E-Rechnung Beispiel: Eine XRechnung Zeile für Zeile erklärt

Ein E-Rechnung Beispiel zeigt vor allem eines: Die Rechnung ist eine XML-Datei, in der jede Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG in einem eigenen Element mit fester Business-Term-Nummer (BT) der EN 16931 steht. Unten gehen wir eine XRechnung 3.0 im UBL-Format Zeile für Zeile durch, von BT-1 Rechnungsnummer bis BT-115 Zahlbetrag.

Das hilft Ihnen, wenn Sie zum ersten Mal eine E-Rechnung im Texteditor öffnen, eine eingehende Rechnung nachvollziehen oder Ihre Software-Ausgabe kontrollieren wollen. Alle Daten sind fiktiv: Die Muster GmbH berechnet der Beispiel AG zehn Stunden Beratung und eine Schulungspauschale.

Was steht in einer E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierter Datensatz nach der EN 16931 vorliegt, sodass Software jede Angabe ohne Texterkennung auslesen kann. So definiert es § 14 Abs. 1 UStG seit dem 1. Januar 2025. Die ausführliche Abgrenzung zu PDF und Papier lesen Sie im Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Inhaltlich enthält eine E-Rechnung nichts anderes als eine Papierrechnung. Der Unterschied liegt in der Form:

Die BT-Nummern sind das Bindeglied. Sie stammen aus dem semantischen Datenmodell der EN 16931 und gelten für jede zulässige Syntax. XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm, spezifiziert von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT); die aktuelle Spezifikation ist XRechnung 3.0.2, laut xeinkauf.de (öffnet in neuem Tab) gültig bis mindestens 31.07.2027.

Wie ist die Beispielrechnung aufgebaut?

Eine UBL-XRechnung folgt einer festen Reihenfolge, die das XML-Schema vorschreibt. Unser Beispiel hat fünf Blöcke:

1. Dokumentkopf: Kennungen, Nummer, Datum, Typ, Währung, Käuferreferenz.
2. Verkäufer (BG-4) und Käufer (BG-7): Namen, Anschriften, elektronische Adressen, Steuernummern, Kontakt.
3. Lieferung und Zahlung: Leistungsdatum, Zahlungsart, IBAN, Zahlungsbedingungen.
4. Steuer und Summen: Steueraufschlüsselung (BG-23) und Gesamtbeträge (BG-22).
5. Positionen (BG-25): eine pro Leistung.

Die folgenden Ausschnitte sind gekürzt und zeigen jeweils einen Block. Eine vollständige, kommentierte Datei zum Herunterladen finden Sie als XRechnung Beispiel in unseren Vorlagen.

Block 1: der Dokumentkopf

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
  xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
  xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>RE-2026-0042</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-09</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-11-08</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-1234512345-06</cbc:BuyerReference>

Zeile für Zeile:

• cbc:CustomizationID ist die Spezifikationskennung BT-24. Sie sagt dem Empfänger und jedem Validator, nach welchem Regelwerk die Datei gebaut ist. Der Wert mit xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 steht für XRechnung 3.0. Fehlt BT-24, meldet die EN-16931-Regel BR-01 einen Fehler; ein veralteter Wert führt beim KoSIT-Validator dazu, dass gar kein Prüfszenario greift.
• cbc:ProfileID ist die Prozesskennung BT-23. Die EN 16931 lässt sie offen, die XRechnung-Regeln verlangen sie (PEPPOL-EN16931-R001, Stufe Fehler).
• cbc:ID ist die Rechnungsnummer BT-1 (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
• cbc:IssueDate ist das Rechnungsdatum BT-2 (Nr. 3). UBL schreibt Datumswerte immer als JJJJ-MM-TT.
• cbc:DueDate ist das Fälligkeitsdatum BT-9, optional.
• cbc:InvoiceTypeCode ist der Rechnungstyp BT-3. Nach der Codeliste UNTDID 1001 bedeutet 380 Handelsrechnung und 381 Gutschrift (Credit note); XRechnung erlaubt nach BR-DE-17 nur 326, 380, 381, 384 und 389.
• cbc:DocumentCurrencyCode ist die Währung BT-5.
• cbc:BuyerReference ist die Käuferreferenz BT-10. XRechnung macht sie zur Pflicht (BR-DE-15). Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gehört hier die Leitweg-ID hinein, im Beispiel das Muster 04011000-1234512345-06; im B2B-Fall genügt eine Referenz, die der Kunde vorgibt, etwa eine Kostenstelle.

Block 2: Verkäufer und Käufer

  <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnung@muster-gmbh.example</cbc:EndpointID>
    <cac:PostalAddress>
      <cbc:StreetName>Hauptstraße 42</cbc:StreetName>
      <cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>
      <cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>
      <cac:Country><cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity><cbc:RegistrationName>Muster GmbH</cbc:RegistrationName></cac:PartyLegalEntity>
    <cac:Contact>
      <cbc:Name>Buchhaltung</cbc:Name>
      <cbc:Telephone>+49 30 1234560</cbc:Telephone>
      <cbc:ElectronicMail>buchhaltung@muster-gmbh.example</cbc:ElectronicMail>
    </cac:Contact>
  </cac:Party></cac:AccountingSupplierParty>

• cbc:EndpointID ist die elektronische Adresse des Verkäufers BT-34, hier eine E-Mail-Adresse mit dem Schema-Code EM. XRechnung verlangt sie (PEPPOL-EN16931-R020); für den Käufer gilt dasselbe mit BT-49 (PEPPOL-EN16931-R010).
• Die Anschrift besteht aus Straße BT-35, Ort BT-37, Postleitzahl BT-38 und Ländercode BT-40. Ort und Postleitzahl sind nach BR-DE-3 und BR-DE-4 Pflicht, der Ländercode nach BR-09. Das deckt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG ab.
• cac:PartyTaxScheme/cbc:CompanyID mit VAT ist die USt-IdNr. BT-31. Alternativ steht die Steuernummer als BT-32 in einem zweiten PartyTaxScheme. Eine der beiden muss bei Steuerkategorie S vorhanden sein (BR-DE-16), passend zu Nr. 2.
• cbc:RegistrationName ist der Name des Verkäufers BT-27 (BR-06). Ein abweichender Handelsname gehört als BT-28 in cac:PartyName.
• cac:Contact ist die Gruppe Verkäuferkontakt BG-6 mit Ansprechpartner BT-41, Telefon BT-42 und E-Mail BT-43. Alle drei verlangt XRechnung (BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7); die EN 16931 allein tut das nicht.

Der Käuferblock cac:AccountingCustomerParty ist genauso gebaut. Sein Name ist BT-44 (BR-07), Ort und Postleitzahl sind BT-52 und BT-53 (BR-DE-8, BR-DE-9). Eine Kontaktgruppe für den Käufer ist nicht vorgeschrieben.

Block 3: Lieferdatum und Zahlung

  <cac:Delivery><cbc:ActualDeliveryDate>2026-09-30</cbc:ActualDeliveryDate></cac:Delivery>
  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <cbc:PaymentID>RE-2026-0042</cbc:PaymentID>
    <cac:PayeeFinancialAccount><cbc:ID>DE02120300000000202051</cbc:ID></cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:PaymentTerms><cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.</cbc:Note></cac:PaymentTerms>

• cbc:ActualDeliveryDate ist das Lieferdatum BT-72 und erfüllt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG. Alternativ geben Sie einen Leistungszeitraum (BG-14) an. Fehlt beides, meldet XRechnung den Hinweis BR-DE-TMP-32; er hat die Stufe „Information“ und führt nicht zur Ablehnung, die umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt dann aber trotzdem.
• cbc:PaymentMeansCode ist der Zahlungsart-Code BT-81: 58 steht für SEPA-Überweisung, 30 für Überweisung allgemein. Die Gruppe Zahlungsanweisungen (BG-16) ist in XRechnung Pflicht (BR-DE-1). Bei Code 30 oder 58 muss die Überweisungsgruppe BG-17 folgen (BR-DE-23-a), bei 58 soll BT-84 eine korrekte IBAN sein (BR-DE-19).
• cbc:PaymentID ist der Verwendungszweck BT-83, cbc:ID im Konto die IBAN BT-84.
• cac:PaymentTerms/cbc:Note sind die Zahlungsbedingungen BT-20. Ein vereinbartes Skonto gehört hier hinein, in der festen XRechnung-Syntax, die BR-DE-18 prüft.

Block 4: Steuer und Summen

  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>

Hier stehen die Beträge, die § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und Nr. 8 UStG verlangen. Die Rechenregeln der EN 16931 verknüpfen sie fest miteinander:

Beträge stehen immer mit Punkt als Dezimaltrennzeichen und ohne Tausenderpunkt. Weicht eine Summe um einen Cent ab, schlägt die passende BR-CO-Regel an, zum Beispiel BR-CO-10 bei der Positionssumme.

Block 5: die Positionen

  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">850.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Description>Beratung Umstellung E-Rechnung, September 2026</cbc:Description>
      <cbc:Name>Beratungsleistung</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>19</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price><cbc:PriceAmount currencyID="EUR">85.00</cbc:PriceAmount></cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>

• cbc:ID ist die Positionsnummer BT-126 (BR-21).
• cbc:InvoicedQuantity ist die Menge BT-129, das Attribut unitCode die Einheit BT-130. HUR bedeutet Stunde, C62 Stück. Menge und Bezeichnung decken Nr. 5 ab („Menge und Art“).
• cbc:LineExtensionAmount ist der Nettobetrag der Position BT-131: 10 × 85,00 € = 850,00 €.
• cbc:Name ist die Artikelbezeichnung BT-153 und Pflicht (BR-25); cbc:Description ist die optionale Beschreibung BT-154.
• cac:ClassifiedTaxCategory enthält Kategorie BT-151 und Satz BT-152 der Position.
• cbc:PriceAmount ist der Nettopreis BT-146 (BR-26).

Die zweite Position (eine Schulungspauschale, 1 × 150,00 € mit unitCode="C62") ist identisch aufgebaut. Zusammen ergeben beide Positionen die 1.000,00 € in BT-106.

Welche Angaben verlangt § 14 UStG, und wo stehen sie?

Die Rechtsgrundlage ändert sich mit der E-Rechnung nicht. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine PDF-Anlage genügt nicht. Diese Zuordnung gilt für unser Beispiel:

Die vollständige Liste mit Sonderfällen wie § 13b UStG finden Sie im Beitrag Pflichtangaben Rechnung.

Wie sieht dieselbe Rechnung als ZUGFeRD aus?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei, die bei ZUGFeRD 2.x meist factur-x.xml heißt. Diese XML-Datei nutzt nicht UBL, sondern die Syntax Cross Industry Invoice (CII). Die Business Terms bleiben dieselben, nur die Elemente heißen anders:

Zwei Unterschiede fallen in der Praxis auf. Erstens schreibt CII Datumswerte im Format 102, also JJJJMMTT ohne Bindestriche. Zweitens entscheidet BT-24 über das Regelwerk: Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 trägt urn:cen.eu:en16931:2017 und wird nur gegen die EN-16931-Regeln geprüft, ohne die BR-DE-Regeln. Im Profil XRECHNUNG trägt sie die XRechnung-Kennung aus Block 1, und dann gelten auch BT-10 und BG-6 als Pflicht. Welche Profile als E-Rechnung zählen, erklärt der Beitrag ZUGFeRD-Profile und -Versionen. Den kompletten Aufbau beider Syntaxen mit Namespaces zeigt XRechnung XML-Struktur.

Häufige Fehler in selbst gebauten Beispielen

Wer eine Musterdatei abwandelt, stolpert meist über dieselben Stellen:

Die Einordnung dieser Fehlerklassen erklärt der Beitrag Formatfehler oder Inhaltsfehler?. Offizielle Referenzdateien für alle Testszenarien veröffentlicht die KoSIT in ihrer Testsuite, verlinkt auf xeinkauf.de (öffnet in neuem Tab).

So lesen und prüfen Sie ein E-Rechnung-Beispiel mit docutools.pro

1. Datei ansehen: Öffnen Sie die XML-Datei im XML Viewer. Er zeigt die Baumstruktur und formatiert die Datei, sodass Sie die Blöcke dieses Beitrags wiederfinden. Er läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht; kostenlos bis 500 KB. Eine Schema- oder Regelprüfung macht er nicht.
2. Inhalt prüfen: Laden Sie die Datei im XRechnung Validator hoch oder klicken Sie auf „Beispielrechnung laden“. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31): XML-Schema, EN-16931-Regeln und, bei XRechnung-Kennung, die BR-DE-Regeln.
3. Ergebnis lesen: Sie sehen „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“ mit den Regelcodes aus diesem Beitrag, dazu die Tabelle „Extrahierte Daten“ mit Nummer, Datum, Parteien, Steuer-IDs, Summen und Positionen. Leitweg-ID, IBAN und Adressen zeigt die Tabelle nicht an.
4. ZUGFeRD-Gegenstück: Liegt Ihnen die Rechnung als PDF vor, holen Sie mit dem ZUGFeRD-Extraktor über „PDF auswählen“ und „XML herunterladen“ die eingebettete CII-Datei heraus. Diese laden Sie dann im Viewer hoch, denn der Viewer liest keine PDFs.

Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag mit bis zu 500 KB je Datei; unbegrenzte Prüfungen gibt es im Pro-Tarif. Weitere Grundlagen zur Pflicht finden Sie in unseren Beiträgen zur E-Rechnungspflicht.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab), Gesetze im Internet
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), Bundesfinanzministerium
• XRechnung: Spezifikation, Versionen und Testsuite (öffnet in neuem Tab), KoSIT / XStandards Einkauf
• Validator-Konfiguration XRechnung, Releases (öffnet in neuem Tab), KoSIT auf GitHub (Regeltexte BR-DE, BR-CO, PEPPOL-EN16931)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.