ZUGFeRD-Rechnung: Format, Profile und Versionen erklärt

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei im Format UN/CEFACT CII eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungssoftware verarbeitet die XML. Ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD als E-Rechnung nach § 14 UStG, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) (öffnet in neuem Tab), eine unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gegründete Plattform von Verwaltung, Wirtschaft und Verbänden. Technische Grundlage sind die europäische Norm EN 16931, die Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice und die Archivnorm ISO 19005-3, besser bekannt als PDF/A-3.

Das Besondere ist die Hybridform. Eine einzige Datei enthält zwei Rechnungsteile. Der Bildteil ist ein gewöhnliches, druckbares PDF. Der strukturierte Teil ist eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten, gegliedert nach den Business Terms (BT) der EN 16931. Wer keine E-Rechnungssoftware hat, öffnet die Datei in jedem PDF-Reader. Wer eine hat, liest die XML automatisch ein und bucht ohne Abtippen.

Seit Version 2.0 ist ZUGFeRD technisch mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Mehr dazu weiter unten.

Wie ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut?

PDF/A-3 ist die erste PDF/A-Stufe, die das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt. ZUGFeRD nutzt das für die Rechnungs-XML. Damit Software die eingebettete Datei als Rechnung erkennt, gibt die Spezifikation feste Bausteine vor:

In ZUGFeRD 2.0 hieß die eingebettete Datei noch zugferd-invoice.xml. Seit Version 2.1 lautet der Name für die Profile MINIMUM bis EXTENDED einheitlich factur-x.xml.

Im XML steht das Profil zusätzlich in BT-24 (Specification identifier), in CII unter rsm:ExchangedDocumentContext/ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID. Für das Profil EN 16931 lautet der Wert urn:cen.eu:en16931:2017. Metadaten und BT-24 müssen dasselbe Profil nennen, sonst melden Prüfprogramme einen Fehler.

Welcher Teil gilt: PDF oder XML?

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) beantwortet die Frage eindeutig. Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die XML-Daten vor. Der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, etwa einen anderen Umsatzsteuerbetrag, kann er nach Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE eine weitere, sonstige Rechnung darstellen. Dann ist § 14c UStG (unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) zu prüfen. Geringfügige technische Abweichungen wie Rundungsdifferenzen oder eine aus Platzgründen verkürzte Leistungsbeschreibung beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Für die Rechnungsprüfung heißt das: Maßgeblich ist die XML, nicht das PDF.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD 2.x kennt sechs Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten die XML enthält. Nicht jedes Profil erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Die Einordnung stammt aus dem BMF-Schreiben: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 fällt unter die zulässigen E-Rechnungsformate, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Diese beiden Profile enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und dienen eher als Buchungshilfe.

Welches Profil sollten Sie wählen?

• EN 16931 ist für inländische B2B-Rechnungen die übliche Wahl. Es deckt alle Pflichtfelder ab und wird von gängiger Eingangssoftware verarbeitet.
• BASIC reicht für einfache Rechnungen, bietet aber weniger Felder, zum Beispiel für Rabatte auf Positionsebene.
• EXTENDED lohnt sich nur, wenn Ihr Kunde Angaben verlangt, die EN 16931 nicht vorsieht. Seit Version 2.5 enthält EXTENDED neue Elemente aus der überarbeiteten EN 16931-1.
• XRECHNUNG wählen Sie, wenn der Empfänger eine XRechnung verlangt, typischerweise eine Behörde. Dann gelten zusätzlich die Regeln der KoSIT, etwa BR-DE-15 zur Käuferreferenz BT-10.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 04.08.2026. Die Fassung entspricht Factur-X 1.09.2 und bereinigt vor allem Inkonsistenzen der Version 2.5, die FeRD am 10.06.2026 zusammen mit Factur-X 1.09 herausgegeben hatte. Die nächste Version ist laut FeRD für Herbst 2026 angekündigt, unter anderem mit Unterstützung für Bruttorechnungen.

Das Umsatzsteuerrecht schreibt keine bestimmte 2.x-Version vor. Eine Rechnung im Profil EN 16931 nach ZUGFeRD 2.2 bleibt eine gültige E-Rechnung. FeRD veröffentlicht neue Fassungen aber im Takt der halbjährlichen Aktualisierung der Codelisten zur EN 16931. Ein veraltetes Rechnungsprogramm kann deshalb Codes verwenden, die ein aktueller Validator beanstandet. Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand.

Wer noch Rechnungen nach ZUGFeRD 1.0 erzeugt, stellt rechtlich sonstige Rechnungen aus. Das funktioniert nur, solange die Übergangsregeln gelten. Spätestens mit Beginn Ihrer Ausstellungspflicht brauchen Sie ein Format ab Version 2.0.1.

Ist ZUGFeRD Pflicht?

Nein. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern Eigenschaften. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und entspricht der EN 16931. Alternativ ist ein vereinbartes Format wie EDI zulässig, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlaubt. ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllt die Anforderungen, ebenso XRechnung und andere EN-16931-Formate. Welches zulässige Format Sie verwenden, ist nach dem BMF eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien.

Pflicht ist dagegen die E-Rechnung selbst, und zwar im inländischen B2B-Geschäft:

Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Den vollständigen Überblick mit Sonderfällen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Für den Empfang bedeutet das: Ihr Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ohne Ihre Zustimmung schicken. Auch wenn Sie nur das PDF ansehen, bleibt sie eine E-Rechnung. Aufbewahren müssen Sie die XML.

Können Sie ZUGFeRD an Behörden senden?

Nur eingeschränkt. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung in der gültigen Fassung zu verwenden. Andere Standards sind zulässig, wenn sie der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Plattform entsprechen. Die FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) nennen ausdrücklich ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: Angenommen wird es nur als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat.

Praktisch laden Sie also nicht das ZUGFeRD-PDF hoch, sondern die eingebettete xrechnung.xml. Zentrale Plattform des Bundes ist die OZG-RE; die frühere ZRE ist am 19.09.2025 in der OZG-RE aufgegangen. In BT-10 (ram:BuyerReference) gehört die Leitweg-ID des Auftraggebers. Länder und Kommunen betreiben eigene Portale mit eigenen Regeln, fragen Sie im Zweifel die zuständige Rechnungsstelle. Wie XRechnung aufgebaut ist, erklärt unser Leitfaden zur XRechnung.

Wie öffnen und lesen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung?

Den Bildteil zeigt jeder PDF-Reader an. Die XML sehen Sie dort meist nur im Anhangsbereich, oft hinter einem Büroklammer-Symbol, und dann als unformatierten Quelltext. Lesbar wird sie in zwei Schritten:

1. Laden Sie das PDF in unser Werkzeug zum ZUGFeRD auslesen. Es findet die eingebettete Rechnungs-XML und zeigt den Dateinamen, weitere Anhänge sowie eine Übersicht mit Rechnungsnummer, Datum, Parteien, USt-IdNr., Beträgen und Positionen. Die Verarbeitung läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
2. Öffnen Sie die extrahierte XML im XRechnung Viewer. Er stellt CII und UBL als lesbare Rechnung dar und prüft die Datei mit den offiziellen Regeln der KoSIT. Meldungen mit dem Präfix BR-DE betreffen nur das Profil XRECHNUNG. Bei EN 16931 oder EXTENDED zählen die Regeln der EN 16931.

Wie Sie PDF/A-3, Metadaten und XML vollständig prüfen, zeigt unsere Anleitung ZUGFeRD validieren.

Wie erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Datei lässt sich nicht sinnvoll von Hand bauen. Wer ein PDF druckt und eine XML anhängt, erhält weder PDF/A-3 noch die vorgeschriebenen Metadaten. Drei Wege sind üblich:

• Ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit ZUGFeRD-Export. Prüfen Sie in den Einstellungen die Version (mindestens 2.0.1, besser aktuell) und das Profil (EN 16931 oder höher).
• Unser Generator: Damit können Sie ZUGFeRD erstellen, online und ohne Installation. Er erzeugt ein PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml oder alternativ eine XRechnung im UBL-Format.
• Programmbibliotheken für Entwickler, etwa das quelloffene Mustang-Projekt (Java), das ZUGFeRD-Dateien erzeugt, liest und validiert.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im XML stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen Sie beifügen; wie das technisch funktioniert, beschreibt der Beitrag zu Anhängen in E-Rechnungen. Die Pflichtangaben selbst gehen Sie vor dem Versand mit unserem Rechnungs-Checker durch.

Wie archivieren Sie ZUGFeRD-Rechnungen?

Nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) genügt es bei E-Rechnungen, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Die XML darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen, etwa wenn das PDF in TIFF umgewandelt und das Original gelöscht wird.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO) und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Am einfachsten bewahren Sie die vollständige ZUGFeRD-Datei unverändert so auf, wie sie eingegangen ist. Damit sind XML und PDF gesichert. Anforderungen an Unveränderbarkeit, Auswertbarkeit und geeignete Systeme erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

ZUGFeRD und Factur-X: Was ist der Unterschied?

Factur-X ist der französische Name desselben Standards, den FeRD gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE pflegt. Die Versionen laufen parallel: ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09, ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2. Die eingebettete Datei heißt in beiden Fällen factur-x.xml. Unterschiede betreffen vor allem die nationale Verwendung, etwa das deutsche Profil XRECHNUNG. Eine Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich ZUGFeRD vs. Factur-X.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei in UBL oder CII mit deutschen Zusatzregeln und ohne Bildteil; gegenüber Behörden ist sie der Standard. ZUGFeRD bündelt XML und PDF in einer Datei und ist im B2B-Geschäft verbreitet, weil Empfänger ohne E-Rechnungssoftware die Rechnung trotzdem lesen können. Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Entscheidungshilfe finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Weitere Beiträge zu Profilen, Prüfung und Praxis finden Sie in der Kategorie ZUGFeRD.