E-Rechnung
E-Rechnung (Elektronische Rechnung)
Definition
Eine E-Rechnung im engeren Sinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im deutschen Kontext, insbesondere nach dem Wachstumschancengesetz, bezeichnet E-Rechnung explizit strukturierte Formate (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, Peppol BIS), während reine PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen gelten. Hybridformate wie ZUGFeRD gelten als E-Rechnung, weil sie die XML-Strukturdaten enthalten.
Hintergrund & Kontext
Der Begriff E-Rechnung hat seit dem Wachstumschancengesetz (2024) eine präzise gesetzliche Bedeutung erhalten. Das deutsche Umsatzsteuergesetz unterscheidet ab 2025 drei Kategorien: die E-Rechnung im engeren Sinne (strukturiert, EN-16931-konform, maschinell verarbeitbar — z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931), die „sonstige Rechnung“ (alle anderen elektronischen Formate wie reines PDF, JPG oder Papierrechnung) und Sonderfälle. Entscheidend ist: Eine als PDF per E-Mail versandte Rechnung ist ab 2025 keine E-Rechnung mehr im Rechtssinn, sondern eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Hybridformate wie ZUGFeRD gelten als E-Rechnung, weil der strukturierte XML-Teil rechtlich führend ist — der PDF-Teil ist nur eine Sichtkomponente. Für den Vorsteuerabzug und die GoBD-konforme Archivierung muss der strukturierte Datensatz im Original aufbewahrt werden.
In der Praxis — ein Beispiel
Ein Handwerksbetrieb stellt ab 2025 einem Geschäftskunden eine Rechnung. Schickt er nur ein PDF per E-Mail, erfüllt er die neue B2B-Anforderung formal nicht — es handelt sich um eine „sonstige Rechnung“. Erzeugt er stattdessen eine ZUGFeRD-Rechnung (Profil EN 16931) oder eine XRechnung, liegt eine echte E-Rechnung vor. Wichtig für den Empfänger: Bereits ab dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, solche strukturierten E-Rechnungen zu empfangen und GoBD-konform zu archivieren — unabhängig davon, ob es selbst schon E-Rechnungen ausstellt.
Häufige Fehler
- •Ein PDF gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung — die strukturierten Daten müssen maschinenlesbar vorhanden sein.
- •Empfangspflicht oft unterschätzt: Schon ab 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn die Ausstellungspflicht erst später greift.
- •Die E-Rechnung im Original (XML) archivieren, nicht nur einen Ausdruck — sonst droht der Verlust des Vorsteuerabzugs nach GoBD.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ab 2025 gilt ein reines PDF im Rechtssinn als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Nur strukturierte, EN-16931-konforme Formate (XRechnung, ZUGFeRD ab EN-16931-Profil) sind echte E-Rechnungen.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Im B2B greift die Ausstellungspflicht gestaffelt nach Unternehmensgröße ab 2027/2028; die Empfangspflicht gilt bereits ab 2025. Im B2G besteht die Pflicht je nach Behörde schon seit 2020.
Gilt ZUGFeRD als E-Rechnung?
Ja, sofern das Profil EN 16931 (oder höher) verwendet wird. Der eingebettete strukturierte XML-Teil ist führend und maschinell verarbeitbar; das PDF dient nur der Ansicht.