XRechnung erstellen – Schritt für Schritt (2025)

Eine XRechnung zu erstellen wirkt auf den ersten Blick kompliziert – XML-Dateien, Namespaces, Geschäftsbegriffe, Validierungsregeln. Tatsächlich lässt sich der Prozess in klar abgrenzbare Schritte einteilen. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer vollständigen, KOSIT-validen XRechnung, ob Sie ein Tool verwenden oder die XML-Datei manuell aufbauen.

Schritt 1: Die benötigten Daten zusammenstellen

Bevor Sie irgendein Tool oder jede Software öffnen, stellen Sie alle Rechnungsdaten zusammen. Eine unvollständige Datenbasis ist die häufigste Ursache für Validierungsfehler.

• Ihre Unternehmensdaten: Name, vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land), Umsatzsteuer-IdNr. (DE + 9 Ziffern) oder Steuernummer, Kontaktname, Telefon, E-Mail, IBAN, BIC.
• Kundendaten: Name, vollständige Adresse, Leitweg-ID (für Behörden zwingend), ggf. Bestell- oder Auftragsnummer.
• Rechnungsdetails: Eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum, Zahlungsfrist.
• Positionen: Für jede Position Beschreibung, Menge, Mengeneinheit (UN/ECE-Code, z. B. C62 = Stück), Einzelpreis (netto), Steuersatz.
• Umsatzsteuerinformationen: Steuerkategorie (S, E, AE, Z usw.), Steuersatz (19 %, 7 %, 0 %) oder Befreiungsgrund.

Schritt 2: Die Leitweg-ID beschaffen (für B2G)

Wenn Sie an eine deutsche Behörde fakturieren, ist die Leitweg-ID in Feld BT-10 Pflicht. Ohne sie schlägt jede XRechnung mit KOSIT-Fehler BR-DE-2 fehl. Die Leitweg-ID finden Sie im Vertrag, im Bestellschein oder auf der Website der Behörde. Sie können auch das Leitweg-ID-Verzeichnis unter leitweg-id.de nutzen.

Schritt 3: Die richtige Erstellungsmethode wählen

Es gibt drei Wege zur XRechnung:

• Option A – Buchhaltungssoftware: DATEV, SAP, Lexware, Sage, Sevdesk und andere erzeugen XRechnung direkt aus Ihrem Rechnungsentwurf. Dies ist die einfachste Option für Bestandskunden dieser Software.
• Option B – Webbasierter Generator: Unser XRechnung-Generator erstellt konforme UBL-XML-Dateien direkt im Browser ohne Registrierung. Ideal für Einzel- und Kleinstunternehmer.
• Option C – Manuell / Programmgesteuert: Für Entwickler und Unternehmen mit speziellen Anforderungen: die XML-Datei direkt schreiben oder via API erzeugen.

Schritt 4: Die XRechnung mit unserem Generator erstellen

1. Öffnen Sie den XRechnung-Generator auf docutools.pro/tools/generator.
2. Füllen Sie den Abschnitt Verkäufer aus: Unternehmensname, Adresse, USt-IdNr. oder Steuernummer, Kontaktdaten und IBAN.
3. Füllen Sie den Abschnitt Käufer aus: Name, Adresse und – falls Behördenkunde – die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz.
4. Geben Sie Rechnungsdetails ein: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Zahlungsfrist.
5. Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz.
6. Wählen Sie das Ausgabeformat: UBL-XML (Standard) oder CII-XML.
7. Klicken Sie auf Generieren – die XML-Datei wird sofort im Browser erzeugt und als Download angeboten. Keine Daten werden an Server gesendet.

Schritt 5: Die Berechnungen prüfen

Bevor Sie validieren, prüfen Sie die Rechenlogik manuell anhand der wichtigsten Werte:

• Nettobetrag je Position = Menge × Einzelpreis (netto).
• BT-106 Summe Nettopositionen = Summe aller Positionsnettbeträge.
• BT-116 Steuerbasis = BT-106 (minus Dokumentnachlässe, plus Dokumentzuschläge).
• BT-117 Steuerbetrag = BT-116 × Steuersatz / 100 (auf 2 Stellen gerundet).
• BT-112 Gesamtbetrag inkl. Steuer = BT-106 + BT-110.
• BT-115 Fälliger Betrag = BT-112 (wenn keine Vorauszahlungen).

Schritt 6: Die XRechnung validieren

Laden Sie die erzeugte XML-Datei in unseren XRechnung-Viewer unter docutools.pro/tools/viewer. Der Viewer führt alle vier Validierungsstufen durch: XML-Wohlgeformtheit, XSD-Schema, EN-16931-Schematron und CIUS-DE-Schematron. Jede Fehlermeldung enthält den Regelcode (z. B. BR-DE-1), den betroffenen XML-Pfad und einen Korrekturhinweis.

Schritt 7: Häufige Validierungsfehler korrigieren

• BR-DE-1 (USt-IdNr. fehlt): Fügen Sie Ihre USt-IdNr. im Format DE123456789 in BT-31 ein. Bei Kleinunternehmern: Steuerkategorie E + BT-120 mit Verweis auf § 19 UStG.
• BR-DE-2 (Leitweg-ID fehlt): Tragen Sie die Leitweg-ID der Behörde in BT-10 ein.
• BR-CO-10 (Summenfehler): Prüfen Sie, ob alle Positionsnettbeträge korrekt aufsummiert sind.
• BR-CO-13 (USt-Betrag falsch): Berechnen Sie: Steuerbetrag = Steuerbasis × Steuersatz / 100.
• Datumsformat: Alle Datumsfelder müssen im Format JJJJ-MM-TT angegeben sein.

Schritt 8: Die XRechnung einreichen

Nach erfolgreicher Validierung reichen Sie die XRechnung ein:

• Bundesbehörden: Einreichung über xrechnung.bund.de (ZRE) per Web-Upload, E-Mail an rechnungseingang@bund.de oder De-Mail.
• Landesbehörden: Über das OZG-RE-Portal oder das landesspezifische E-Rechnungsportal. Prüfen Sie die Website des jeweiligen Bundeslandes.
• B2B: Senden Sie die XML-Datei per E-Mail (als Anhang), über ein Lieferantenportal oder per Peppol.

Schritt 9: GoBD-konforme Archivierung

Nach dem Versand muss die XRechnung 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Speichern Sie die Original-XML-Datei in einem GoBD-konformen Archiv. Konvertieren Sie die Datei nicht in ein anderes Format – das Original-XML ist das steuerpflichtige Dokument.

Tipps für wiederkehrende Rechnungen

• Vorlage anlegen: Speichern Sie eine valide Rechnung als Vorlage und ändern Sie für jede neue Rechnung nur Rechnungsnummer, Datum und variable Positionen.
• Nummerierungsschema einhalten: XRechnung-Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Verwenden Sie ein konsistentes Schema, z. B. JJJJ-NNN.
• Kundendaten aktualisieren: Prüfen Sie bei jeder Rechnungsrunde, ob sich Leitweg-ID oder Adresse des Kunden geändert haben.
• Immer zuerst validieren: Jede Rechnung, auch aus bewährten Vorlagen, sollte vor dem Versand validiert werden.