PDF in E-Rechnung umwandeln: Was geht und was nicht
PDF in E-Rechnung umwandeln: Warum ein Konverter allein nicht reicht, welche Felder im PDF fehlen und drei Wege zur gültigen XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Ein PDF wird nicht durch Umbenennen oder Speichern zur E-Rechnung: Die Rechnungsdaten müssen als strukturierter Datensatz nach EN 16931 vorliegen (§ 14 Abs. 1 UStG).
- Typische PDF-Rechnungen enthalten nicht alle Angaben, die eine XRechnung verlangt, etwa Käuferreferenz (BT-10), Verkäuferkontakt (BG-6) und Codes für Einheit und Steuerkategorie.
- Drei Wege führen zur E-Rechnung: Daten in einem Generator neu erfassen, aus der Rechnungssoftware exportieren oder einen Dienstleister beauftragen.
- Ein PDF mit angehängter XML-Datei ist nur dann ZUGFeRD, wenn PDF/A-3, ein zulässiges Profil und inhaltlich identische Daten zusammenkommen.
- Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der XML-Teil; der Bildteil kann laut Abschnitt 14.5 Abs. 4a UStAE eine weitere Rechnung darstellen.
Inhalt
Ein PDF lässt sich nicht im eigentlichen Sinn in eine E-Rechnung umwandeln. Eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1. Die Rechnungsdaten müssen deshalb als Felder erfasst werden: im Generator, per Export aus der Rechnungssoftware oder durch einen Dienstleister mit anschließender Prüfung.
Dieser Beitrag richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die Rechnungen bisher in Word, Excel oder einem PDF-Programm schreiben. Sie sehen an einem Beispiel, welche Angaben in einer typischen PDF-Rechnung fehlen, welcher der drei Wege zu Ihnen passt und woran Sie eine echte ZUGFeRD-Datei erkennen.
Das Problem: Das PDF sieht korrekt aus, ist aber keine E-Rechnung
Die Ausgangslage ist fast immer dieselbe. Ein Kunde, eine Behörde oder der Steuerberater meldet sinngemäß:
Ihre Rechnung RE-2026-0042 liegt nur als PDF vor.
Bitte senden Sie eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Der erste Reflex ist die Suche nach einem Konverter: PDF hochladen, XML herunterladen, fertig. Damit das funktioniert, müsste der Konverter alle Angaben finden, die das Zielformat verlangt. Genau daran scheitert es oft, und zwar nicht an der Technik, sondern am Inhalt des PDFs.
Rechtlich ist die Lage eindeutig. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ordnet in Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails“ ausdrücklich den sonstigen Rechnungen zu. Was eine E-Rechnung ausmacht, erklärt der Grundlagenbeitrag Was ist eine E-Rechnung? mit einem Schnelltest in fünf Fragen.
Warum lässt sich ein PDF nicht einfach konvertieren?
Drei Ursachen, sortiert nach Häufigkeit in der Praxis:
- Es fehlen Angaben. Ein PDF zeigt, was der Mensch lesen will. Eine XRechnung verlangt zusätzlich Angaben, die auf kaum einer klassischen Rechnung stehen, etwa die Käuferreferenz oder Codes statt Klartext.
- Text ist kein Datenfeld. Ein Konverter muss per Texterkennung (OCR) raten, ob „19 %“ ein Steuersatz oder ein Rabatt ist und welche Zahl der Nettobetrag ist. Jede Fehlzuordnung landet in der XML-Datei, und die XML-Datei ist die Rechnung.
- Die Verantwortung bleibt beim Aussteller. Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf ein angehängtes PDF genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Wenn der Konverter etwas falsch überträgt, haben Sie eine falsche Rechnung ausgestellt.
Beispiel: Was im PDF steht und was die XRechnung zusätzlich braucht
Die Muster GmbH hat in Word eine Rechnung über 12 Beratungsstunden zu je 95 € an die Beispiel AG geschrieben, Rechnungsnummer RE-2026-0042, 1.140 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, als PDF gespeichert. Die Tabelle vergleicht die Angaben mit den Anforderungen der XRechnung 3.0.2 (Regeln aus der KoSIT-Konfiguration 2026-08-31):
| Angabe | Im Word-PDF | In der XRechnung | Regel |
|---|---|---|---|
| Rechnungsnummer, Datum, Beträge | „RE-2026-0042“, „15.10.2026“, „1.356,60 €“ | BT-1, BT-2, BT-106 bis BT-115 als getrennte Felder | EN 16931 |
| Käuferreferenz | fehlt | BT-10, z. B. Bestellnummer oder Leitweg-ID | BR-DE-15 |
| Ansprechpartner des Verkäufers | nur Name im Briefkopf | BT-41 Name, BT-42 Telefon, BT-43 E-Mail | BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7 |
| Einheit | „Std.“ | Code nach UN/ECE Rec. 20, hier HUR | BR-CL-23 |
| Steuerkategorie | „19 % MwSt.“ | Code nach UNCL 5305, hier S, plus Satz 19 | BR-CL-17, BR-DE-14 |
| Zahlungsart | „Bitte überweisen Sie auf …“ | Code nach UNTDID 4461, z. B. 58 für SEPA-Überweisung | BR-DE-1, BR-CL-16 |
| Spezifikation | entfällt | BT-24 mit der Kennung von XRechnung 3.0 | BR-DE-21 |
Ein Konverter kann „Std.“ vielleicht noch zu HUR übersetzen. Eine Käuferreferenz, die nirgends im PDF steht, kann er nicht erfinden. Fehlt sie, meldet die Prüfung BR-DE-15, und eine Behörde weist die Rechnung zurück. Die Felder im Einzelnen zeigt das XRechnung Muster mit einer vollständigen UBL-Datei.
Drei Wege von der PDF-Rechnung zur E-Rechnung
| Weg | Geeignet für | Aufwand | Worauf Sie achten müssen |
|---|---|---|---|
| 1. Daten neu erfassen (Generator) | einzelne Rechnungen, wenige Kunden | einige Minuten je Rechnung | Angaben vollständig übertragen, fehlende Felder ergänzen |
| 2. Export aus der Rechnungssoftware | regelmäßige Rechnungen | einmalige Einrichtung | Stammdaten mit Käuferreferenz und Kontakt pflegen |
| 3. Dienstleister oder OCR-Konverter | Altbestand, hohe Stückzahl | Vertrag, Kosten je Beleg | Ergebnis vor dem Versand prüfen, Datenschutz klären |
Weg 1: Die Rechnungsdaten neu erfassen
Für Selbstständige mit wenigen Rechnungen pro Monat ist das der direkteste Weg. Sie öffnen das PDF auf dem einen Bildschirm und tragen die Angaben in einem Formular ein, das daraus eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF baut. Fehlende Angaben wie die Käuferreferenz fragen Sie einmal beim Kunden ab und übernehmen sie künftig. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt die Anleitung zur XRechnung.
Weg 2: Die Rechnung gleich aus der Software exportieren
Wer eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzt, prüft zuerst, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann. Dann entsteht das PDF gar nicht erst als Zwischenschritt. Damit der Export die Prüfung besteht, gehören Käuferreferenz, Kontaktdaten und Einheiten in die Stammdaten. Für DATEV-Nutzer beschreibt der Beitrag DATEV und E-Rechnung den Weg.
Weg 3: Konverter oder Dienstleister
OCR-Konverter lesen das PDF aus und bauen eine XML-Datei. Das spart Tipparbeit bei vielen Belegen. Rechtlich bleiben Sie der Rechnungsaussteller: Prüfen Sie jede erzeugte Datei auf Beträge, Steuersatz und Pflichtfelder, bevor Sie sie versenden. Klären Sie außerdem, wo der Anbieter Ihre Rechnungsdaten verarbeitet.
Ist ein PDF mit angehängter XML-Datei schon ZUGFeRD?
Nein, nicht automatisch. Manche Programme hängen eine XML-Datei an ein beliebiges PDF an. Für eine ZUGFeRD-Rechnung, die als E-Rechnung zählt, müssen mehrere Bedingungen zusammenkommen:
| Bedingung | Quelle |
|---|---|
| Container ist ein PDF/A-3 nach ISO 19005-3 | FeRD, ZUGFeRD-FAQ |
| Genau eine Rechnungs-XML, benannt „factur-x.xml“ bzw. „xrechnung.xml“ | FeRD, ZUGFeRD-FAQ |
| XML in CII-Syntax in einem gültigen Profil, z. B. EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG | FeRD, ZUGFeRD-FAQ |
| ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC WL | Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE |
| PDF und XML enthalten dieselben Rechnungsangaben | Abschnitt 14.5 Abs. 4a UStAE |
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE ist der strukturierte Teil führend, und bei Abweichungen gehen die XML-Daten vor. Enthält das PDF andere Rechnungsangaben, etwa einen abweichenden Steuerbetrag, kann es laut Abschnitt 14.5 Abs. 4a UStAE eine weitere sonstige Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Der Vorsteuerabzug ist ohnehin nur aus dem strukturierten Teil möglich.
Zu PDF/A-Fehlern sagt die FeRD in ihrer FAQ: Technische Fehler in Bezug auf den PDF/A-Standard sind nur als Warnung zu beachten; der Empfänger kann aber eine korrigierte Fassung verlangen. Mehr zu Profilen und Versionen steht im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung.
Ein weiterer Stolperstein: Werkzeuge, die PDF-Seiten kopieren, verlieren den XML-Anhang. Unser Werkzeug zum PDF zusammenfügen übernimmt beim Zusammenfügen oder Teilen nur die Seiten; eine ZUGFeRD-Datei verliert dabei die eingebettete XML und den PDF/A-Status. Hängen Sie Lieferscheine deshalb nicht nachträglich an das fertige ZUGFeRD-PDF.
Wie verhindern Sie das Problem dauerhaft?
- Stellen Sie Rechnungen direkt im strukturierten Format aus, statt erst ein PDF zu erzeugen.
- Fragen Sie bei jedem Kunden einmal die Käuferreferenz ab; bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID.
- Hinterlegen Sie Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers als feste Angaben.
- Prüfen Sie die erste Rechnung jedes neuen Kunden mit einem Validator, bevor Sie Serien verschicken.
- Achten Sie auf die Fristen: Bis 31.12.2026 bleiben PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer 2027 noch PDFs verschicken darf, erklärt der Beitrag E-Rechnung 2027.
So erstellen Sie aus einer PDF-Rechnung eine E-Rechnung mit docutools.pro
- Öffnen Sie den E-Rechnungs-Generator. Im Schritt „Firmendaten“ übertragen Sie Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit aus dem PDF sowie Verkäufer und Käufer. Tragen Sie unter „Leitweg-ID / Referenz“ die Käuferreferenz (BT-10) ein, die im PDF fehlte.
- Klicken Sie auf „Weiter: Positionen“. Erfassen Sie jede Position mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis und wählen Sie die Umsatzsteuer, im Beispiel 19 %. Der Generator kennt nur einen Steuersatz pro Rechnung und keine Kleinunternehmer-Option nach § 19 UStG.
- Mit „Prüfen & exportieren“ gelangen Sie zu „Erstellen & herunterladen“. Wählen Sie „XRechnung XML“ für Behörden oder „ZUGFeRD PDF“ (PDF/A-3 mit eingebetteter
factur-x.xmlim Profil XRECHNUNG) für Geschäftskunden. Einzelne Rechnungen sind kostenlos und ohne Konto; die Daten werden dazu an unseren Server übertragen. Die CSV-Stapelverarbeitung für viele Rechnungen gibt es im Pro-Tarif. - Bei einem ZUGFeRD-PDF prüfen Sie den XML-Teil: Mit dem Werkzeug ZUGFeRD auslesen wählen Sie über „PDF auswählen“ die Datei und speichern mit „XML herunterladen“ die eingebettete XML. Das läuft im Browser.
- Laden Sie die XML-Datei im Viewer hoch, um die E-Rechnung zu prüfen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Erwartetes Ergebnis: „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“. Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB.
„PDF sichern“ im Generator erzeugt nur ein Bild der Vorschau, keine E-Rechnung. Welche Regeln die Prüfung im Einzelnen anwendet, erklärt der Beitrag zum KoSIT-Validator. Weitere Praxisthemen finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 27 UStG, Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), Rn. 35 sowie Abschnitte 14.1, 14.4 und 14.5 UStAE
- FeRD: Häufige Fragen zu ZUGFeRD/Factur-X (öffnet in neuem Tab)
- KoSIT: Validator-Konfiguration XRechnung (GitHub) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- E-Rechnungs-GeneratorKonforme XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybrid-PDF-Rechnungen sofort erstellen.Tool öffnen →
- ZUGFeRD / Factur-X XML-ExtraktorEingebettete E-Rechnungs-XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs extrahieren, anzeigen und herunterladen.Tool öffnen →
- XRechnung ViewerDeutsche E-Rechnungen parsen, validieren & reparieren mit GoBD-konformem Audit-Trail.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Kann man eine PDF-Rechnung kostenlos in eine E-Rechnung umwandeln?
Ja, wenn Sie die Rechnungsdaten neu erfassen. Im E-Rechnungs-Generator von docutools.pro tragen Sie Firmendaten und Positionen aus dem PDF ein und laden kostenlos und ohne Konto eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF herunter. Eine automatische Umwandlung per Texterkennung bieten verschiedene Anbieter an; das Ergebnis müssen Sie als Rechnungsaussteller in jedem Fall prüfen, bevor Sie es verschicken.
Ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. ZUGFeRD verlangt laut FeRD ein PDF/A-3 mit genau einer eingebetteten Rechnungs-XML in CII-Syntax, benannt als factur-x.xml oder xrechnung.xml, in einem zulässigen Profil. Für eine E-Rechnung nach § 14 UStG muss es ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sein, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. PDF und XML müssen inhaltlich übereinstimmen.
Darf ich eine erhaltene PDF-Rechnung selbst in eine XRechnung umwandeln?
Für Ihre interne Verarbeitung ja, rechtlich ändert das aber nichts. Eine E-Rechnung muss nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG in strukturierter Form ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Ihr Lieferant hat eine sonstige Rechnung ausgestellt; ab der Pflicht zur E-Rechnung müssen Sie die strukturierte Rechnung bei ihm anfordern.
Reicht es, Word- oder Excel-Rechnungen als PDF zu speichern?
Bis Ende 2026 ja, sofern Ihr Kunde zustimmt: Die Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG lässt sonstige Rechnungen im Inland noch zu. Ein PDF aus Word oder Excel ist aber nie eine E-Rechnung. Ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz sonstige Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.