ZUGFeRD-Profile und -Versionen: Welche gelten als E-Rechnung?

Als E-Rechnung gelten ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 keine E-Rechnungen. Eine bestimmte 2.x-Version schreibt das Gesetz nicht vor. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.

Dieser Beitrag ist das Nachschlagewerk zu Profilen und Versionen: welche Kennung jedes Profil in der XML trägt, welche Version wann erschienen ist und wie Sie bei einer eingehenden Rechnung in zwei Minuten feststellen, ob sie als E-Rechnung zählt. Was ZUGFeRD grundsätzlich ist, erklärt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung: Format, Profile und Versionen.

Was ist ein ZUGFeRD-Profil?

Ein ZUGFeRD-Profil legt fest, welche Datenfelder die eingebettete XML einer ZUGFeRD-Rechnung enthalten darf und muss. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) definiert fünf Profile mit wachsendem Umfang: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Dazu kommen Referenzprofile, die nur beschreiben, wie eine fremde Spezifikation in ZUGFeRD eingebunden wird. Das deutsche Referenzprofil heißt XRECHNUNG; laut FAQ des FeRD wurde es 2022 definiert. Frankreich nutzt EXTENDED-CTC-FR, eine Teilmenge von EXTENDED.

Das Profil hat zwei Erkennungsmerkmale:

1. In der XML steht es in Business Term BT-24 (Specification identifier), in CII unter rsm:ExchangedDocumentContext/ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID.
2. In den XMP-Metadaten des PDF steht es im Feld fx:ConformanceLevel, etwa „EN 16931“.

Beide Angaben müssen übereinstimmen. Für die Umsatzsteuer zählt die XML, denn bei hybriden Formaten bilden die strukturierten Daten den führenden Teil (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

Die Tabelle zeigt für ZUGFeRD 2.x jedes Profil mit seiner Kennung in BT-24 und dem Status nach dem BMF-Schreiben. Die Kennungen sind seit ZUGFeRD 2.0 unverändert; das „1p0“ darin bleibt bei jeder neuen ZUGFeRD-Version gleich und ist keine Versionsangabe.

Die Endungen der Kennungen verraten die Logik. „compliant“ heißt: Das Profil ist eine Einschränkung der EN 16931 und enthält nichts, was die Norm nicht kennt. „conformant“ heißt: Das Profil erweitert die Norm um zusätzliche Elemente. Das trifft auf EXTENDED zu, das seit ZUGFeRD 2.5 auch Elemente aus der überarbeiteten EN 16931-1 enthält.

MINIMUM und BASIC WL tragen keine en16931-Kennung. Beide Profile kennen keine Rechnungspositionen („WL“ steht für „without lines“) und decken das Datenmodell der Norm nicht vollständig ab. Das BMF formuliert es so: ZUGFeRD ab Version 2.0.1, „ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“, beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt unter die zulässigen E-Rechnungsformate.

Welches Profil passt zu welcher Rechnung?

Welche ZUGFeRD-Versionen gibt es?

Die folgenden Daten stammen aus dem Versionsarchiv und den Pressemitteilungen des FeRD. Seit ZUGFeRD 2.0 ist der Standard technisch mit dem französischen Factur-X harmonisiert. Die zugehörigen Factur-X-Nummern nennt die Tabelle dort, wo das FeRD sie veröffentlicht hat.

Laut FeRD stehen die Versionen 1.0 bis einschließlich 2.5 nicht mehr zum Download bereit; das Archiv dokumentiert sie nur noch. Für ZUGFeRD 2.4 betont das FeRD, dass die Version auf UN/CEFACT CII D22B beruht und vollständig rückwärtskompatibel zu D16B ist. Das nächste Release ist für Herbst 2026 angekündigt und soll voraussichtlich Bruttorechnungen und weitere Inhalte der neuen EN 16931-1 unterstützen.

Welche ZUGFeRD-Version ist Pflicht?

Keine bestimmte Unterversion. Das BMF nennt nur die Untergrenze 2.0.1. Eine Rechnung nach ZUGFeRD 2.2 im Profil EN 16931 bleibt eine gültige E-Rechnung, ebenso eine nach 2.5.2. Welches zulässige Format Sie verwenden, ist nach dem BMF-Schreiben eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.

Ein Update lohnt sich trotzdem. Das FeRD veröffentlicht neue Fassungen im Takt der halbjährlichen Aktualisierung der Codelisten zur EN 16931. Eine Software auf dem Stand von 2022 kennt neuere Codes nicht und kann sie beim Einlesen ablehnen.

Woran erkennen Sie ZUGFeRD 1.0?

ZUGFeRD 1.0 hat ein eigenes Datenmodell und ist keine E-Rechnung. Sie erkennen es an drei Merkmalen:

• Wurzelelement rsm:CrossIndustryDocument statt rsm:CrossIndustryInvoice;
• Kennung wie urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:comfort;
• eingebettete Datei ZUGFeRD-invoice.xml statt factur-x.xml.

Die Unterversion innerhalb von 2.x (2.1, 2.3, 2.5.2) sehen Sie der Datei dagegen kaum an, weil die Kennungen in BT-24 seit 2.0 gleich geblieben sind. Für die E-Rechnung-Frage ist das unerheblich: Entscheidend ist das Profil.

Beispiel: Ist diese eingehende Rechnung eine E-Rechnung?

Die Beispiel AG erhält von der Muster GmbH die Rechnung RE-2026-0042 als PDF. Die Buchhaltung will wissen, ob die Datei als E-Rechnung zählt oder als sonstige Rechnung. Nach dem Extrahieren der XML steht im Kontextbereich:

<rsm:ExchangedDocumentContext>
  <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
    <ram:ID>urn:factur-x.eu:1p0:basicwl</ram:ID>
  </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>

Die Kennung endet auf basicwl. Die Datei ist also im Profil BASIC WL und steuerlich eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist das zulässig, wenn die Beispiel AG dem Empfang zugestimmt hat. Die Buchhaltung bittet die Muster GmbH trotzdem, ab Januar auf das Profil EN 16931 umzustellen. Stünde dort urn:cen.eu:en16931:2017, wäre die Rechnung eine E-Rechnung, und maßgeblich wären die Daten der XML, nicht das PDF.

ZUGFeRD-Profil, XRechnung und Factur-X: Was ist was?

Eine Gegenüberstellung der Ländernamen finden Sie im Vergleich ZUGFeRD und Factur-X. Kurze Definitionen stehen im Glossar unter ZUGFeRD-Profil.

Was gilt für Rechnungen an Behörden?

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden. Die FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) lassen andere Standards zu, wenn sie EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Plattform entsprechen. Ausdrücklich genannt ist ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, angenommen „nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat“. Sie laden also nicht das PDF hoch, sondern die eingebettete XML. Länder und Kommunen haben eigene Portale und können abweichen.

So bestimmen Sie Profil und Status mit docutools.pro

1. Öffnen Sie das Werkzeug zum ZUGFeRD auslesen und klicken Sie auf „PDF auswählen“. Das Werkzeug läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Kostenlos verarbeiten Sie ein PDF auf einmal.
2. Prüfen Sie unter „Rechnungsübersicht“ Nummer, Datum und Beträge. Den Profilnamen zeigt das Werkzeug nicht an. Öffnen Sie deshalb „XML-Quelltext“ und suchen Sie nach GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter. Den Wert vergleichen Sie mit der Profiltabelle oben. Bei ZUGFeRD 1.0 erscheint keine Übersicht, das ist selbst schon ein Hinweis auf die alte Version.
3. Speichern Sie die Datei mit „XML herunterladen“ und laden Sie sie im Viewer hoch, um ZUGFeRD zu prüfen. Die Datei wird dazu an unseren Server übertragen; kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB.
4. Lesen Sie das Ergebnis passend zum Profil. Bei XRECHNUNG laufen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung, bei EN 16931 nur die Regeln der Norm. Kennungen von MINIMUM, BASIC WL, BASIC und EXTENDED kennt die Prüfkonfiguration der KoSIT nicht. Der Viewer lehnt sie wie der KoSIT-Validator vor jeder Regelprüfung ab, mit dem Hinweis „None of the loaded scenarios matches the specified document“. Bei BASIC und EXTENDED heißt das nicht, dass keine E-Rechnung vorliegt, sondern nur, dass dieses Prüfprogramm das Profil nicht abdeckt.
5. Wenn Sie selbst eine Rechnung brauchen, können Sie ZUGFeRD erstellen, ohne Konto. Die Exporte „ZUGFeRD XML“ und „ZUGFeRD PDF“ tragen in BT-24 die Kennung des Profils XRECHNUNG (XRechnung 3.0 in CII). Für sie gelten deshalb auch die BR-DE-Regeln, darunter die Pflicht zur Käuferreferenz in BT-10.

Wie Sie darüber hinaus PDF/A-3 und Metadaten prüfen, beschreibt die Anleitung ZUGFeRD validieren. Was der KoSIT-Validator selbst prüft, erklärt der Beitrag zum KoSIT-Validator. Weitere Beiträge zu Profilen und Praxis finden Sie in der Kategorie ZUGFeRD.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung, Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE (öffnet in neuem Tab)
• ZUGFeRD-Versionsarchiv, FeRD (öffnet in neuem Tab)
• Meldung „ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht“ vom 04.08.2026, FeRD (öffnet in neuem Tab)
• Meldung „Neue ZUGFeRD-Version 2.4 veröffentlicht“ vom 04.12.2025, FeRD (öffnet in neuem Tab)
• FAQ zu ZUGFeRD, FeRD (öffnet in neuem Tab)
• FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.