E-Rechnung im Handwerk: Pflicht, Fristen und Praxis (2026)

Handwerksbetriebe müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen an andere inländische Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen sein, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Das gilt auch für Abschlagsrechnungen und Bauleistungen nach § 13b UStG. Privatkunden sind ausgenommen.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Welche Rechnungen im Handwerk müssen E-Rechnungen sein?

Ob eine E-Rechnung nötig ist, hängt vom Kunden ab, nicht vom Gewerk. Die Pflicht nach § 14 UStG greift, wenn Ihr Betrieb und der Kunde im Inland ansässig sind und die Leistung für das Unternehmen des Kunden erbracht wird. Sie gilt auch für Gutschriften, für Umsätze nach § 13b UStG und für Rechnungen, in denen nur ein Teil der Leistungen steuerpflichtig ist.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. Ein PDF aus der Handwerkersoftware ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Wissen Sie nicht, ob ein Auftraggeber als Unternehmer handelt, fragen Sie nach seiner USt-IdNr. Das BMF beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, wenn Sie das mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten. Handwerker, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind nach § 34a UStDV dauerhaft vom Ausstellen befreit. Einzelheiten dazu stehen in unserem Beitrag zur E-Rechnung für Freiberufler und Kleinunternehmer.

Ab wann müssen Handwerksbetriebe umstellen?

Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG knüpfen an zwei Daten an: an den Zeitpunkt der Leistung und an den Zeitpunkt der Ausstellung.

Eine Papier- oder PDF-Rechnung für eine Leistung aus 2026 muss bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt sein. Rechnen Sie eine Dezember-Leistung erst im Januar 2027 ab, stellen Sie sicherheitshalber eine E-Rechnung aus.

Bei der Grenze zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Ein Betrieb mit 1,2 Mio. € Gesamtumsatz 2026 muss für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden stellen. Ein Betrieb mit 450.000 € darf 2027 weiter Papierrechnungen schreiben oder mit Zustimmung PDF-Rechnungen schicken. Ab 2028 gilt die Pflicht für beide. Die vollständige Zeitleiste steht in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht, weitere Beiträge in der Themenübersicht E-Rechnungspflicht.

Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung in der XRechnung

In älteren Ratgebern steht, für Abschlagsrechnungen gebe es keinen eigenen Rechnungstyp und man müsse 380 verwenden. Das stimmt nicht. Die XRechnung-Geschäftsregel BR-DE-17 sieht eigene Codes für Bauleistungen vor. Die Regel ist als Soll-Regel formuliert, andere Codes führen zu einer Warnung.

Abschlagsrechnungen sind umsatzsteuerlich Rechnungen über Anzahlungen nach § 14 Abs. 5 UStG. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 wendet die Anforderungen an E-Rechnungen ausdrücklich auch auf Anzahlungsrechnungen an.

Schlussrechnung: Abschläge richtig absetzen

In der Schlussrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn über die Abschläge Rechnungen gestellt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). In der XRechnung verweisen Sie in BG-3 (BT-25 Rechnungsnummer, BT-26 Rechnungsdatum) auf jede Abschlagsrechnung. Der bereits gezahlte Betrag steht in BT-113, der Restbetrag in BT-115. Die Regel BR-CO-16 prüft die Rechnung: BT-115 = BT-112 − BT-113 + BT-114.

Beispiel: Ein Auftrag über 50.000 € netto, zwei Abschläge über je 20.000 € netto zuzüglich 3.800 € Umsatzsteuer, also je 23.800 € brutto.

Die abgesetzten Teilentgelte (40.000 €) und die Steuer darauf (7.600 €) sollten zusätzlich nachvollziehbar sein, etwa über die Verweise in BG-3 und eine Aufstellung im Rechnungshinweis BT-22. Wie Ihre Software das abbildet, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Einzelne Rechnungen können Sie mit unserem Werkzeug XRechnung erstellen, die einzelnen Schritte erklärt die Anleitung zur XRechnung.

Bauleistungen nach § 13b UStG

Erbringen Sie Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet dieser die Umsatzsteuer. Davon ist auszugehen, wenn ihm das Finanzamt eine gültige, auf höchstens drei Jahre befristete Bescheinigung erteilt hat. Laut BMF gilt die E-Rechnungspflicht auch für diese Umsätze, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind.

Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und muss nach § 14a Abs. 5 UStG den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. In der XRechnung setzen Sie die Umsatzsteuerkategorie AE in BT-151 und BT-118, den Steuersatz 0 % und den Hinweis als Text in BT-120. Die Geschäftsregeln für die Kategorie AE verlangen außerdem Kennungen beider Seiten, etwa die USt-IdNr. des Leistungsempfängers in BT-48. Fehlt die passende Steueraufschlüsselung, meldet der Validator BR-AE-1. Die Kleinbetragsregel gilt für § 13b-Leistungen nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).

Privatkunden: keine E-Rechnung, aber Rechnungspflicht

Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Eine E-Rechnung dürfen Sie ihnen nur mit Zustimmung schicken. Für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie aber nach § 14 Abs. 2 UStG (öffnet in neuem Tab) innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, auch an Privatpersonen. Das gilt unabhängig davon, ob der Kunde Eigentümer des Grundstücks ist. Die Rechnung muss auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen, denn Privatkunden müssen solche Rechnungen zwei Jahre aufbewahren.

Aufmaßänderungen, Nachträge und Skonto

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) unterscheidet zwei Fälle. Mindert sich nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen Mängeln ohne Auswirkung auf die abgerechnete Leistung, müssen Sie die Rechnung nicht berichtigen. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang, etwa durch ein relevant geändertes Aufmaß, ist grundsätzlich eine Berichtigung nötig, mindestens bei der Leistungsbeschreibung.

Die Berichtigung einer E-Rechnung muss wieder als E-Rechnung mit passendem Rechnungstyp erfolgen, etwa mit Code 384 und Verweis auf die ursprüngliche Rechnung in BT-25. Eine formlose E-Mail mit den korrigierten Mengen reicht nicht. Nach vorheriger Vereinbarung kann auch der Auftraggeber per Gutschrift berichtigen und muss dann eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. Nachträge rechnen Sie als eigene Rechnung ab und verweisen auf den Vertrag (BT-12) und die Bestellung (BT-13).

Materialeinkauf: Lieferantenrechnungen empfangen und prüfen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen von Großhändlern und Subunternehmern annehmen. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt. Einen Anspruch auf eine Papierrechnung haben Sie nicht. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der XML-Teil maßgeblich, bei Abweichungen gilt das XML, und nur daraus steht Ihnen der Vorsteuerabzug zu.

Mit unserem Viewer können Sie jede eingehende E-Rechnung prüfen: Er zeigt XML-Rechnungen in UBL und CII lesbar an und validiert sie gegen die KoSIT-Regeln. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung können Sie vorher das ZUGFeRD-XML extrahieren und dann im Viewer prüfen. Den Prüfbericht sollten Sie laut BMF als Nachweis aufbewahren. Die inhaltliche Prüfung bleibt Ihre Aufgabe; dafür hilft der Rechnungs-Checker mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Quittungen aus dem Baumarkt bis 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen und dürfen auf Papier bleiben. Eingangsrechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, E-Rechnungen im Original-XML. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.

Öffentliche Aufträge: Leitweg-ID, Anhänge und GAEB

Bundesbehörden verlangen seit dem 27.11.2020 E-Rechnungen. Seit dem 19.09.2025 ist die OZG-RE die einzige Rechnungseingangsplattform des Bundes. Die Leitweg-ID des Auftraggebers gehört in BT-10, fehlt sie, meldet der Validator BR-DE-15. Länder und Kommunen betreiben eigene Portale mit eigenen Regeln.

Aufmaßblätter, Fotos oder Stundenzettel müssen in die Rechnungsdatei eingebettet werden und dürfen nicht als getrennter E-Mail-Anhang kommen. Laut FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) sind png, pdf, jpg, xlsx, ods und csv erlaubt, höchstens 200 Anlagen, per E-Mail bis 10 MB und per Weberfassung bis 11 MB. Größere Dateien laufen über die Funktion „Große Anlagen“ mit bis zu 200 MB. XML-Anhänge wie GAEB-Dateien sind nur mit der Extension XRechnung zulässig, die auch Unterpositionen erlaubt. Wie das Einbetten per Base64 funktioniert, erklärt der Beitrag XRechnung mit Anhang.

Worauf Sie bei der Handwerkersoftware achten sollten

Viele Programme für Handwerk und Bau exportieren XRechnung oder ZUGFeRD. Prüfen Sie vor der Wahl diese Punkte:

• Rechnungsartcodes 875, 876 und 877 für Abschlag, Teilschluss und Schlussrechnung,
• Umsatzsteuerkategorie AE für § 13b-Rechnungen,
• eingebettete Anhänge und bei öffentlichen Aufträgen die Extension XRechnung,
• Import eingehender E-Rechnungen und Export der XML-Dateien für das Archiv.

Ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden, hängt vom Kunden ab. ZUGFeRD bleibt als PDF lesbar, die XRechnung ist reines XML und bei Behörden Standard. Die Unterschiede zeigt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Checkliste für Handwerksbetriebe

1. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und öffnen Sie eine Test-XML.
2. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026, um die Regeln für 2027 festzulegen.
3. Ordnen Sie Ihre Kunden ein: Geschäftskunden, Vermieter, Privatkunden, Behörden.
4. Stellen Sie Abschläge mit Code 875 und Schlussrechnungen mit Code 877 aus.
5. Hinterlegen Sie die Kategorie AE und den § 13b-Hinweis für Bauleistungen.
6. Berichtigen Sie Aufmaßänderungen per E-Rechnung mit Verweis auf das Original.
7. Betten Sie Anlagen ein und bearbeiten Sie ZUGFeRD-PDFs nie mit PDF-Werkzeugen.
8. Archivieren Sie XML-Dateien und Prüfberichte acht Jahre lang unverändert.