Wenn Sie Rechnungen an eine deutsche Behörde stellen, sind Sie wahrscheinlich schon auf den KOSIT-Validierungsfehler BR-DE-2 gestoßen: "Die Käuferreferenz muss vorhanden sein." Die Ursache ist fast immer eine fehlende oder fehlerhafte Leitweg-ID. Dieser Artikel erklärt genau, was die Leitweg-ID ist, warum es sie gibt, wie ihr Format aufgebaut ist und wie Sie den richtigen Wert für Ihren Rechnungsempfänger erhalten.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID (Routing-Identifikator) ist eine eindeutige numerische Kennung, die jeder deutschen Behörde oder Abteilung zugewiesen wird, die elektronische Rechnungen empfängt. Sie dient als Routing-Adresse innerhalb der deutschen Rechnungsverarbeitungsinfrastruktur der öffentlichen Hand und stellt sicher, dass Ihre XRechnung genau die richtige Buchhaltungsabteilung erreicht und nicht in einem zentralen Postfach verloren geht.
In XRechnung wird die Leitweg-ID im Geschäftsbegriff BT-10 (Käuferreferenz) eingetragen. Dieses Feld ist nach den deutschen XRechnung-Regeln Pflichtfeld – eine Rechnung ohne Leitweg-ID schlägt bei der KOSIT-Validierung mit einem kritischen Fehler (BR-DE-2) fehl.
Der Aufbau einer Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID besteht aus drei durch Bindestriche getrennten Segmenten:
- Segment 1 (Bereichscode): Ein numerischer Code, der das Bundesland oder den Bereich identifiziert. Zum Beispiel steht 04 für Hamburg, 09 für Bayern und 11 für Berlin. Der Code 0 bezeichnet Bundesbehörden.
- Segment 2 (Einrichtungscode): Ein längerer numerischer Code, der die spezifische Einrichtung oder Abteilung innerhalb des Bereichs identifiziert.
- Segment 3 (Prüfziffer): Eine zweistellige Prüfziffer, die aus den vorhergehenden Segmenten berechnet wird, um die Integrität der Leitweg-ID zu prüfen.
Beispiel: 04011000-1234512345-06 – Dies identifiziert eine bestimmte Einrichtung in Hamburg (04), mit Einrichtungscode 011000123451234, und Prüfziffer 06.
Wie man die richtige Leitweg-ID erhält
Die Leitweg-ID wird von der empfangenden Behörde vergeben – Sie können sie nicht selbst generieren. So erhalten Sie sie:
- Prüfen Sie Ihren Vertrag oder Bestellschein: Behörden fügen die Leitweg-ID typischerweise in Beschaffungsunterlagen, Rahmenverträge und Bestellungen ein.
- Prüfen Sie die Website der Auftraggeberbehörde: Viele Bundes- und Landesbehörden veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auf ihren offiziellen Websites unter Abschnitten wie 'Rechnungseingang' oder 'E-Rechnung'.
- Durchsuchen Sie das Leitweg-ID-Verzeichnis: Ein zentrales Verzeichnis ist unter leitweg-id.de verfügbar, wo Sie nach Behördenname suchen können.
- Wenden Sie sich direkt an die Behörde: Wenn Sie die Leitweg-ID nicht finden können, kontaktieren Sie die Rechnungs- oder Finanzabteilung der Behörde (Rechnungswesen / Buchhaltung).
- Fragen Sie Ihren Projektleiter: Bei laufenden Behördenaufträgen kennt der Projektleiter oder Vertragsverwalter der Behörde die richtige Leitweg-ID.
Leitweg-ID für Bundes- vs. Landesbehörden
Bundesbehörden nutzen die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) unter xrechnung.bund.de. Alle Bundes-Leitweg-IDs beginnen mit 0-.
Landes- und Kommunalbehörden nutzen entweder OZG-RE (das föderierte Portal) oder ihre eigenen Landesportale. Jedes Bundesland hat die E-Rechnungsannahme in unterschiedlichem Umfang umgesetzt. Der Aufbau der Leitweg-ID ist auf allen Verwaltungsebenen gleich.
Häufige Fehler mit der Leitweg-ID
- Veraltete Leitweg-ID verwenden: Behörden ändern ihre Leitweg-IDs gelegentlich bei Umstrukturierungen. Überprüfen Sie die aktuelle ID stets für jeden Rechnungszyklus.
- Formatierungsfehler: Die Leitweg-ID muss genau wie angegeben eingetragen werden – einschließlich aller Bindestriche. Fügen Sie keine Zeichen hinzu und entfernen Sie keine.
- Im falschen Feld platzieren: Die Leitweg-ID gehört in BT-10 (Käuferreferenz), nicht in BT-46 (Käuferkennung) oder ein anderes Feld.
- Leitweg-ID einer anderen Abteilung verwenden: Große Ministerien können mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Kostenstellen haben. Verwenden Sie die ID, die speziell für Ihr Projekt gilt.
- Verwechslung mit der Auftragsnummer: Die Bestellnummer (BT-13) ist von der Leitweg-ID (BT-10) getrennt. Beide können gleichzeitig erforderlich sein.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Leitweg-ID für B2B-Rechnungen erforderlich?
Nein. Die Leitweg-ID ist nur für Rechnungen erforderlich, die an deutsche Behörden gerichtet sind (B2G). Bei B2B-Rechnungen ist BT-10 optional und kann für andere Käuferreferenznummern wie Bestellnummern oder Vertragsreferenzen verwendet werden.
Was passiert, wenn ich die falsche Leitweg-ID verwende?
Wenn die Leitweg-ID ungültig ist (Prüfzifferüberprüfung schlägt fehl), lehnt die KOSIT-Validierung die Rechnung ab. Wenn die Leitweg-ID gültig ist, aber zur falschen Abteilung gehört, kann die Rechnung vom Portal akzeptiert, aber an den falschen Empfänger weitergeleitet werden – was zu Zahlungsverzögerungen führt.
Läuft die Leitweg-ID ab?
Leitweg-IDs können bei Umstrukturierungen von Behörden stillgelegt oder neu vergeben werden. Überprüfen Sie die Leitweg-ID bei längerfristigen Verträgen mindestens einmal jährlich oder immer dann, wenn Sie aktualisierte Vertragsunterlagen von der Behörde erhalten.