E-Rechnung 2027: Wer ab Januar E-Rechnungen ausstellen muss

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, für Leistungen an inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf für Leistungen aus 2027 weiter Papier- oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen nutzen. Rechtsgrundlage der E-Rechnung 2027 ist § 27 Abs. 38 UStG.

Betroffen sind vor allem mittelständische Betriebe nahe an der Grenze, die bis Dezember wissen müssen, ob sie umstellen. Den vollständigen Zeitplan mit allen dauerhaften Ausnahmen erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht. Hier geht es nur um das Jahr 2027: den Wortlaut der Übergangsregel, die Berechnung der Grenze und ein Prüfschema.

Was ändert sich am 1. Januar 2027?

Seit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024) verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine E-Rechnung, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. § 27 Abs. 38 UStG schiebt diese Pflicht in zwei Stufen auf. Die erste Stufe gilt für alle Unternehmen und endet mit dem 31. Dezember 2026. Für Leistungen ab 2027 bleibt nur noch Nr. 2 der Vorschrift:

„Abweichend von § 14 Absatz 1 und 2 kann eine Rechnung […] bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“

Aus diesem Satz folgen drei Regeln, die in vielen Zusammenfassungen fehlen:

1. Die Grenze gilt für den Rechnungssteller. Der Umsatz des Kunden ist egal.
2. Maßgeblich ist das Kalenderjahr 2026, nicht das laufende Jahr 2027.
3. Die Erleichterung hängt am Leistungsjahr 2027. Eine Leistung aus 2026 fällt nicht darunter.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 22. Juni 2026 gefordert, die Stufe 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Das Gesetz wurde bisher nicht geändert: § 27 Abs. 38 UStG gilt am 28. September 2026 in der zitierten Fassung.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Die folgende Tabelle ordnet die Regel nach Zielgruppen. Sie betrifft nur Leistungen an Unternehmer, die im Inland ansässig sind und die Leistung für ihr Unternehmen beziehen.

Die Gutschrift-Regel wird oft übersehen. Rechnet ein Handelsunternehmen die Provisionen seiner Handelsvertreter per Gutschrift ab, prüft es die Grenze anhand des eigenen Gesamtumsatzes. Liegt dieser 2026 über 800.000 Euro, müssen die Gutschriften ab 2027 E-Rechnungen sein, auch wenn jeder einzelne Handelsvertreter weit darunter liegt. Stellt ein externer Dienstleister die Rechnung im Auftrag aus, zählt der Umsatz des Auftraggebers.

Muss ich 2027 umstellen? Das Prüfschema

Gehen Sie die Fragen der Reihe nach für jede Kundengruppe durch. Die erste Antwort, die zu einem Ergebnis führt, gilt.

1. Ist der Kunde ein im Inland ansässiger Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, und sind Sie selbst im Inland ansässig? Nein: keine E-Rechnungspflicht, zum Beispiel bei Privatkunden oder Kunden im Ausland. Ja: weiter mit Frage 2.
2. Greift eine dauerhafte Ausnahme? Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweis (§ 34 UStDV), Rechnung eines Kleinunternehmers (§ 34a UStDV) oder ein nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreier Umsatz, für den nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG keine Rechnungspflicht besteht. Ja: sonstige Rechnung zulässig. Nein: weiter mit Frage 3.
3. Wann haben Sie die Leistung ausgeführt? Vor dem 1. Januar 2027: sonstige Rechnung nur bei Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026, danach E-Rechnung. In 2027: weiter mit Frage 4.
4. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro? Ja: Papier, oder PDF mit Zustimmung, bis zum 31. Dezember 2027 zulässig. Nein: weiter mit Frage 5.
5. Rechnen Sie mit diesem Kunden per EDI ab? Ja: EDI mit Zustimmung bis Ende 2027 zulässig. Nein: E-Rechnung ab dem 1. Januar 2027.

Ob Sie als Kleinunternehmer ganz aus der Pflicht fallen, zeigt der Rechner zur Kleinunternehmer-Grenze. Er prüft die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro, die 800.000-Euro-Grenze berechnet er nicht.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Gemeint ist nicht der Umsatz aus der Gewinn- und Verlustrechnung, sondern der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Daraus ergeben sich fünf Rechenregeln:

• Gerechnet wird netto, denn das Entgelt enthält keine Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).
• Es zählt der Zahlungseingang im Jahr 2026, nicht das Rechnungsdatum.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b und Nr. 11 bis 29 UStG werden abgezogen, etwa die Wohnraumvermietung (Nr. 12) oder Heilbehandlungen (Nr. 14). Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis h, Nr. 9 Buchst. a und Nr. 10 werden nur abgezogen, wenn sie Hilfsumsätze sind.
• Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz.
• Steuerfreie Ausfuhr- und innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1 UStG) zählen mit, weil § 19 Abs. 2 UStG sie nicht abzieht.

Beispiel 1: Tischlerei mit Fahrzeugverkauf

Die Muster Tischlerei GmbH hat 2026 Rechnungen über 825.000 Euro netto geschrieben.

Die Tischlerei liegt unter der Grenze und darf 2027 noch sonstige Rechnungen stellen. Die Dezember-Rechnung selbst durfte mit Zustimmung des Kunden ein PDF sein, weil Leistung und Übermittlung in 2026 liegen.

Beispiel 2: Großhandel mit Wohnungsvermietung

Die Beispiel GmbH weist 2026 Umsatzerlöse von 860.000 Euro aus.

Auch hier gilt 2027 die Übergangsregel. Die Mieter und der Schweizer Kunde brauchen ohnehin keine E-Rechnung: Die Mieter sind Privatpersonen, der Kunde ist nicht im Inland ansässig.

Beispiel 3: Organschaft über der Grenze

Die Muster Holding GmbH ist Organträgerin der Muster Service GmbH.

Jede Gesellschaft liegt für sich unter 800.000 Euro, der Organkreis darüber. Beide müssen deshalb ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Belege für Innenumsätze sind nach Abschnitt 14.1 Abs. 1 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 keine Rechnungen, sondern interne Buchungsbelege. Für sie gilt die E-Rechnungspflicht nicht.

Was bleibt 2027 gleich?

• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt.
• Zulässig sind weiterhin XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Welches Format zu Ihren Kunden passt, zeigt unser Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben auch 2027 und 2028 sonstige Rechnungen.
• Für Privatkunden und Kunden im Ausland gibt es keine E-Rechnungspflicht.

Branchenfragen beantworten unsere Beiträge zur E-Rechnung im Handwerk und zur E-Rechnung für Freiberufler.

Zeitleiste: Welche Rechnung für welche Leistung?

Die zweite Zeile überrascht viele. Nr. 1 der Übergangsregel erlaubt eine sonstige Rechnung für Leistungen aus 2026 nur bis zum 31. Dezember 2026, Nr. 2 gilt nur für Leistungen aus 2027. Eine Dezember-Leistung, die Sie erst im Januar abrechnen, erfasst keine der beiden Regeln, auch nicht bei einem Umsatz unter 800.000 Euro. Rechnen Sie Dezember-Leistungen deshalb noch im Dezember ab oder stellen Sie gleich eine E-Rechnung aus.

Was sollten Sie bis Ende 2026 erledigen?

1. Schätzen Sie den Gesamtumsatz 2026. Nutzen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen bis September und rechnen Sie nach den Regeln oben. Ob Sie unter der Grenze liegen, steht erst nach dem 31. Dezember fest. Wer knapp darunter liegt, bereitet sich trotzdem vor.
2. Rechnen Sie bei einer Organschaft die Außenumsätze aller Gesellschaften zusammen.
3. Filtern Sie Ihre Kundenliste nach inländischen Geschäftskunden, Privatkunden, Auslandskunden und Behörden.
4. Rechnen Sie Leistungen aus dem Dezember 2026 bis zum 31. Dezember ab oder stellen Sie dafür E-Rechnungen aus.
5. Prüfen Sie Ihre Software: Erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931? Wenn nicht, fragen Sie den Anbieter, ab wann.
6. Halten Sie Zustimmungen fest. Unter der Grenze brauchen PDF-Rechnungen 2027 weiterhin die Zustimmung des Kunden. Sie ist formfrei und kann auch in den AGB stehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63).

Eine Vorlage zum Abhaken bietet unsere Checkliste zur Umstellung auf die E-Rechnung.

So erstellen und prüfen Sie E-Rechnungen mit docutools.pro

Für einzelne Rechnungen und zum Testen reicht der Generator, ein Konto brauchen Sie dafür nicht.

1. Öffnen Sie den Generator, um eine E-Rechnung zu erstellen. Im Schritt „Firmendaten“ tragen Sie Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit sowie Verkäufer- und Käuferdaten ein. Bei Behörden gehört die Leitweg-ID in das Feld „Leitweg-ID / Referenz“.
2. Unter „Positionen“ erfassen Sie Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Pro Rechnung ist ein Umsatzsteuersatz möglich, zum Beispiel 19 % oder „§ 13b Reverse Charge“.
3. Unter „Erstellen & herunterladen“ wählen Sie „ZUGFeRD PDF“ (als „Empfohlen“ markiert), wenn Ihr Kunde weiterhin ein lesbares PDF sehen möchte, oder „XRechnung XML“ für Behördenportale. Die Daten werden dafür an unseren Server übertragen.
4. Kontrollieren Sie die Pflichtangaben: Mit dem Rechnungs-Checker können Sie im Modus „XRechnung/ZUGFeRD XML“ die Pflichtangaben prüfen und dann „XML automatisch prüfen“ klicken. Leistungsdatum, Steuerbefreiungshinweis und Rabatte markiert das Werkzeug immer als fehlend; haken Sie sie von Hand ab. Der Checker läuft im Browser.
5. Die XRechnung-XML können Sie zusätzlich im XRechnung Validator gegen die KoSIT-Regeln prüfen. Die Datei wird dafür an unseren Server übertragen; kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB. Das Ergebnis lautet „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“, jeweils mit der Liste der Fehler und Warnungen.

Der Generator erzeugt nur Rechnungen der Art 380, keine Gutschriften und keine Rechnungen mit mehreren Steuersätzen. Wer ab 2027 viele Rechnungen erstellt, nutzt die CSV-Stapelverarbeitung im Pro-Tarif oder eine Rechnungssoftware. Alle Beiträge zum Thema finden Sie auf der Themenseite E-Rechnungspflicht.

Offene Fragen

• Gründung 2027: Wer 2027 gründet, hatte 2026 keinen Umsatz. Nach dem Wortlaut ist die Bedingung „nicht mehr als 800 000 Euro“ damit erfüllt. Eine ausdrückliche Aussage des BMF dazu enthalten die Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 nicht.
• Prüfung durch den Empfänger: Woran ein Kunde erkennt, ob sein Lieferant unter der Grenze liegt, regeln weder das Gesetz noch die beiden BMF-Schreiben. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und kommt eine sonstige Rechnung, gefährdet das den Vorsteuerabzug des Kunden. Eine schriftliche Erklärung des Lieferanten zu seinem Gesamtumsatz 2026 schafft Klarheit im Einzelfall; eine gesetzliche Grundlage dafür gibt es nicht.
• Verschiebung: Die ZDH-Forderung vom 22. Juni 2026 ist bisher nicht umgesetzt. Maßgeblich bleibt der Gesetzestext.

Quellen

• § 27 UStG, Absatz 38 (Übergangsregel) (öffnet in neuem Tab)
• § 19 UStG, Absatz 2 (Gesamtumsatz) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (E-Rechnung und Rechnungspflicht) (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), das auf die Übergangsregeln im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320, Rn. 62 bis 65) verweist
• Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108 (öffnet in neuem Tab)
• ZDH zur E-Rechnung und zur geforderten Verschiebung (öffnet in neuem Tab)

Stand: September 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.