ZUGFeRD-Rechnung öffnen: PDF lesen und XML sichtbar machen

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie in drei Ebenen: Das PDF zeigt jeder PDF-Reader an, die eingebettete XML-Datei liegt als Dateianhang im PDF, und deren Inhalt machen Sie mit einem Extraktor oder einem E-Rechnungsprogramm lesbar. Maßgeblich ist laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 die XML, nicht das Bild der Rechnung.

Die Anleitung richtet sich an alle, die ZUGFeRD-Rechnungen empfangen: Buchhaltung, Selbstständige und Steuerkanzleien. Danach wissen Sie, wo die XML steckt, wie Sie sie herausholen, welche Zeilen Sie lesen müssen und woran Sie eine falsche oder unvollständige Datei erkennen. Grundlagen zum Format selbst finden Sie im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung: Format, Profile und Versionen.

Welche drei Ebenen hat eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten im Format UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) eingebettet ist. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt das PDF als Sichtkomponente und die XML als „inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung“. Wer eine solche Datei öffnet, sieht also immer nur einen Teil.

Der Name des Anhangs verrät die Generation der Datei:

• factur-x.xml: ZUGFeRD ab Version 2.1 in den Profilen MINIMUM bis EXTENDED;
• xrechnung.xml: Profil XRECHNUNG;
• zugferd-invoice.xml: ZUGFeRD 2.0;
• ZUGFeRD-invoice.xml: ZUGFeRD 1.0, das nicht als E-Rechnung gilt.

Warum reicht das PDF nicht?

Bis Ende 2024 ging bei einer Abweichung zwischen Bild und Daten der Bildteil vor. Mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das umgekehrt. Die ZUGFeRD-FAQ des FeRD (öffnet in neuem Tab) fassen es so zusammen: „Der strukturierte Teil (XML) ist führend!“ Das entspricht dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025, nach dem bei hybriden E-Rechnungen die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil bilden.

Für den Rechnungseingang heißt das: Wer nur das PDF prüft, prüft die falsche Rechnung. Eine geänderte Bankverbindung oder ein anderer Steuerbetrag in der XML fällt im PDF nicht auf. Das FeRD empfiehlt Rechnungsempfängern deshalb ausdrücklich, „den übermittelten XML-Teil zu visualisieren, validieren und zu verarbeiten“ und Abweichungen mit dem Aussteller zu klären.

Was Sie zum Öffnen brauchen

• Die ZUGFeRD-Datei im Original, so wie sie per E-Mail oder Portal angekommen ist. Eine ausgedruckte und neu eingescannte Rechnung enthält keine XML mehr.
• Einen PDF-Reader für die Sichtprüfung.
• Ein Werkzeug, das eingebettete Dateien ausliest, zum Beispiel unseren Extraktor zum ZUGFeRD auslesen.
• Optional einen Validator, der die XML gegen die Regeln der EN 16931 prüft.

ZUGFeRD-Rechnung öffnen: Schritt für Schritt

1. PDF ansehen. Öffnen Sie die Datei in Ihrem PDF-Reader und notieren Sie Rechnungsnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Ergebnis: Sie kennen den Sichtteil.
2. Anhänge prüfen. Öffnen Sie die Anhangs- oder Büroklammer-Leiste Ihres Readers. Viele Reader listen dort eingebettete Dateien auf. Ergebnis: Sie sehen eine Datei wie factur-x.xml. Zeigt der Reader keine Anhänge an, gehen Sie direkt zu Schritt 3.
3. XML herauslösen. Ziehen Sie die PDF in den Extraktor. Er listet alle Anhänge, wählt die Rechnungs-XML anhand von Dateiname und Inhalt aus und zeigt sie formatiert an. Ergebnis: Meldung „E-Rechnungs-XML gefunden“ mit dem Namen des Anhangs.
4. Profil lesen. Suchen Sie in der XML das Element ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID. Das ist BT-24, die Kennung des Profils. Ergebnis: Sie wissen, ob die Datei eine E-Rechnung ist (siehe Tabelle unten).
5. Daten abgleichen. Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus Schritt 1 mit der XML. Ergebnis: Beide Teile stimmen überein, oder Sie haben eine Abweichung gefunden, die Sie mit dem Lieferanten klären.
6. XML ablegen. Speichern Sie die Originaldatei unverändert. Wenn Ihr Buchhaltungsprogramm nur XML annimmt, laden Sie zusätzlich die extrahierte XML hoch.

Beispiel: Was steht in der XML?

So sieht der Kern einer ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 aus. Das Beispiel ist gekürzt und verwendet fiktive Daten.

<rsm:CrossIndustryInvoice
    xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
    xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
    xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2026-0042</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20261015</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <!-- Positionen, Verkäufer, Käufer und Lieferung gekürzt -->
    <ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
      <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
        <ram:TaxBasisTotalAmount>1000.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
        <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">190.00</ram:TaxTotalAmount>
        <ram:GrandTotalAmount>1190.00</ram:GrandTotalAmount>
        <ram:DuePayableAmount>1190.00</ram:DuePayableAmount>
      </ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
    </ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Die Zeilen, die Sie beim Öffnen tatsächlich lesen müssen:

Verkäufer (BT-27) und Käufer (BT-44) stehen unter ram:ApplicableHeaderTradeAgreement in ram:SellerTradeParty und ram:BuyerTradeParty. Die Positionen folgen als ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem. Wer tiefer in die Feldstruktur einsteigen will, findet im Beitrag E-Rechnung Beispiel eine komplette Rechnung Zeile für Zeile erklärt.

Ist die geöffnete Datei eine E-Rechnung?

Das entscheidet das Profil in BT-24. Das BMF erkennt ZUGFeRD nach dem Zitat in den FeRD-FAQ „ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ als zulässiges E-Rechnungsformat an.

Steht im Wurzelelement rsm:CrossIndustryDocument statt rsm:CrossIndustryInvoice, handelt es sich um ZUGFeRD 1.0. Die Unterschiede der Profile erklärt der Beitrag ZUGFeRD-Profile und -Versionen ausführlich, die Abgrenzung zu Frankreich die Seite ZUGFeRD und Factur-X.

Kann DATEV ZUGFeRD lesen?

Ja. Im DATEV-Leitfaden zur E-Rechnung (Stand 06/2026) ist ZUGFeRD bei allen Eingangswegen von DATEV Unternehmen online eingezeichnet, auch bei Upload Mail. Reine XML-Dateien gehören dagegen in Upload online oder den Belegtransfer. Welcher Weg wofür passt, steht in unserem Beitrag DATEV und E-Rechnung.

Häufige Fehler beim Öffnen

Zusätzliche Anhänge sind übrigens zulässig. Laut FeRD-FAQ dürfen rechnungsbegründende Unterlagen in den Profilen EN 16931 und EXTENDED Base64-codiert in der XML stecken und in allen Profilen als weiterer Anhang im PDF.

So öffnen und prüfen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit docutools.pro

1. Öffnen Sie den ZUGFeRD-Extraktor und klicken Sie auf „PDF auswählen“ oder ziehen Sie die Datei in das Feld. Die PDF wird in Ihrem Browser verarbeitet und verlässt Ihren Rechner nicht.
2. Lesen Sie den Reiter „Rechnungsübersicht“: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, USt-IdNrn., Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie die Positionen. Darunter listet der Extraktor „Weitere Anhänge in dieser PDF“.
3. Wechseln Sie zum Reiter „XML-Quelltext“, um BT-24 und die übrigen Felder im Original zu sehen. Mit „XML herunterladen“ speichern Sie die Datei, mit „XML kopieren“ übernehmen Sie den Text.
4. Laden Sie die XML im ZUGFeRD-Viewer und Validator hoch. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ läuft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31): Für das Profil EN 16931 gelten die Regeln der EN 16931, für das Profil XRECHNUNG zusätzlich die deutschen BR-DE-Regeln. Dateien in BASIC oder EXTENDED weist der Viewer ab, weil die Konfiguration dafür kein Prüfszenario enthält.

Kostenlos verarbeiten Sie im Extraktor eine PDF nach der anderen. Mehrere PDFs auf einmal und „Alle als ZIP herunterladen“ sind Pro-Funktionen; im Viewer sind ohne Konto zwei Uploads pro Tag bis 500 KB möglich (Details unter Pro-Tarif). Der Extraktor prüft weder PDF/A noch die Geschäftsregeln. Wie Sie das vollständig erledigen, beschreibt der Beitrag ZUGFeRD validieren.

Checks nach dem Öffnen

• Der Anhang heißt factur-x.xml, xrechnung.xml oder zugferd-invoice.xml und beginnt mit rsm:CrossIndustryInvoice.
• BT-24 nennt BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG.
• Rechnungsnummer, Datum und Beträge im PDF stimmen mit BT-1, BT-2 und BT-109 bis BT-115 überein.
• Die Originaldatei ist unverändert archiviert.

Weitere Anleitungen zu hybriden Rechnungen finden Sie in unserer Übersicht zu ZUGFeRD.

Quellen

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD/Factur-X, Standardbeschreibung und Infopaket 2.5.2 (öffnet in neuem Tab)
• FeRD: ZUGFeRD/Factur-X FAQs (öffnet in neuem Tab) (führender XML-Teil, Profile, Zitat aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025)
• FeRD: ZUGFeRD-Beispielrechnungen (öffnet in neuem Tab)
• DATEV eG: Leitfaden „So gelingt die Einführung der E-Rechnung“, Stand 06/2026 (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.