DATEV und E-Rechnung: Empfangen, prüfen und buchen

DATEV verarbeitet E-Rechnungen über DATEV Unternehmen online: XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien gelangen per DATEV Upload online, DATEV Belegtransfer oder das DATEV E-Rechnungspostfach in Belege online, ZUGFeRD zusätzlich per Upload Mail. Dort werden sie freigegeben, archiviert und an die Buchführung übergeben. Für die DATEV E-Rechnung gilt: Führend sind die XML-Daten, nicht das PDF-Bild.

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen und Kanzleien, die mit DATEV arbeiten und eingehende E-Rechnungen sauber in den Buchungsprozess bringen wollen. Alle DATEV-Angaben stammen aus DATEV-eigenen Dokumenten, vor allem dem Leitfaden „So gelingt die Einführung der E-Rechnung“ mit Stand 06/2026.

Was unterstützt DATEV bei der E-Rechnung heute?

DATEV verteilt die E-Rechnung auf mehrere Produkte. Die folgende Übersicht fasst zusammen, was DATEV in seinen eigenen Unterlagen beschreibt (Stand: Leitfaden 06/2026, Produkt-Onepager vom 17.11.2025, Produktseiten auf datev.de im Oktober 2026).

Der wichtigste Praxispunkt steckt in der zweiten Zeile: In der Übersichtsgrafik des DATEV-Leitfadens ist der Weg über DATEV Upload Mail nur mit „ZUGFeRD“ und „sonstige Formate“ beschriftet. XRechnung taucht dort beim Weg über Upload online bzw. Belegtransfer und beim E-Rechnungspostfach auf. Wer eine reine XML-Rechnung per Upload Mail weiterleitet, sollte also nicht davon ausgehen, dass sie korrekt ankommt.

Wie kommen E-Rechnungen in DATEV Unternehmen online?

DATEV beschreibt zwei Wege: manuell bereitstellen oder den Eingang über das E-Rechnungspostfach automatisieren.

Manuell bereitstellen

So sieht der Ablauf nach der DATEV-Produktseite „E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten“ aus:

1. Bereitstellen: Per E-Mail eingegangene E-Rechnungen über DATEV Upload Mail (ZUGFeRD) oder DATEV Upload online (auch XRechnung) in DATEV Unternehmen online übertragen.
2. Optional prüfen und freigeben: Mit DATEV Belegfreigabe online oder Belegfreigabe online comfort.
3. Archivieren: Nach der Freigabe wird die E-Rechnung in Belege online gespeichert und archiviert.
4. Übergeben: Die E-Rechnung geht an die interne Finanzbuchführung oder an die Steuerberatungskanzlei.

Automatisch über das DATEV E-Rechnungspostfach

Das E-Rechnungspostfach liegt auf der DATEV E-Rechnungsplattform. Laut Leitfaden registrieren Sie sich auf der Plattform, aktivieren das Postfach und verknüpfen es mit DATEV Unternehmen online. Eingehende E-Rechnungen kommen dann über angebundene Netzwerke oder per E-Mail-Weiterleitung und landen automatisch in Belege online.

Mit der Aktivierung erhalten Sie automatisch eine TRAFFIQX-ID und eine Peppol-ID. Laut DATEV ist TRAFFIQX im Inland das primäre Netzwerk für XRechnung- und ZUGFeRD-Formate, Peppol wird für den Austausch mit Behörden genutzt und transportiert dort nur XRechnung-Formate. DATEV gibt außerdem an, dass Rechnungen im Netzwerk vor dem Versand auf Validität geprüft und eingehende Rechnungen auf Viren geprüft werden. Laut Onepager können XRechnung- und ZUGFeRD-Daten im E-Rechnungspostfach visualisiert werden. Archiviert wird laut DATEV in Belege online, nicht im Postfach selbst.

Kann DATEV ZUGFeRD lesen?

Ja. ZUGFeRD steht im DATEV-Leitfaden bei jedem Eingangsweg, auch bei Upload Mail. DATEV schreibt, dass „Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen“ die EN 16931 erfüllen. Zu ZUGFeRD 1.0 und zu den Profilen MINIMUM oder BASIC WL trifft der Leitfaden keine Aussage. Diese beiden Profile gelten nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ohnehin nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Bei einer ZUGFeRD-Datei stecken zwei Ebenen in einer PDF/A-3: das Belegbild und die eingebettete XML. Welche Ebene zählt, regelt das BMF, nicht die Software.

Belegbild oder strukturierte Daten: was zählt in DATEV?

Nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 bilden bei einem hybriden Format die strukturierten Daten den führenden Teil. Weichen Bild und XML voneinander ab, gehen die XML-Daten vor. Eine reine PDF-Datei ist nach § 14 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) eine sonstige Rechnung, weil sie nicht „in einem strukturierten elektronischen Format“ vorliegt.

Für die Buchung heißt das: Wenn Sie in Belegfreigabe online nur das Bild ansehen, prüfen Sie den nachrangigen Teil. Ein Abgleich mit den XML-Daten deckt Abweichungen auf, die das Bild verbirgt. Wie Sie beide Teile aufbewahren, beschreibt der Beitrag E-Rechnung archivieren nach GoBD.

Beispiel: Eine XRechnung von der E-Mail bis zur Buchung

Die fiktive Muster GmbH erhält am 1. Oktober 2026 von der Beispiel AG die Rechnung RE-2026-0042 als XML-Anhang einer E-Mail. Die Muster GmbH nutzt DATEV Unternehmen online, das E-Rechnungspostfach ist noch nicht aktiviert.

Schritt 2 ist der Punkt, an dem eine fehlerhafte Rechnung am billigsten auffällt. Fehlt etwa die Käuferreferenz oder stimmen die Summen nicht, können Sie den Lieferanten sofort um Korrektur bitten, bevor der Beleg in Freigabe und Buchung wandert. Welche Fehlertexte dabei auftauchen und wie Sie sie lesen, erklärt der Beitrag zu XRechnung-Fehlern.

Wie erstellen Sie E-Rechnungen mit DATEV?

Für den Rechnungsausgang nennt DATEV DATEV Auftragswesen next in Verbindung mit DATEV Unternehmen online. Der Ablauf laut DATEV: Stammdaten einrichten, Verkaufsbeleg erstellen und daraus die E-Rechnung erzeugen, versenden, archivieren und für die Buchführung bereitstellen. Laut Leitfaden unterstützen auch alle DATEV Mittelstand-Programme die Erstellung von E-Rechnungen, nachdem die E-Rechnung im enthaltenen Auftragswesen aktiviert wurde.

Für den Versand über TRAFFIQX tragen Sie die TRAFFIQX-ID Ihres Kunden in DATEV Auftragswesen next ein. Über das E-Rechnungspostfach versendet DATEV laut Leitfaden ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS Billing, per TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail. Wer ab dem 1. Januar 2027 ausstellen muss, steht im Beitrag zur E-Rechnung 2027.

Wo liegen die Grenzen, und wie helfen Sie sich?

Wie sich Software-gestützte und manuelle Rechnungsstellung allgemein unterscheiden, zeigt unser Vergleich DATEV vs. manuelle Rechnungsstellung.

Was leistet der DATEV-CSV-Export im XRechnung Viewer?

Der XRechnung Viewer bietet im Pro-Tarif einen Button „DATEV CSV“. Er erzeugt eine semikolongetrennte CSV-Datei mit UTF-8-BOM und genau diesen 12 Spalten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer, Verkäufer USt-ID, Käufer, Käufer USt-ID, Position, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag, USt-Betrag, Bruttobetrag. Jede Rechnungsposition wird eine Zeile.

Das ist eine Liste von Rechnungsdaten, kein DATEV-Buchungsstapel. Das DATEV-Format für Buchungsstapel ist eine CSV-Datei mit dem Dateipräfix EXTF_ und einer eigenen Kopfzeile mit Metadaten, beschrieben im DATEV Developer Portal (öffnet in neuem Tab). Unsere Datei enthält weder Kopfzeile noch Gegenkonto noch BU-Schlüssel. Sinnvoll ist sie als Prüfliste für die Kanzlei, für Excel-Auswertungen oder als Grundlage für ein eigenes Import-Mapping.

So prüfen Sie eine E-Rechnung vor dem DATEV-Upload mit docutools.pro

1. XML bereitlegen: Bei einer XRechnung ist das die Datei selbst. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie den ZUGFeRD-Extraktor, klicken auf „PDF auswählen“ und dann auf „XML herunterladen“. Der Extraktor läuft im Browser, die PDF verlässt Ihren Rechner nicht.
2. Prüfung starten: Öffnen Sie den XRechnung Validator und laden Sie die XML hoch. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31).
3. Ergebnis lesen: Sie sehen „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“ mit der Liste der Regelverstöße und darunter die Tabelle „Extrahierte Daten“ mit Rechnungsnummer, Parteien, Beträgen und Positionen. Diese Werte vergleichen Sie mit dem Belegbild.
4. Bei Fehlern reagieren: Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung, statt die fehlerhafte Datei in DATEV zu buchen.
5. Optional exportieren (Pro): Mit „DATEV CSV“ erhalten Sie die 12-Spalten-Liste für die Kanzlei; im Stapelmodus fasst „Alle als CSV exportieren“ mehrere Rechnungen in einer Datei zusammen.
6. Hochladen: Die geprüfte XML laden Sie über DATEV Upload online oder Belegtransfer hoch.

Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB je Datei. Unbegrenzte Prüfungen und den CSV-Export gibt es im Pro-Tarif. Wenn Sie selbst Rechnungen schreiben und noch keine DATEV-Rechnungsschreibung nutzen, können Sie mit dem E-Rechnungs-Generator eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF ohne Konto erstellen. Weitere Beiträge finden Sie unter Rechnungsstellung in der Praxis.

Quellen

• DATEV eG: Leitfaden „So gelingt die Einführung der E-Rechnung“, Stand 06/2026 (öffnet in neuem Tab)
• DATEV eG: E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten (öffnet in neuem Tab)
• DATEV eG: Onepager DATEV E-Rechnungsplattform für Unternehmen, 17.11.2025 (öffnet in neuem Tab)
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (öffnet in neuem Tab) auf Gesetze im Internet

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.