ZUGFeRD & Factur-X: Der vollständige Leitfaden 2025

ZUGFeRD ist das hybride E-Rechnungsformat, das Deutschland mit Frankreich teilt. Als PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem CII-XML kombiniert es menschliche Lesbarkeit mit maschineller Verarbeitbarkeit – und gilt damit als ideale Brücke zwischen dem klassischen Rechnungsdruck und der vollautomatisierten E-Rechnungsverarbeitung. Dieser Leitfaden erklärt alles von Grund auf: Geschichte, Technik, Profile, Validierung und Praxistipps für 2025.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format wurde vom FeRD-Konsortium (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt, einem Zusammenschluss von Verbänden, Softwareunternehmen und Bundesbehörden. Es vereint zwei Welten in einer einzigen Datei: ein PDF/A-3-Dokument (für den menschlichen Leser) und eine eingebettete CII-XML-Datei (für maschinelle Verarbeitung).

Was ist Factur-X?

Factur-X ist das technisch identische Pendant zu ZUGFeRD 2.x, das von der französischen Normungsorganisation FNFE-MPE herausgegeben wird. Seit ZUGFeRD Version 2.0 (2019) sind beide Formate vollständig interoperabel: Eine ZUGFeRD-2.x-Datei ist eine gültige Factur-X-Datei und umgekehrt. Der Name Factur-X wird im internationalen Kontext und insbesondere im französischsprachigen Raum verwendet.

Die Geschichte: Von ZUGFeRD 1.0 zu 2.x

• ZUGFeRD 1.0 (2014): Erste Version, noch nicht EN-16931-konform. Proprietäres FeRD-Profil. Weiterhin im Einsatz bei älteren Systemen.
• ZUGFeRD 2.0 (2019): Neuausrichtung auf EN 16931 und Harmonisierung mit Factur-X. Einführung mehrerer Konformitätsprofile.
• ZUGFeRD 2.1 (2020): Kleine Korrekturen und Klarstellungen. Gilt als stabile Produktionsversion.
• ZUGFeRD 2.1.1 (2021): Bugfix-Release. Aktuell empfohlene Version.
• ZUGFeRD 2.2 (2022): Ergänzungen für Gutschriften und Korrekturrechnungen.

Der technische Aufbau: PDF/A-3 mit eingebettetem XML

Das Herzstück von ZUGFeRD ist die PDF/A-3-Norm (ISO 32000-1 i. V. m. ISO 19005-3). PDF/A-3 ist ein Langzeitarchivierungsformat, das alle Schriften, Farbprofile und Ressourcen in das PDF einbettet und externe Referenzen verbietet – mit einer wichtigen Erweiterung gegenüber PDF/A-2: Es erlaubt die Einbettung beliebiger Dateitypen als Anhang (nicht nur PDF).

Die eingebettete Datei heißt bei ZUGFeRD stets factur-x.xml (bei Factur-X) bzw. zugferd-invoice.xml oder ZUGFeRD-invoice.xml (bei älteren ZUGFeRD-1.0-Dateien). Die Beziehung zwischen PDF und XML wird im PDF-Katalog über den AFRelationship-Schlüssel mit dem Wert Alternative beschrieben – dieser kennzeichnet die XML-Datei als maschinenlesbare Darstellung des sichtbaren PDF-Inhalts.

Die ZUGFeRD-Profile im Vergleich

ZUGFeRD 2.x kennt sechs Konformitätsprofile, die sich im Umfang der Pflichtdaten und zulässigen optionalen Felder unterscheiden:

• MINIMUM: Kleinstdatensatz – Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag, Verkäufer, Käufer. Keine Positionen. Geeignet für einfachste Buchhaltungsintegration.
• BASIC WL (Without Lines): Ergänzt MINIMUM um Zahlungs- und Steuerdaten auf Dokumentebene, aber weiterhin ohne Einzelpositionen.
• BASIC: Vollständige Rechnungspositionen mit Steuerschlüssel je Position. Erster Schritt zur vollständigen Rechnungsverarbeitung.
• EN 16931 (Comfort): Vollständige EN-16931-Konformität. Semantisch äquivalent zu einer XRechnung. Gilt als E-Rechnung im Sinne des neuen § 14 UStG.
• EXTENDED: Erlaubt zusätzliche Datenfelder über EN 16931 hinaus (z. B. branchenspezifische Codes). Vollständige EN-16931-Abwärtskompatibilität ist gewährleistet.
• XRECHNUNG: ZUGFeRD-Datei, die zusätzlich alle deutschen XRechnung-CIUS-DE-Regeln erfüllt. Kann als XRechnung bei B2G-Portalen eingereicht werden.

Das CII-XML-Format im Detail

Die eingebettete XML-Datei in ZUGFeRD verwendet die CII-Syntax (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, ISO 19845). Das Wurzelelement ist CrossIndustryInvoice. Wichtige Namespaces:

• rsm: urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100 – Hauptnamespace.
• ram: urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100 – Aggregierte Elemente.
• udt: urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100 – Datentypen.
• qdt: urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100 – Qualifizierte Datentypen.

ZUGFeRD-Metadaten im PDF: XMP

Eine valide ZUGFeRD-Datei enthält im PDF-Katalog XMP-Metadaten (Extensible Metadata Platform), die die Profil-ID und die Versionsnummer angeben. Validierende Software nutzt diese Metadaten, um das Profil zu ermitteln, bevor sie die XML-Datei prüft. Für ZUGFeRD 2.1 EN 16931 lautet der DocumentType-Wert: urn:factur-x.eu:1p0:en16931.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Die richtige Wahl treffen

• Wählen Sie XRechnung wenn: Sie an deutsche Bundesbehörden fakturieren (ZRE-Portal), wenn das Behördenportal ausdrücklich reines XML verlangt, oder wenn Ihre Software nur UBL erzeugt.
• Wählen Sie ZUGFeRD EN 16931 wenn: Sie B2B fakturieren und ein für Menschen lesbares Dokument behalten möchten, Ihr Empfänger kein reines XML-System hat, oder Sie ein Format für alle Empfänger wünschen.
• Wählen Sie ZUGFeRD XRECHNUNG wenn: Sie eine Datei erzeugen möchten, die sowohl bei Behörden als auch bei Unternehmen funktioniert und als PDF lesbar bleibt.

ZUGFeRD-Dateien erstellen: Software-Optionen

• DATEV: Kann ZUGFeRD (Profil EN 16931 und XRECHNUNG) aus DATEV Unternehmen online exportieren.
• Mustang Project (Java, Open Source): Die bekannteste Open-Source-Bibliothek für ZUGFeRD-Erstellung und -Parsing.
• Konik (Java) und Facturae (PHP): Weitere Open-Source-Bibliotheken.
• Sevdesk, Fastbill, Billbee: Cloud-Buchhaltungstools mit ZUGFeRD-Export in neueren Versionen.
• Ecosio und Seeburger: EDI-Dienstleister mit ZUGFeRD-Konvertierungsservices.

ZUGFeRD-Dateien validieren

Die Validierung einer ZUGFeRD-Datei ist komplexer als die Validierung einer reinen XRechnung, weil mehrere Schichten geprüft werden müssen:

1. PDF/A-3-Konformität: Ist das PDF ein gültiges PDF/A-3-Dokument? (Prüfbar mit veraPDF, einem Open-Source-Validator.)
2. XMP-Metadaten: Sind Profil und Version korrekt im XMP deklariert?
3. Dateianhang vorhanden: Ist eine Datei namens factur-x.xml (oder zugferd-invoice.xml) eingebettet?
4. XML-Validierung: Entspricht die CII-XML-Datei dem Profil-Schema und den EN-16931-Schematron-Regeln?
5. CIUS-DE-Validierung (nur bei Profil XRECHNUNG): Zusätzlich die deutschen BR-DE-Regeln prüfen.

GoBD-Archivierung von ZUGFeRD-Dateien

ZUGFeRD-Dateien sind hervorragend für die GoBD-konforme Langzeitarchivierung geeignet. PDF/A-3 ist ein ISO-standardisiertes Archivformat, das Schriften und Ressourcen einbettet und externe Abhängigkeiten verbietet. Die Unveränderlichkeitsanforderung der GoBD wird durch das Ablegen in einem revisionssicheren DMS oder Archiv erfüllt – das Dateiformat selbst ist kein Write-Once-Träger. Die eingebettete XML-Datei bleibt als Teil des PDFs für die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erhalten.

Häufige Fehler bei ZUGFeRD-Implementierungen

• Falsches PDF-Format: Speichern als normales PDF statt PDF/A-3 macht die Datei technisch ungültig.
• Falsche Dateinamen: Die eingebettete XML-Datei muss exakt factur-x.xml (ZUGFeRD 2.x) heißen – nicht invoice.xml oder rechnung.xml.
• Fehlendes AFRelationship-Attribut: Ohne dieses Attribut mit Wert Alternative erkennt Software die XML-Datei nicht als Rechnungsdaten.
• Veraltete XMP-Metadaten: XMP-Profil-ID muss zur tatsächlich verwendeten Profilversion passen.
• Widersprüche zwischen PDF und XML: Wenn der sichtbare Rechnungsbetrag im PDF von dem im XML abweicht, ist die Datei zwar technisch valid, rechtlich aber problematisch.

ZUGFeRD in der Praxis: Häufige Fragen

Kann ich eine ZUGFeRD-Datei an die ZRE (Bundesportal) einreichen?

Nur mit dem XRECHNUNG-Profil. Die ZRE akzeptiert primär reine XRechnung-XML-Dateien. Eine ZUGFeRD-Datei mit XRECHNUNG-Profil erfüllt alle XRechnung-Anforderungen und wird von den meisten Bundesportalen akzeptiert – prüfen Sie aber die aktuelle Dokumentation des jeweiligen Portals.

Wie extrahiere ich die XML-Datei aus einem ZUGFeRD-PDF?

In Adobe Acrobat: Ansicht > Anzeige-Navigation > Anhänge > rechte Maustaste auf factur-x.xml > Speichern. In PDF-Readern wie Foxit oder PDF-XChange: Anhänge-Panel öffnen und Datei extrahieren. Programmgesteuert: Mit Python und der pikepdf- oder PyMuPDF-Bibliothek können Anhänge automatisch extrahiert werden.

Ist ZUGFeRD 1.0 noch zulässig?

ZUGFeRD 1.0 ist nicht EN-16931-konform und gilt daher nach der neuen Rechtslage ab 2025 nicht als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Für neue Implementierungen sollte ausschließlich ZUGFeRD 2.1 (oder höher) verwendet werden. Alte Systeme, die ZUGFeRD 1.0 erzeugen, müssen vor dem 1. Januar 2027 bzw. 2028 auf 2.x migriert sein.