E-Rechnung archivieren: So bewahren Sie E-Rechnungen GoBD-konform auf
E-Rechnung archivieren: welche Datei Sie aufbewahren, wie lange (8 Jahre für Rechnungen) und wie die Ablage GoBD-konform und prüfbar bleibt – mit Checkliste.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Aufzubewahren ist die E-Rechnung im empfangenen Format: bei XRechnung die XML-Datei; bei ZUGFeRD genügt der XML-Teil, das PDF nur bei zusätzlichen steuerrelevanten Angaben (GoBD, Fassung vom 14.07.2025).
- Rechnungen sind als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG); Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre.
- Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres: Eine Rechnung vom 15.03.2026 darf frühestens ab dem 01.01.2035 gelöscht werden, sofern keine Ablaufhemmung greift.
- Umsatzsteuerlich ist die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein kein Verstoß gegen § 14b UStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60); für die Betriebsprüfung gelten die GoBD trotzdem.
- Das Archiv muss Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit und den Datenzugriff Z1 bis Z3 sicherstellen und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
Inhalt
Eine E-Rechnung archivieren Sie, indem Sie die empfangene XML-Datei unverändert, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahren, und zwar acht Jahre lang (§ 14b UStG, § 147 AO). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung genügt der XML-Teil; das PDF brauchen Sie nur, wenn es zusätzliche steuerrelevante Angaben enthält. So regeln es die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Welche Datei müssen Sie bei einer E-Rechnung aufbewahren?
Die GoBD sind die Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Buchführung und Aufbewahrung. Die 2. Änderung vom 14.07.2025 (öffnet in neuem Tab) hat die Regeln an die E-Rechnung angepasst. Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131), bei einer XRechnung also als XML. Bei E-Rechnungen im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt der strukturierte Teil. Den menschenlesbaren Teil müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerrelevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.
| Beleg | Was Sie aufbewahren | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung (eingehend) | XML-Datei wie empfangen | PDF- oder Druckansicht nur als zusätzliche Kopie |
| ZUGFeRD oder Factur-X (eingehend) | XML-Teil; einfachste Lösung: die empfangene PDF-Datei unverändert | PDF-Teil nötig, wenn er zusätzliche steuerrelevante Angaben enthält |
| Ausgangsrechnung aus einem Fakturaprogramm | Rechnungsdaten oder die versandte Datei | keine Bildkopie nötig, wenn jederzeit ein inhaltsgleiches Mehrstück erzeugt werden kann (Rz. 76) |
| Sonstige Rechnung als PDF (Übergangszeit) | PDF wie empfangen | OCR-Ergebnisse nach Prüfung ebenfalls aufbewahren |
| Rechnung mit qualifizierter Signatur | Datei und Signatur | Signatur auch nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahren |
| Validierungsbericht | Prüfbericht zur Rechnung | Nachweis nach BMF-Schreiben 2025, Rn. 35a |
Bei ZUGFeRD kommt es nach dem Beispiel 10 der GoBD nicht darauf an, ob Sie nur das Rechnungsbild nutzen. Entscheidend ist, dass der XML-Teil vorhanden ist und nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht wird. Stehen auf dem PDF Buchungsvermerke, müssen auch diese aufbewahrt werden. Die maschinelle Auswertbarkeit erstreckt sich dann auf alle Inhalte der PDF-Datei. Warum sich XRechnung und ZUGFeRD beim Archivieren unterscheiden, zeigt unser Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD; Details zum Hybridformat stehen im Beitrag zur ZUGFeRD-Rechnung.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Die Änderung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Die Fristen stehen in § 147 AO (öffnet in neuem Tab); für Rechnungen ergibt sich die Frist zusätzlich aus § 14b Abs. 1 UStG.
| Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen, andere Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien versandter Briefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Beispiel: Eine E-Rechnung vom 15.03.2026 ist bis zum 31.12.2034 aufzubewahren und darf frühestens ab dem 01.01.2035 gelöscht werden. Die Frist läuft allerdings nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, etwa während einer laufenden Betriebsprüfung. Mehr zum Begriff finden Sie im Glossar unter Aufbewahrungspflicht.
Welche GoBD-Anforderungen gelten für das Archiv?
Unveränderbarkeit
Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD schreiben dafür keine bestimmte Technik vor. Üblich sind Archive, die Dateien nach dem Speichern sperren, Änderungen protokollieren oder jede Version aufbewahren. Eine Datei in einem normalen Netzwerkordner kann dagegen jeder mit Schreibrechten ersetzen, ohne dass es auffällt.
Vollständigkeit, Ordnung und Auffindbarkeit
Jede Rechnung muss erfasst sein, und ein Prüfer muss sie in angemessener Zeit finden können. Dafür braucht das Archiv einen Index, zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller und Betrag. Außerdem muss der Weg von der Buchung zum Beleg und zurück nachvollziehbar sein. Viele Programme lösen das über eine Belegnummer oder einen Link in der Buchung.
Maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarkeit
Strukturierte Daten müssen maschinell auswertbar bleiben. Das Finanzamt muss das XML also als Daten verarbeiten können, nicht nur als Bild. Gleichzeitig müssen Sie die Belege lesbar machen können; nach § 147 Abs. 5 AO stellen Sie die dafür nötigen Hilfsmittel bereit. Eine XRechnung ist ohne Darstellung kaum lesbar. Mit unserem Viewer können Sie eine XRechnung öffnen und als Rechnung anzeigen, in UBL und CII. Bei ZUGFeRD-Dateien lässt sich das eingebettete XML prüfen, wenn Sie das ZUGFeRD-XML extrahieren. Andere XML-Belege zeigt der XML Viewer formatiert an.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei Ihnen ankommen, geprüft, gebucht, archiviert und nach Fristablauf gelöscht werden. Dazu gehören Empfangswege (etwa Rechnungspostfach und Peppol), verwendete Programme, Zugriffsrechte, Datensicherung und interne Kontrollen. Ändern sich Abläufe oder Software, passen Sie die Dokumentation an.
Datenzugriff in der Betriebsprüfung (Z1, Z2, Z3)
Nach § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzverwaltung drei Zugriffsarten:
- Z1, unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer erhält einen Nur-Lesezugriff auf Ihr System.
- Z2, mittelbarer Zugriff: Sie werten die Daten nach seinen Vorgaben maschinell aus oder lassen sie auswerten und stellen das Ergebnis in maschinell auswertbarer Form bereit (GoBD Rz. 166 in der Fassung von 2025).
- Z3, Datenträgerüberlassung: Sie übergeben die Daten in einem maschinell auswertbaren Format.
Prüfen Sie deshalb vorab, ob Ihr Archiv die originalen XML-Dateien mit Index exportieren kann.
Umsatzsteuer oder Abgabenordnung: Was gilt wofür?
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) trennt beide Ebenen. Umsatzsteuerlich verlangt § 14b UStG, jede Rechnung acht Jahre aufzubewahren und dabei Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit zu sichern. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist für die Umsatzsteuer kein Verstoß gegen § 14b UStG (Rn. 60).
Für alle anderen Zwecke, etwa die Ertragsteuer-Betriebsprüfung, verweist das Schreiben auf die GoBD (Rn. 61). Eine Ablage, die umsatzsteuerlich genügt, kann in der Betriebsprüfung also trotzdem beanstandet werden. Schwere Mängel können dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung verwirft und schätzt (§ 162 AO).
Warum ist das E-Mail-Postfach kein Archiv?
Für den Empfang genügt ein normales E-Mail-Postfach. Als Archiv taugt es in der Regel nicht: Nachrichten lassen sich löschen oder verschieben, viele Postfächer haben automatische Löschregeln, und es fehlen Index und Verbindung zur Buchung. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht das Postfach oft mit.
Speichern Sie deshalb die XML-Anhänge zeitnah im Archiv. Dient die E-Mail nur als Transportmittel ohne weitere steuerrelevante Angaben, muss sie selbst nicht aufbewahrt werden. Enthält sie steuerrelevante Informationen, etwa eine vereinbarte Preisminderung, bewahren Sie sie mit auf.
Revisionssicher archivieren: Welche Lösungen gibt es?
„Revisionssicher“ ist kein Gesetzesbegriff. Gemeint ist ein Archiv, das die oben genannten GoBD-Anforderungen erfüllt. Diese Wege sind verbreitet:
- Archivfunktion der Buchhaltungs- oder ERP-Software: Beleg und Buchung liegen im selben System.
- Dokumentenmanagementsystem (DMS): sinnvoll bei vielen Belegen oder mehreren Quellsystemen.
- Einfache Dateiablage auf Netzlaufwerk oder im Cloud-Speicher: nur mit Versionierung, Protokollierung, Zugriffsrechten und beschriebenem Verfahren; ohne diese Maßnahmen riskant.
- Im Pro-Tarif von docutools.pro gibt es den „GoBD Vault“ als Ablage für E-Rechnungen. Ob er zu Ihrem Verfahren passt, bewerten Sie wie jede andere Lösung in Ihrer Verfahrensdokumentation; Einzelheiten stehen unter Preise.
Testate oder Zertifikate für Software sind ein Hinweis, binden die Finanzverwaltung aber nicht. Entscheidend ist, wie Sie das System einsetzen.
Schritt für Schritt: Von der Eingangsrechnung ins Archiv
- Empfangen: Die E-Rechnung kommt per E-Mail, Portal oder Peppol an.
- Prüfen: Validieren Sie die Datei und lassen Sie die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben prüfen. Wie Sie Fehlermeldungen lesen, erklärt der Beitrag XRechnung-Fehler beheben.
- Prüfbericht sichern: Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren.
- Archivieren: Originaldatei unverändert ablegen, Index vergeben, Prüfbericht zuordnen.
- Buchen: Buchung und Beleg eindeutig verknüpfen.
- Löschen: erst nach Fristablauf und nur, wenn keine Ablaufhemmung greift.
Checkliste: E-Rechnung GoBD-konform aufbewahren
- XML-Original unverändert gespeichert, bei ZUGFeRD die empfangene Datei
- PDF-Teil zusätzlich gesichert, wenn er Buchungsvermerke oder abweichende Angaben enthält
- Keine Konvertierung, die das XML ersetzt
- Frist von acht Jahren ab Jahresende hinterlegt
- Index und Verknüpfung zur Buchung vorhanden
- Export für Z1, Z2 und Z3 getestet
- Verfahrensdokumentation aktuell
Eine ausführliche Vorlage bietet unsere GoBD-Checkliste. Welche Pflichten seit 2025 für den Empfang gelten, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Weitere Beiträge finden Sie in der Kategorie Rechnungsstellung.
Tools zu diesem Artikel
- XRechnung ViewerDeutsche E-Rechnungen parsen, validieren & reparieren mit GoBD-konformem Audit-Trail.Tool öffnen →
- ZUGFeRD / Factur-X XML-ExtraktorEingebettete E-Rechnungs-XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs extrahieren, anzeigen und herunterladen.Tool öffnen →
- XML ViewerBeliebiges XML einfügen oder hochladen — Baumansicht, Syntaxhervorhebung, XPath-Abfragen.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Wie lange muss man E-Rechnungen aufbewahren?
Ein- und Ausgangsrechnungen sind Buchungsbelege und seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Sie endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
Reicht es, bei einer ZUGFeRD-Rechnung nur das PDF aufzubewahren?
Nein. Entscheidend ist der strukturierte XML-Teil. Nach den GoBD genügt es, nur ihn aufzubewahren; der PDF-Teil ist zusätzlich nötig, wenn er abweichende oder zusätzliche steuerrelevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Am einfachsten bewahren Sie die empfangene ZUGFeRD-Datei unverändert auf, denn sie enthält beide Teile. Ein Ausdruck oder eine Bilddatei ohne XML reicht nicht.
Darf ich eine XRechnung als PDF speichern und das XML löschen?
Nein. Eingehende elektronische Belege müssen im empfangenen Format aufbewahrt werden, bei einer XRechnung also als XML. Eine PDF- oder TIFF-Kopie dürfen Sie zusätzlich anlegen, sie darf das XML aber nicht ersetzen. Auch umsatzsteuerlich muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Die Daten müssen für die Betriebsprüfung maschinell auswertbar bleiben.
Ist das E-Mail-Postfach als Archiv für E-Rechnungen ausreichend?
Für den Empfang ja, als Archiv in der Regel nicht. Nachrichten lassen sich löschen oder verschieben, Postfächer haben Löschroutinen, und die Verbindung zur Buchung fehlt. Speichern Sie die XML-Anhänge zeitnah in einem Archiv mit Index und Zugriffsschutz. Dient die E-Mail nur als Transportmittel ohne weitere steuerrelevante Angaben, muss sie selbst nicht aufbewahrt werden.
Was bedeutet „revisionssicher archivieren“ bei E-Rechnungen?
„Revisionssicher“ ist kein Gesetzesbegriff, sondern ein Begriff aus der Praxis. Gemeint ist ein Archiv, das die GoBD-Anforderungen erfüllt: Belege sind unveränderbar, vollständig, geordnet auffindbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar, und Änderungen werden protokolliert. Kein Programm macht Sie allein dadurch konform; entscheidend ist, wie Sie es einsetzen und in der Verfahrensdokumentation beschreiben.
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen archivieren?
Ja. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, auch wenn sie selbst keine ausstellen müssen (§ 34a UStDV). § 14b UStG verpflichtet jeden Unternehmer, ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Für eingehende E-Rechnungen gilt deshalb dasselbe wie für andere Unternehmen: XML aufbewahren, unverändert und auffindbar.