Was ist eine E-Rechnung? Definition, Formate und Abgrenzung
Was ist eine E-Rechnung? Die Definition nach § 14 UStG, zulässige Formate, die Abgrenzung zu PDF und Papier und ein Schnelltest mit fünf Fragen.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Das Format muss der EN 16931 entsprechen oder vereinbart sein und die vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlauben (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
- PDF-Dateien ohne Datensatz, Scans, Bilddateien und Rechnungstexte in E-Mails sind sonstige Rechnungen (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE).
- Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil: Weichen PDF und XML ab, gehen die strukturierten Daten vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE).
- Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format.
Inhalt
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, oder vereinbart sein. Eine PDF-Rechnung ohne Datensatz ist keine E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 kennt das Umsatzsteuergesetz nur noch zwei Rechnungsarten: die E-Rechnung und die sonstige Rechnung. Wer wissen will, ob eine bestimmte Datei die Anforderungen erfüllt, findet unten eine Tabelle mit typischen Rechnungsformen, ein Beispiel auf Feldebene und einen Schnelltest mit fünf Fragen.
Die Definition in einem Satz
Den Begriff „E-Rechnung“ verwendet das Gesetz nicht wörtlich, es spricht von der „elektronischen Rechnung“. Der Kern lautet in § 14 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab):
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Kurz und zitierfähig: Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Rechnungsdatensatz, dessen Format der EN 16931 entspricht oder zwischen den Parteien vereinbart ist.
Alles, was diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung, also eine Rechnung „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier“. Der Begriff „elektronische Rechnung“ hat sich damit verschoben: Bis Ende 2024 war jede elektronisch übermittelte Rechnung, auch das PDF per E-Mail, eine elektronische Rechnung. Seit 2025 ist das PDF eine sonstige Rechnung.
Aus welchen Bausteinen besteht die Definition?
Die Definition hat vier Merkmale. Fehlt eines, liegt keine E-Rechnung vor.
| Merkmal | Was es bedeutet | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung | Ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig von der Bezeichnung | § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Strukturiertes elektronisches Format | Die Rechnungsangaben stehen in definierten Datenfeldern, in der Regel als XML | § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG |
| Ausgestellt, übermittelt und empfangen | Der Datensatz bleibt auf dem ganzen Weg strukturiert; ein Ausdruck unterwegs bricht die Kette | § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG |
| Elektronische Verarbeitung | Format nach EN 16931 oder vereinbartes Format, das die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlaubt | § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 und 2 UStG |
Das Bundesfinanzministerium hat die Merkmale im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 in Abschnitt 14.1 Abs. 2 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) ausgelegt. Zwei Punkte daraus sind für die Praxis wichtig. Erstens zählen ausdrücklich „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails“ zu den sonstigen Rechnungen. Zweitens ist auch eine XML-Datei mit Formatfehlern keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format.
Außerdem verlangt Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE, dass alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine angehängte PDF-Datei mit den Angaben genügt nicht.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Das Gesetz schreibt kein einzelnes Format vor. Die EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell und zwei zulässige Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Darauf bauen die in Deutschland üblichen Formate auf:
- XRechnung: ein reines XML-Format, das die KoSIT für Deutschland auf Basis der EN 16931 spezifiziert. Aktuell gilt Version 3.0.2; laut xeinkauf.de bleibt XRechnung 3.0 bis mindestens 31.07.2027 in Kraft. Details stehen im XRechnung-Leitfaden.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem eine CII-XML-Datei in ein PDF/A-3 eingebettet ist. Ab Version 2.0.1 zulässig, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, technisch gleichwertig mit Factur-X 1.09.2. Mehr dazu im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung.
- Andere EN-16931-Formate: Nach Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE sind weitere europäische Formate zulässig, sofern sie der Norm entsprechen.
- EDI und andere vereinbarte Formate: zulässig, wenn die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format extrahiert werden können (Abschnitt 14.1 Abs. 15 UStAE).
Welches zulässige Format zwei Unternehmen verwenden, ist nach Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE eine zivilrechtliche Frage, die sie untereinander klären.
Rein strukturiert oder hybrid: was zählt bei ZUGFeRD?
Ein hybrides Format enthält einen strukturierten Teil (XML) und einen Bildteil (PDF) in einer Datei. Nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE bilden die strukturierten Daten den führenden Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die XML-Daten vor, und ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich (Abschnitt 14.4 Abs. 4a UStAE). Wer eine ZUGFeRD-Datei bucht, sollte deshalb den XML-Inhalt sehen, nicht nur das PDF.
Beispiel: eine Leistung, vier Rechnungsformen
Die Muster GmbH berechnet der Beispiel AG im Oktober 2026 Beratungsleistungen über 4.760 € brutto (4.000 € netto, 19 % Umsatzsteuer), Rechnungsnummer RE-2026-0042. Beide Unternehmen sind in Deutschland ansässig. So ordnet das Umsatzsteuerrecht die möglichen Formen ein:
| Form der Rechnung | Rechnungsart | Zulässig für diese Leistung im Oktober 2026? |
|---|---|---|
| Papierrechnung per Post | sonstige Rechnung | Ja, Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| PDF-Datei per E-Mail, aus Word erzeugt | sonstige Rechnung | Ja, mit Zustimmung der Beispiel AG |
| Eingescannte Rechnung als JPG | sonstige Rechnung | Ja, mit Zustimmung der Beispiel AG |
| XRechnung 3.0.2 als UBL-XML | E-Rechnung | Ja, ohne Zustimmung |
| ZUGFeRD 2.5.2, Profil EN 16931 | E-Rechnung | Ja, ohne Zustimmung |
| ZUGFeRD, Profil MINIMUM | sonstige Rechnung | Ja, mit Zustimmung; ab Ende der Übergangsfrist nicht mehr |
Für eine Leistung im Jahr 2028 bliebe nur die E-Rechnung übrig. Wäre die Muster GmbH dagegen ein Unternehmen aus Österreich, gälte die deutsche Pflicht nicht, weil nicht beide Parteien im Inland ansässig sind (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). An der Einordnung ändert das nichts: Die XRechnung bliebe eine E-Rechnung, das PDF eine sonstige Rechnung, die eine Zustimmung braucht. Ab wann welche Form für Ihr Unternehmen endet, erklärt der Beitrag zur E-Rechnung 2027 mit der 800.000-Euro-Grenze.
In der XRechnung stehen die Angaben in benannten Feldern. Ein gekürzter Auszug aus dem UBL-Kopf der Beispielrechnung:
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>RE-2026-0042</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-15</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
Die CustomizationID (BT-24) sagt dem Empfänger, nach welcher Spezifikation die Datei gebaut ist. cbc:ID ist die Rechnungsnummer (BT-1), cbc:IssueDate das Rechnungsdatum (BT-2). Genau diese Feldzuordnung macht die elektronische Verarbeitung möglich: Eine Buchhaltungssoftware muss nichts per Texterkennung erraten.
Schnelltest: Ist das eine E-Rechnung?
Beantworten Sie die fünf Fragen der Reihe nach. Ein „Nein“ beendet den Test.
- Gibt es einen strukturierten Datensatz? Eine XML-Datei oder ein EDI-Datensatz muss vorhanden sein. Bei einem PDF: Steckt eine XML-Datei darin? Wenn nicht, ist es eine sonstige Rechnung.
- Entspricht das Format der EN 16931 oder ist es vereinbart? XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) erfüllen die Norm. Ein EDI-Format braucht eine Vereinbarung und muss die vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlauben.
- Ist die Datei formal fehlerfrei? Entspricht sie dem Schema ihrer Syntax? Ein Formatfehler macht sie nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE zur sonstigen Rechnung.
- Stehen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil? Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum, Steuersatz und Steuerbetrag müssen in den Datenfeldern stehen, nicht nur in einem angehängten PDF.
- Ist der Datensatz strukturiert angekommen? Wurde die Rechnung elektronisch übermittelt und so empfangen? Ein Ausdruck, der eingescannt weitergeleitet wird, ist beim Empfänger keine E-Rechnung.
Fünfmal „Ja“ heißt: Es liegt eine E-Rechnung vor. Ob sie auch inhaltlich ordnungsmäßig ist, also richtige Beträge, Steuersätze und Angaben enthält, ist eine zweite Frage. Nach Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE kann ein falscher Steuersatz auch dann vorliegen, wenn die Validierung keinen Fehler meldet.
Wie unterscheidet sich die E-Rechnung von verwandten Begriffen?
| Begriff | Was er bezeichnet | Ist das eine E-Rechnung? |
|---|---|---|
| Sonstige Rechnung | Papier und alle elektronischen Formate außerhalb von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG | Nein |
| PDF-Rechnung | Ein Dokument für das menschliche Auge, ohne Datenfelder | Nein, außer als Bildteil einer ZUGFeRD-Datei |
| Hybride Rechnung | PDF und XML in einer Datei, etwa ZUGFeRD oder Factur-X | Ja, wenn der XML-Teil die Norm erfüllt |
| EDI-Rechnung | Strukturierter Datenaustausch nach Vereinbarung, z. B. EDIFACT | Ja, wenn die Extraktion vollständig möglich ist; ohne EN-16931-Format bis Ende 2027 nach Übergangsregel |
| Elektronische Signatur | Ein Nachweis für Echtheit und Unversehrtheit | Kein Merkmal der Definition und nicht vorgeschrieben |
| Peppol | Ein Übertragungsnetzwerk | Ein Transportweg, kein Format |
Wie die Übergangsfristen für sonstige Rechnungen und EDI im Detail laufen, steht im Überblick zur E-Rechnungspflicht. Weitere Beiträge finden Sie auf der Themenseite E-Rechnungspflicht.
Muss man eine E-Rechnung lesen können?
Für den Menschen nicht unmittelbar. Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE stellt klar, dass bei einer E-Rechnung die maschinelle Lesbarkeit genügt. Ein zusätzliches PDF ist nicht erforderlich, weil eine Visualisierungsanwendung den Datensatz lesbar darstellen kann. Für die Archivierung gilt: Der strukturierte Teil ist im Originalformat aufzubewahren. Einzelheiten stehen im Beitrag E-Rechnung archivieren.
So prüfen Sie mit docutools.pro, ob eine Datei eine E-Rechnung ist
Die Fragen 1 bis 3 des Schnelltests lassen sich mit unseren Werkzeugen beantworten.
- ZUGFeRD-PDF: Öffnen Sie den ZUGFeRD-Extraktor und klicken Sie auf „PDF auswählen“. Findet das Werkzeug eine eingebettete XML-Datei, sehen Sie die „Rechnungsübersicht“ und den „XML-Quelltext“. Findet es keine, erscheint ein Hinweis: Dann ist es ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten. Der Extraktor läuft im Browser; die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Er prüft weder das Profil noch PDF/A.
- XML speichern: Mit „XML herunterladen“ speichern Sie den strukturierten Teil als eigene Datei.
- XML prüfen: Laden Sie die Datei im XRechnung Viewer hoch. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) zuerst das XML-Schema, dann die Geschäftsregeln. Das Ergebnis lautet „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“, darunter stehen die gefundenen Regeln.
- Ergebnis lesen: Ein Schemafehler deutet auf einen Formatfehler hin, also auf eine sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler bedeutet nicht automatisch, dass keine E-Rechnung vorliegt. Was die Prüfung im Einzelnen umfasst, erklärt der Beitrag zum KoSIT-Validator.
- Selbst erstellen: Wenn Sie keine Rechnungssoftware mit E-Rechnungs-Export haben, können Sie mit dem Generator eine E-Rechnung erstellen, als „XRechnung XML“, „ZUGFeRD XML“ oder „ZUGFeRD PDF“.
Kostenlos sind im Viewer 2 Uploads pro Tag bis 500 KB je Datei. Mehr Uploads und größere Dateien gibt es im Pro-Tarif. Den Viewer können Sie nur für XML nutzen, nicht für PDF-Dateien; den XML-Teil eines ZUGFeRD-PDFs holen Sie deshalb vorher mit dem Extraktor heraus.
Eine bestandene Prüfung zeigt, dass Format und Geschäftsregeln stimmen. Ob Steuersatz und Leistungsbeschreibung sachlich richtig sind, prüft keine Software für Sie.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), Abschnitte 14.1, 14.4 und 14.5 UStAE
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung (EUR-Lex) (öffnet in neuem Tab)
- XRechnung bei XStandards Einkauf (xeinkauf.de) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- XRechnung ViewerDeutsche E-Rechnungen parsen, validieren & reparieren mit GoBD-konformem Audit-Trail.Tool öffnen →
- E-Rechnungs-GeneratorKonforme XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybrid-PDF-Rechnungen sofort erstellen.Tool öffnen →
- ZUGFeRD / Factur-X XML-ExtraktorEingebettete E-Rechnungs-XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs extrahieren, anzeigen und herunterladen.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE eine sonstige Rechnung, auch wenn sie am Computer erstellt und elektronisch verschickt wurde. Eine E-Rechnung liegt erst vor, wenn die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format wie XRechnung oder dem XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei stehen und maschinell verarbeitet werden können.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nennt ZUGFeRD ausdrücklich als zulässiges hybrides Format nach EN 16931. Maßgeblich ist der eingebettete XML-Teil. Ältere Versionen wie ZUGFeRD 1.0 und die beiden genannten Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.
Braucht eine E-Rechnung eine elektronische Signatur?
Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht vorgeschrieben. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts können nach § 14 Abs. 3 UStG und Abschnitt 14.4 UStAE auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Wird eine Signatur oder EDI genutzt, gelten beide Anforderungen als erfüllt.
Muss eine E-Rechnung zusätzlich als PDF verschickt werden?
Nein. Nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Die XML-Datei lässt sich mit einer Visualisierungsanwendung lesbar anzeigen. Ein mitgeschicktes PDF ist erlaubt, rechtlich zählt bei einer Pflicht zur E-Rechnung aber nur der strukturierte Datensatz. Für den Vorsteuerabzug ist ebenfalls der strukturierte Teil maßgeblich.
Ist eine E-Rechnung mit Validierungsfehler noch eine E-Rechnung?
Das hängt von der Fehlerart ab. Ein Formatfehler, etwa eine Datei, die nicht dem Schema der Syntax entspricht, macht sie nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE zur sonstigen Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler zu Pflichtangaben macht sie zu einer nicht ordnungsmäßigen Rechnung. Fehler bei anderen Feldern, etwa BT-10, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich, können aber zur Ablehnung durch Behörden führen.