Formatfehler oder Inhaltsfehler? Die drei Fehlerklassen der E-Rechnung

Ein Formatfehler bei der E-Rechnung liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht, etwa beim XSD-Schema scheitert. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Rn. 6a) ist sie dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Davon trennt das BMF Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) und Inhaltsfehler (Rn. 35a), mit ganz anderen Folgen.

Die Unterscheidung entscheidet im Rechnungseingang, ob Sie eine Datei zurückweisen, eine Berichtigung verlangen oder trotz Fehlermeldung buchen. Unten finden Sie je drei Beispiele mit der passenden KoSIT-Regel und eine Entscheidungstabelle für die Buchhaltung.

Was unterscheidet die drei Fehlerklassen?

Die drei Klassen stehen im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab), das die Randnummern 6a, 6b und 35a in das Schreiben vom 15.10.2024 einfügt. Inhaltlich gleich finden sie sich im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.1 Abs. 11 und Abschnitt 14.5 Abs. 1).

Die Klassen überschneiden sich. Ein Inhaltsfehler kann als Geschäftsregelfehler sichtbar werden, zum Beispiel wenn die Rechnungsnummer fehlt. Er kann aber auch in einer formal fehlerfreien Datei stecken. Der Validator unterscheidet nur zwischen Schema und Regeln; ob ein Regelverstoß steuerlich zählt, müssen Sie selbst einordnen.

Formatfehler: Wann ist die Datei keine E-Rechnung?

Ein Formatfehler betrifft die Datei als Ganzes. Laut Rn. 6a ist es „unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind“: Jede Abweichung von der Syntax genügt. Bei frei vereinbarten Formaten (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) liegt ein Formatfehler auch vor, wenn sich die Angaben nicht richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 extrahieren lassen.

Drei typische Beispiele:

1. Schemaverstoß. Ein Element steht in falscher Reihenfolge, ist falsch geschrieben oder fehlt, obwohl das UBL- oder CII-Schema es verlangt. Der KoSIT-Validator bricht nach der XSD-Prüfung ab und führt keine Geschäftsregeln mehr aus.
2. Nicht wohlgeformtes XML. Ein Tag ist nicht geschlossen, oder ein Sonderzeichen wie & steht unmaskiert im Text. Die Datei lässt sich schon nicht als XML lesen.
3. Keine zulässige Syntax. Das Rechnungsprogramm exportiert ein eigenes XML, das weder UBL 2.1 noch UN/CEFACT CII ist. Die Prüfkonfiguration findet dafür kein Szenario.

Verwandt, aber kein Formatfehler im engeren Sinn: Ein vermeintliches ZUGFeRD-PDF ohne eingebettete XML ist schlicht ein PDF ohne integrierten Datensatz und damit nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE ebenfalls eine sonstige Rechnung. Wie Sie das prüfen, zeigt der Beitrag ZUGFeRD validieren.

Was folgt aus einem Formatfehler?

Die Folge hängt davon ab, ob für den Umsatz bereits eine Pflicht zur E-Rechnung besteht:

Wird trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, berechtigt sie nach Abschnitt 15.2a Abs. 1 Satz 4 UStAE „dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug“. Der neue Satz 13 in Abs. 1a schwächt das ab: Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ohne ordnungsmäßige Rechnung „regelmäßig erfüllt“. Sauberer ist die Berichtigung. Dafür stellt der Lieferant eine E-Rechnung aus, die spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE). Wann die Pflicht für welches Unternehmen greift, steht im Beitrag E-Rechnung 2027.

Geschäftsregelfehler: Wann ist ein Regelverstoß steuerlich egal?

Geschäftsregeln sind laut Rn. 6b „technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten“ in einer E-Rechnung. Bei XRechnung sind das die Schematron-Regeln der EN 16931 (BR-…, BR-CO-…, BR-CL-…) und die nationalen Regeln BR-DE-…. Rn. 35a stellt klar: Geschäftsregelfehler „zu anderen Inhalten“ als den Pflichtangaben sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Drei Beispiele für solche Fehler, mit dem offiziellen Regeltext aus der KoSIT-Konfiguration 2026-08-31:

Steuerlich unbeachtlich heißt nicht folgenlos. Die Datei ist laut KoSIT-Validator nicht annehmbar, und viele Empfänger weisen sie automatisch zurück. Bei Bundesbehörden ist eine fehlende Leitweg-ID ein praktisches Hindernis, weil die Rechnung sonst nicht zugeordnet werden kann. Details zu diesen Regeln finden Sie bei BR-DE-15 und in der Übersicht der KoSIT-Fehler; maßgeblich ist der offizielle Regeltext, nicht die Kurzbeschreibung dort.

Inhaltsfehler: Wann ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig?

Ein Inhaltsfehler ist ein Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG. Die Rechnung ist dann nicht ordnungsmäßig. Nach Rn. 35a kann die Validierung solche Fehler zeigen, muss es aber nicht.

Drei Inhaltsfehler, die der Validator meldet

Ein Grenzfall ist der Rechenfehler. Das BMF nennt in Rn. 6b „Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein“ als Beispiel für einen Geschäftsregelfehler, in der KoSIT-Prüfung meist BR-CO-17 (Steuerbetrag je Steuerkategorie) oder BR-CO-14 (Summe der Steuerbeträge). Steuersatz und Steuerbetrag sind aber Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG. Behandeln Sie einen solchen Befund im Eingang deshalb wie einen Inhaltsfehler und verlangen Sie eine Berichtigung.

Drei Inhaltsfehler, die der Validator nicht findet

1. Falscher Steuersatz. 7 % statt 19 % auf eine Beratungsleistung: Die Rechnung rechnet in sich richtig, jede Regel ist erfüllt. Das BMF nennt genau dieses Beispiel.
2. Unzureichende Leistungsbeschreibung. „Leistungen laut Absprache“ füllt das Pflichtfeld BT-153, erfüllt aber nicht § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG.
3. Fehlender Leistungszeitpunkt. Die XRechnung-Regel BR-DE-TMP-32 empfiehlt BT-72, BG-14 oder BG-26, ist aber nur eine Information und blockiert nie. Fehlt die Angabe, verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG sie trotzdem.

Deshalb ersetzt die Validierung laut Rn. 35a „nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit“. Die vollständige Liste der Pflichtangaben finden Sie im Beitrag Pflichtangaben Rechnung.

Welche KoSIT-Regel gehört zu welcher Fehlerklasse?

Das BMF ordnet keine Regelpräfixe zu. Die folgende Tabelle ist unsere Einordnung auf Basis der KoSIT-Konfiguration 2026-08-31 und der Definitionen in Rn. 6a, 6b und 35a.

Entscheidungstabelle für den Rechnungseingang

Wie Sie Fehlermeldungen konkret beheben, beschreibt der Beitrag XRechnung-Fehler beheben. Welche Schritte der KoSIT-Validator ausführt und wie er zu seiner Bewertung kommt, steht im Beitrag zum KoSIT-Validator.

So ordnen Sie Prüfergebnisse mit docutools.pro ein

1. Öffnen Sie den XRechnung Validator und laden Sie die XML-Datei hoch. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Bei ZUGFeRD-PDFs können Sie vorher im Browser die ZUGFeRD-XML extrahieren.
2. Lesen Sie den Abschnitt „KoSIT-Prüfung“. Ein Schemafehler bedeutet einen Formatfehler. Erscheint „Kein offizielles Prüfszenario passt zu dieser Datei“, prüfen Sie die Spezifikationskennung (BT-24): Ist die Datei weder XRechnung noch reine EN 16931, klären Sie mit dem Lieferanten das Format.
3. Steht dort „Nicht KoSIT-konform“, ordnen Sie jede Meldung der Stufe „Fehler“ mit der Tabelle oben ein: Pflichtangabe betroffen oder nicht?
4. Prüfen Sie danach die steuerlichen Angaben mit dem Werkzeug Pflichtangaben prüfen. Über „XRechnung/ZUGFeRD XML“ und „XML automatisch prüfen“ füllt es die Checkliste vor; Leistungsdatum, Befreiungshinweis und Rabatte haken Sie von Hand ab.
5. Für einen Prüfbericht in den Akten nutzen Sie den KoSIT-Validator selbst, denn unser Ergebnis wird nur auf der Seite angezeigt. Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag; mehr bietet der Pro-Tarif.

Die Prüfung im Viewer folgt der KoSIT-Konfiguration 2026-08-31 und liefert im Abgleich mit dem KoSIT-Validator 1.6.3 dieselben Ergebnisse. Weitere Beiträge finden Sie in der Kategorie Validierung und Fehler.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), Rn. 6a, 6b, 35a und Änderungen zu Abschnitt 15.2a UStAE
• § 14 UStG auf Gesetze im Internet (öffnet in neuem Tab)
• KoSIT-Prüfkonfiguration für XRechnung (öffnet in neuem Tab), Release 2026-08-31

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.