E-Rechnungspflicht Ausnahmen: Prüfschema für jede Rechnung
E-Rechnung Pflicht Ausnahmen: Kleinbetrag bis 250 €, Fahrausweis, Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze und B2C mit Rechtsgrundlage, Prüfschema und 10 Fällen.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung ist nur Pflicht, wenn Leistender und Kunde im Inland ansässige Unternehmer sind und die Leistung für das Unternehmen des Kunden erfolgt.
- Dauerhaft als sonstige Rechnung zulässig sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Kleinunternehmer-Rechnungen (§ 34a UStDV).
- Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht; § 4 Nr. 1 bis 7 UStG ist nicht ausgenommen.
- Über die 250-Euro-Grenze entscheidet der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Betrag einzelner Positionen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 23).
- Alle Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen: Empfangen können müssen E-Rechnungen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025.
Inhalt
Die E-Rechnung ist Pflicht für Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Rechnungen an Privatkunden und ausländische Kunden.
Dieser Beitrag ist ein Prüfschema für die einzelne Rechnung: Sie gehen fünf Fragen durch und wissen danach, ob Sie eine E-Rechnung ausstellen müssen oder eine sonstige Rechnung (Papier, PDF) genügt. Den Zeitplan der Pflicht erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnungspflicht; hier geht es nur um die Ausnahmen.
Wer braucht dieses Prüfschema?
Das Schema richtet sich an Unternehmen, die Rechnungen an sehr unterschiedliche Kunden schreiben: an Firmen und Privatleute, im Inland und im Ausland, mit steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen. Typisch sind Handwerksbetriebe, Praxen, Vermieter, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Händler mit Kassenbons.
Zeitlich wird das Thema jetzt wichtig. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle anderen (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer ab 2027 betroffen ist, zeigt der Beitrag E-Rechnung 2027. Die Übergangsfristen sind keine Ausnahme im Sinne dieses Beitrags: Sie verschieben die Pflicht nur, die Ausnahmen gelten dauerhaft.
Das Prüfschema in fünf Fragen
Gehen Sie die Fragen in dieser Reihenfolge durch. Sobald eine Antwort zur sonstigen Rechnung führt, sind Sie fertig.
- Ist der Kunde ein Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht? Nein (Privatperson, Verein im ideellen Bereich, Behörde ohne unternehmerische Tätigkeit): keine E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Weiter mit Frage 2 nur bei Ja.
- Sind Sie und der Kunde beide im Inland ansässig? Ansässig heißt nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG: Sitz, Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder ersatzweise Wohnsitz in Deutschland. Ist eine Seite nur im Ausland ansässig: keine Pflicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 16).
- Ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei? Dann besteht schon keine Pflicht zur Rechnung und damit keine zur E-Rechnung. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen, fallen nicht darunter.
- Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann dürfen Sie nach § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung ausstellen.
- Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 € brutto oder ist es ein Fahrausweis? Dann gilt § 33 oder § 34 UStDV, außer bei Leistungen nach § 13b UStG (siehe unten).
Lautet keine Antwort auf „ausgenommen“, ist eine E-Rechnung nach EN 16931 Pflicht, soweit die Übergangsfrist für Sie abgelaufen ist.
Die Checkliste: alle Ausnahmen mit Rechtsgrundlage
| Ausnahme | Rechtsgrundlage | Beispiel | So prüfen Sie es |
|---|---|---|---|
| Kunde ist Privatperson | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (nur Leistungen an Unternehmer) | Malerarbeiten in einer Mietwohnung | Kundenstammdaten: Firmenname, USt-IdNr. vorhanden? |
| Kunde ist juristische Person ohne Unternehmereigenschaft | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG; BMF 15.10.2024, Rn. 19 | Vortrag für einen Verein im ideellen Bereich | Bezieht der Kunde die Leistung für einen unternehmerischen Bereich? |
| Eine Seite ist nicht im Inland ansässig | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG; Rn. 16 | Beratung für eine GmbH in Wien | Sitz und beteiligte Betriebsstätte beider Seiten |
| Steuerfreier Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG | Kredit (Nr. 8), Wohnungsvermietung (Nr. 12), Heilbehandlung (Nr. 14), Schulleistung (Nr. 21) | Welche Nummer des § 4 UStG greift? |
| Kleinunternehmer | § 34a UStDV i. V. m. § 19 UStG | Grafikerin mit 21.000 € Vorjahresumsatz | Umsatz Vorjahr ≤ 25.000 €, laufendes Jahr ≤ 100.000 € |
| Kleinbetragsrechnung | § 33 Satz 4 UStDV | Tankquittung über 89,50 € brutto | Gesamtbetrag der Rechnung ≤ 250 € inkl. USt |
| Fahrausweis | § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV | Bahnfahrkarte, Busticket | Beleg für eine Personenbeförderung |
Den Wortlaut der drei Verordnungsnormen finden Sie bei gesetze-im-internet.de: § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab), § 34 UStDV (öffnet in neuem Tab) und § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab). Jede der drei endet mit demselben Satz: Die Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden.
Ob Sie die Kleinunternehmer-Grenze einhalten, rechnen Sie mit unserem Rechner nach. Was für Kleinunternehmer beim Empfang gilt, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
Zehn Fälle aus der Praxis
Die Beispiele zeigen, wie das Schema entscheidet. Rechnungsaussteller ist jeweils ein inländisches Unternehmen ohne Kleinunternehmerstatus, Kunde die Muster GmbH mit Sitz in Köln, wenn nichts anderes steht.
| Fall | Ergebnis | Grund |
|---|---|---|
| Tankquittung, 89,50 € brutto | sonstige Rechnung zulässig | § 33 UStDV |
| Sammelrechnung Büromaterial, 260 € brutto | E-Rechnung | Gesamtbetrag über 250 € (Rn. 23) |
| Bauleistung unter Bauunternehmern nach § 13b UStG, 180 € netto | E-Rechnung | § 33 Satz 3 UStDV schließt § 13b aus |
| Bahnfahrkarte für eine Dienstreise | sonstige Rechnung zulässig | § 34 UStDV |
| Vermietung einer Wohnung an die Muster GmbH für Mitarbeiter | keine Rechnungspflicht | § 4 Nr. 12 UStG |
| Vermietung von Büroräumen mit Option zur Steuerpflicht nach § 9 UStG | E-Rechnung | Umsatz ist steuerpflichtig |
| Grafikdesign einer Kleinunternehmerin für die Muster GmbH | sonstige Rechnung zulässig | § 34a UStDV |
| Beratung für eine GmbH in Wien | keine E-Rechnungspflicht | Kunde nicht im Inland ansässig (Rn. 16) |
| Reparatur einer Heizung im Einfamilienhaus eines Privatkunden | keine E-Rechnungspflicht, aber Rechnungspflicht binnen sechs Monaten | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG |
| Innergemeinschaftliche Lieferung an die EU-Betriebsstätte eines inländischen Unternehmers | E-Rechnung | § 4 Nr. 1 bis 7 UStG nicht ausgenommen (Rn. 13) |
Die Randnummern (Rn.) beziehen sich auf das BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat einzelne Randnummern neu gefasst, darunter Rn. 17 und Rn. 22; maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung.
Sonderfälle, bei denen die Ausnahme nicht greift
Gemischte Rechnungen
Rechnen Sie steuerpflichtige und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen in einer Rechnung ab, gilt die E-Rechnungspflicht für die gesamte Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 17). Dasselbe gilt für die 250-Euro-Grenze: Maßgeblich ist allein der Gesamtbetrag. Übersteigt er 250 €, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der pflichtige Anteil darunter liegt (Rn. 23).
Empfänger mit eigener Ausnahme
Die Ausnahme hängt am Aussteller und am Umsatz, nicht am Empfänger. Ein Vermieter, der nur steuerfreie Wohnungsmieten erzielt, oder eine Kleinunternehmerin als Kundin bekommen trotzdem E-Rechnungen von ihren Lieferanten (Rn. 17).
Unternehmerischer und nichtunternehmerischer Bereich
Bezieht eine juristische Person eine Leistung teils für ihr Unternehmen und teils für den nichtunternehmerischen Bereich, geht die E-Rechnungspflicht vor (Rn. 21). Für juristische Personen des öffentlichen Rechts gilt das ausdrücklich auch bei einem sehr geringen unternehmerischen Anteil (Rn. 54).
Reverse Charge, Gutschrift und Sonderregelungen
Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren zwischen inländischen Unternehmern, Gutschriften sowie Rechnungen über Umsätze nach § 24, § 25 und § 25a UStG sind nicht ausgenommen (Rn. 17). Bei § 13b-Leistungen hilft auch die Kleinbetragsregel nicht, weil § 33 Satz 3 UStDV diese Umsätze ausnimmt.
Rechnungen an Behörden
Die umsatzsteuerlichen Ausnahmen ändern nichts an Pflichten aus anderen Vorschriften. Wer an Bundesbehörden liefert, rechnet nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes elektronisch ab, unabhängig vom UStG (Rn. 20).
Wie dokumentieren Sie die Prüfung?
Eine Pflicht, die Ausnahme auf der Rechnung zu vermerken, gibt es nicht. Für eine spätere Betriebsprüfung hilft trotzdem eine nachvollziehbare Ablage:
- Kundenstammdaten pflegen: Speichern Sie je Kunde, ob er Unternehmer ist und wo er ansässig ist. Nach Rn. 15 dürfen Sie sich auf die Angaben des Kunden verlassen, solange Ihnen nichts Gegenteiliges bekannt ist; eine USt-IdNr. kann ein Indiz für die Unternehmereigenschaft sein.
- Steuerschlüssel festlegen: Ordnen Sie steuerfreien Leistungen in der Rechnungssoftware die konkrete Nummer des § 4 UStG zu. Der Befreiungshinweis gehört ohnehin auf die Rechnung.
- Kleinunternehmerstatus jährlich prüfen: Halten Sie Vorjahres- und laufenden Umsatz fest. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Ausnahme ab diesem Umsatz.
- Belegart kennzeichnen: Kennzeichnen Sie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise in der Buchhaltung, damit Sammelrechnungen über 250 € auffallen.
Die vollständigen Pflichtangaben einer normalen Rechnung listet unsere Checkliste Pflichtangaben Rechnung.
So prüfen Sie Ausnahmen und Rechnungen mit docutools.pro
- Öffnen Sie den Kleinunternehmer-Rechner, tragen Sie „Tatsächlicher Umsatz Vorjahr (Netto, €)“ und „Voraussichtlicher Umsatz laufendes Jahr (Netto, €)“ ein und klicken Sie auf „Jetzt prüfen“. Der Rechner prüft 25.000 € und 100.000 € und warnt ab 85.000 €. Ohne Vorjahreswert, etwa im Gründungsjahr, prüft er nur die 100.000-Euro-Grenze.
- Im Rechnungs-Checker wählen Sie „Checkliste“ und dann „Kleinbetragsrechnung (≤ €250 Brutto)“. Sie sehen die fünf Punkte nach § 33 UStDV und haken ab, was auf dem Beleg steht.
- Für Rechnungen über 250 € wählen Sie „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“ und lassen die 13 Punkte anzeigen, um die Pflichtangaben zu prüfen. Das Werkzeug läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Rechenfehler und Steuersätze prüft es nicht.
- Auch ausgenommene Unternehmen erhalten E-Rechnungen. Laden Sie die XML-Datei in den XRechnung Viewer. Er zeigt die Rechnung lesbar an und prüft sie wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Die Datei wird dafür an unseren Server übertragen. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB; mehr bietet der Pro-Tarif.
Weitere Beiträge zu Fristen, Branchen und Formaten finden Sie in der Themenübersicht zur E-Rechnungspflicht.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
- § 27 UStG (Übergangsregelung in Abs. 38) (öffnet in neuem Tab)
- § 4 UStG (Steuerbefreiungen) (öffnet in neuem Tab)
- § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab), § 34 UStDV (öffnet in neuem Tab), § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab); BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 13 bis 23 und 52 bis 54
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- Rechnungs-Pflichtangaben CheckerPrüft alle Pflichtangaben nach §14 UStG — Checkliste plus optionaler XRechnung-XML-Import.Tool öffnen →
- Kleinunternehmer-Rechner §19 UStGPrüft, ob Ihr Umsatz die Kleinunternehmer-Grenzwerte 2025 (€25.000 / €100.000) einhält.Tool öffnen →
- XRechnung ViewerDeutsche E-Rechnungen parsen, validieren & reparieren mit GoBD-konformem Audit-Trail.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Ist die Übergangsfrist bis 2027 eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht?
Nein. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG verschieben die Pflicht nur zeitlich: Sonstige Rechnungen bleiben für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt, für Umsätze 2027 nur bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 entfällt diese Erleichterung. Dauerhafte Ausnahmen sind dagegen Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer-Rechnungen und Rechnungen außerhalb des Anwendungsbereichs, etwa an Privatkunden.
Muss eine Tankquittung als E-Rechnung kommen?
Nein, solange der Gesamtbetrag 250 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt. Dann ist die Quittung eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV und darf immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder als Kassenbon. Für den Vorsteuerabzug muss sie die vier Angaben aus § 33 UStDV enthalten. Liegt der Betrag über 250 €, gilt die E-Rechnungspflicht nach den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG.
Dürfen ausgenommene Unternehmen trotzdem E-Rechnungen schicken?
Ja. Keine der Ausnahmen verbietet die E-Rechnung. Ein Kleinunternehmer, ein Taxiunternehmen oder ein Händler mit Kleinbeträgen darf jederzeit freiwillig XRechnung oder ZUGFeRD verwenden. Die Ausnahmen in §§ 33, 34 und 34a UStDV erlauben nur, dass diese Rechnungen abweichend von § 14 Abs. 2 UStG auch als sonstige Rechnung übermittelt werden. Bei Rechnungen an Privatkunden ist für ein elektronisches Format die Zustimmung des Empfängers nötig.
Woher weiß ich, ob mein Kunde ein inländischer Unternehmer ist?
Sie dürfen sich auf die Angaben des Kunden verlassen, wenn Sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachten und keine gegenteiligen Informationen haben. So steht es im BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 15. Die Verwendung einer USt-IdNr. kann ein Indiz dafür sein, dass der Kunde als Unternehmer handelt. Halten Sie Ansässigkeit und Unternehmerstatus deshalb in den Kundenstammdaten fest.
Gilt die Kleinbetragsregel auch beim Reverse-Charge-Verfahren?
Nach dem Wortlaut nein. § 33 Satz 3 UStDV schließt Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG von der Kleinbetragsregel aus. Die Erleichterung, eine Kleinbetragsrechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, knüpft an eine Rechnung nach Satz 1 an. Eine § 13b-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern unterliegt deshalb auch unter 250 € der E-Rechnungspflicht. Grenzfälle klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.