steuerberater – nahtlose Integration in die Buchführung.

Praktischer Vorbereitungsplan für Freelancer

1. Jetzt: E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen einrichten (oder bestehende Adresse nutzen) und sicherstellen, dass Ihr Steuerberater XML-Rechnungen importieren kann.
2. Bis Ende 2025: Buchhaltungssoftware evaluieren – kann sie ZUGFeRD oder XRechnung exportieren?
3. Bis Ende 2026: Umstieg auf E-Rechnung-fähige Software (falls noch nicht geschehen). Test-Rechnungen erstellen und validieren.
4. Ab 2027 oder 2028 (je nach Umsatz): Nur noch E-Rechnungen für B2B-Kunden in Deutschland versenden.
5. Dauerhaft: Alle ausgestellten und empfangenen E-Rechnungen als XML-Originaldatei 10 Jahre GoBD-konform archivieren.

Honorarrechnungen mit Pauschalpreisen

Viele Freelancer stellen einfache Pauschalrechnungen aus: eine Position, ein Gesamtpreis. Das lässt sich problemlos als XRechnung abbilden – eine Position (BG-25) mit Beschreibung der Leistung, Menge 1, Einheit HUR (Stunden) oder C62 (Stück), Einzelpreis = Gesamthonorar. Steuerkategorie S mit 19 % für umsatzsteuerpflichtige Freelancer oder E mit 0 % für Kleinunternehmer.

Auslandsrechnungen: Keine E-Rechnungspflicht

Wenn Sie als Freelancer für Unternehmen im Ausland (EU oder Drittstaaten) tätig sind, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Diese Rechnungen können weiterhin als PDF oder in beliebigem Format ausgestellt werden – wobei das Land des Auftraggebers eigene E-Rechnungsanforderungen haben kann.

Häufige Fragen von Freelancern

Muss ich meine Rechnungen an Privatpersonen als E-Rechnung ausstellen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Transaktionen. Rechnungen an Privatpersonen (Endkunden, die nicht als Unternehmen registriert sind) können weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden.

Ich nutze Toggl oder andere Zeiterfassungstools – kann ich XRechnung damit erstellen?

Zeiterfassungstools wie Toggl, Clockify oder Harvest erzeugen in der Regel keine XRechnung direkt. Sie müssen die Stundennachweise exportieren und in einer Buchhaltungssoftware oder unserem Generator weiterverarbeiten. Alternativ können APIs genutzt werden, um Zeitdaten programmatisch in XRechnung umzuwandeln.