Pflichtangaben Rechnung: Alle Angaben nach § 14 UStG als Checkliste

Die Pflichtangaben einer Rechnung stehen in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis. Hinzu kommen zwei Angaben für Sonderfälle. Bei E-Rechnungen müssen alle im XML stehen.

Die Checkliste unten nennt zu jeder Angabe die Fundstelle, ein Beispiel und das passende Feld der E-Rechnung nach EN 16931. Sie richtet sich an alle, die Rechnungen schreiben oder vor der Zahlung prüfen. Was eine E-Rechnung überhaupt ist, erklärt unser Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Wer braucht diese Checkliste?

Jeder Unternehmer, der eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellt oder erhält. Nach § 14 Abs. 2 UStG (öffnet in neuem Tab) müssen Sie für Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, außer der Umsatz ist nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei. Für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt die Pflicht auch gegenüber Privatpersonen.

Für die Empfängerseite ist die Liste genauso wichtig: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Laut Randnummer 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 ist eine Rechnung, die gegen § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG verstößt, nicht ordnungsmäßig. Eine technische Validierung ersetzt die eigene Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit nicht, sie unterstützt sie nur.

Die Checkliste: alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Die Beispiele verwenden die fiktive Muster GmbH als Rechnungsausstellerin und die Beispiel AG als Leistungsempfängerin. Die Spalte „E-Rechnung“ nennt die Business Terms (BT) und Business Groups (BG) der EN 16931, in denen die Angabe in einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei steht.

Was bei den einzelnen Angaben oft schiefgeht

Name und Anschrift (Nr. 1). Nach § 31 Abs. 2 UStDV (öffnet in neuem Tab) reicht es, wenn sich Name und Anschrift beider Parteien eindeutig feststellen lassen. Abkürzungen und Kürzel sind nach § 31 Abs. 3 UStDV erlaubt, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen festgelegt ist, die beide Seiten haben.

Steuernummer oder USt-IdNr. (Nr. 2). Eine von beiden genügt. Bei einer E-Rechnung muss sie laut Abschnitt 14.5 Abs. 9 Satz 6 UStAE (Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025) im strukturierten Teil stehen. In der XRechnung prüft das die Regel BR-DE-16: Werden die Steuerkategorien S, Z, E, AE, K, G, L oder M verwendet, muss BT-31, BT-32 oder ein Steuervertreter (BG-11) vorhanden sein.

Rechnungsnummer (Nr. 4). Erlaubt sind mehrere Zahlenreihen, etwa je Jahr oder Standort. Die Nummer muss einmalig sein, eine lückenlose Folge verlangt das Gesetz nicht.

Leistungsbeschreibung (Nr. 5). Bei E-Rechnungen muss die Beschreibung im strukturierten Teil eine eindeutige Feststellung der Leistung erlauben (Abschnitt 14.5 Abs. 15 Satz 2 UStAE). Stundennachweise dürfen als Anhang mitgehen; ein Link auf ein externes Ziel erfüllt die Anforderung nicht.

Leistungszeitpunkt (Nr. 6). Hier unterscheiden sich Papier und E-Rechnung am deutlichsten. Der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt laut Abschnitt 14.5 Abs. 16 Satz 3 und 4 UStAE nur bei sonstigen Rechnungen. In einer E-Rechnung muss das Datum im strukturierten Datenformat stehen. Als Zeitpunkt darf nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat angegeben werden.

Entgeltminderung (Nr. 7). Für Skonto genügt nach Abschnitt 14.5 Abs. 19 Satz 11 und 12 UStAE eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“; der Skontobetrag muss nicht ausgewiesen werden. Boni und Rabatte, deren Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht feststeht, verlangen einen eindeutigen Hinweis auf die Vereinbarung, etwa den Vertrag.

Sonderfälle: zusätzliche Angaben nach § 14a UStG und § 33 UStDV

Einige Umsätze verlangen mehr als § 14 Abs. 4 UStG, andere weniger. Die Tabelle zeigt die häufigsten Fälle mit der Steuerkategorie, die in der E-Rechnung zu verwenden ist.

Für die E-Rechnung gelten dazu passende Geschäftsregeln der EN 16931: BR-AE-10 verlangt bei Kategorie AE einen Befreiungsgrund in BT-120 oder BT-121, BR-E-10 dasselbe bei Kategorie E. Für Kategorie K verlangt BR-IC-02 die USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31) und des Käufers (BT-48). Wie Kleinunternehmer ihren Hinweis in die E-Rechnung übertragen, zeigt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Die Erleichterung für Kleinbetragsrechnungen gilt nach § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab) nicht für Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Solche Rechnungen dürfen auch ab 2027 als sonstige Rechnung, also auf Papier oder als PDF, übermittelt werden.

Gutschrift richtig kennzeichnen

Rechnet der Leistungsempfänger ab, muss das Dokument das Wort „Gutschrift“ tragen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Bei E-Rechnungen geschieht das laut Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE „beispielsweise durch die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps“. In der XRechnung und in ZUGFeRD steht der Rechnungstyp in BT-3. Die Gutschrift verliert nach § 14 Abs. 2 UStG ihre Wirkung als Rechnung, sobald der Empfänger ihr widerspricht.

Häufige Fehler und wie Sie sie beheben

Fehlende oder falsche Angaben lassen sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen: Es reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben enthält. Für eine E-Rechnung muss auch die Berichtigung die Form einer E-Rechnung haben, „unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps“ (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Eine Übermittlung der fehlenden Angaben in anderer Form reicht nicht.

Wie dokumentieren Sie die Prüfung?

Prüfen Sie eingehende Rechnungen nach einem festen Schema und halten Sie das Ergebnis fest. Drei Punkte genügen für die meisten Betriebe:

1. Prüfschritt festlegen. Wer prüft, wann und anhand welcher Liste. Die Liste oben oder unsere Vorlage Rechnung Pflichtangaben Muster eignet sich als Grundlage.
2. Validierungsbericht aufbewahren. Das BMF empfiehlt in Randnummer 35a des Schreibens vom 15.10.2025, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren.
3. Original archivieren. Nach § 14b UStG (öffnet in neuem Tab) bewahren Sie Rechnungen acht Jahre auf, ab dem Ende des Jahres der Ausstellung. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Beitrag E-Rechnung archivieren.

So prüfen Sie Pflichtangaben mit docutools.pro

Papier- oder PDF-Rechnung prüfen:

1. Öffnen Sie den Rechnungs-Checker und wählen Sie den Modus „Checkliste“. Das Werkzeug läuft im Browser, Ihre Daten verlassen den Rechner nicht.
2. Wählen Sie „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“ mit 13 Punkten oder „Kleinbetragsrechnung (≤ €250 Brutto)“ mit 5 Punkten.
3. Haken Sie die vorhandenen Angaben ab und klicken Sie „Pflichtangaben prüfen“. Das Ergebnis zeigt die „Vollständigkeit“ in Prozent und die „Fehlenden Angaben“. Den Hinweis nach Nr. 9, die Kennzeichnung als Gutschrift und die Sonderangaben nach § 14a UStG enthält die Liste nicht; prüfen Sie diese mit der Tabelle oben.

E-Rechnung prüfen:

1. Wechseln Sie im Checker auf „XRechnung/ZUGFeRD XML“, laden Sie die Datei mit „XML-Datei hochladen“ und klicken Sie „XML automatisch prüfen“. Leistungsdatum, Befreiungshinweis und Entgeltminderungen markiert der Checker beim XML-Import immer als fehlend; diese Punkte haken Sie nach eigener Prüfung ab.
2. Für die technische Prüfung laden Sie dieselbe Datei in den XRechnung Validator. Die Datei wird dafür an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) und meldet zum Beispiel BR-DE-16 oder BR-E-10. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB.

E-Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen: Mit dem Generator können Sie eine E-Rechnung erstellen, ohne Konto. Er schreibt das Ausstellungsdatum zugleich als Lieferdatum (BT-72) in die Datei. Weicht Ihr Leistungsdatum ab, nutzen Sie eine Rechnungssoftware mit eigenem Feld für das Leistungsdatum. Für Stapelverarbeitung per CSV gibt es den Pro-Tarif.

Weitere Beiträge zu Rechnungen im Alltag finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung. Ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, zeigt der Beitrag zur E-Rechnung 2027.

Quellen

• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
• § 14a UStG (Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen) (öffnet in neuem Tab)
• § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
• § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) (öffnet in neuem Tab)
• § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.