Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Muster und Pflichtangaben

Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibt, braucht nach § 34a UStDV mindestens sechs Angaben: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Umsatzsteuer weisen Sie nicht aus.

Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch eine Kleinunternehmer-Rechnung, zeigt eine vollständige Musterrechnung als Tabelle, vergleicht gängige Hinweis-Formulierungen und erklärt, was bei einer freiwilligen E-Rechnung anders ist. Welche Angaben eine Rechnung mit Umsatzsteuer braucht, steht in unserer Checkliste Pflichtangaben Rechnung.

Was Sie vor der ersten Rechnung brauchen

Klären Sie vier Punkte, bevor Sie die Vorlage anlegen:

• Status als Kleinunternehmer. Nach § 19 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Ob Sie unter der Kleinunternehmer-Grenze liegen, prüfen Sie mit unserem Rechner.
• Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden muss auf die Rechnung. Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt nach der steuerlichen Erfassung, die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern.
• Ihre Hinweis-Formulierung. Legen Sie einen festen Satz fest und verwenden Sie ihn auf jeder Rechnung (Schritt 5 unten).
• Ein Nummernschema. Gesetzlich ist es für Kleinunternehmer keine Pflicht, Kunden erwarten es aber. Ein Schema wie „RE-2026-0042“ reicht.

Welche Angaben verlangt § 34a UStDV?

§ 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) ist die eigene Vorschrift für Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze. Sie ersetzt für diese Rechnungen die Liste des § 14 Abs. 4 UStG. Die Tabelle stellt beide Listen nebeneinander:

Rechnungsnummer und Leistungsdatum fehlen in § 34a UStDV. Nehmen Sie beide trotzdem auf: Die Nummer braucht Ihr Kunde für die Zuordnung, das Datum entscheidet, welchem Kalenderjahr ein Umsatz für die Grenzen des § 19 UStG zugerechnet wird.

Schritt für Schritt: die Kleinunternehmer-Rechnung

1. Kopf anlegen. Ihr vollständiger Name, bei Einzelunternehmen der Vor- und Nachname, dazu die Anschrift. Ein Fantasiename allein genügt nicht.
2. Empfänger eintragen. Vollständiger Name und Anschrift des Kunden. Abkürzungen sind nach § 31 Abs. 2 und 3 UStDV (öffnet in neuem Tab) erlaubt, wenn sich die Parteien eindeutig feststellen lassen.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. ergänzen. Viele Selbstständige nutzen die USt-IdNr., wenn sie eine haben, weil sie weniger über die persönliche Steuerakte verrät.
4. Datum, Nummer und Leistung beschreiben. Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, zum Beispiel „3 Stunden Layout Visitenkarte, September 2026“.
5. Entgelt in einer Summe angeben und den Hinweis setzen. Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Zeile „zzgl. USt“. Direkt unter dem Betrag steht der Hinweis auf § 19 UStG.
6. Zahlungsangaben ergänzen. Bankverbindung und Zahlungsziel sind keine Pflichtangaben, gehören aber auf jede Rechnung, die bezahlt werden soll.
7. Versandform wählen. Papier oder PDF sind für Kleinunternehmer nach § 34a Satz 4 UStDV immer zulässig. Ein PDF per E-Mail braucht die Zustimmung des Kunden, die auch stillschweigend erfolgen kann.

Ergebnis: Eine Rechnung, die § 34a UStDV erfüllt und beim Kunden keine Rückfragen zur Umsatzsteuer auslöst.

Musterrechnung als Tabelle

Die fiktive Designerin Muster Design stellt der Beispiel GmbH ein Logo und ein Visitenkarten-Layout in Rechnung. Alle Daten sind erfunden.

Die Zeilen „Rechnungsnummer“, „Leistungszeitraum“ und „Zahlung“ gehen über § 34a UStDV hinaus. Sie sind freiwillig und trotzdem sinnvoll.

Variante: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, reicht nach § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab) eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt in einer Summe. Der Empfänger und Ihre Steuernummer können entfallen. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung verlangt § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV auch hier. Für die Rechnung über das Visitenkarten-Layout allein (180,00 €) genügt also: Muster Design mit Anschrift, Datum, „3 Stunden Layout Visitenkarte“, 180,00 € und der Satz zu § 19 UStG.

Variante: Gutschrift

Rechnet Ihr Kunde über Ihre Leistung ab, etwa eine Plattform oder ein Verlag, muss das Dokument nach § 34a Satz 1 Nr. 6 UStDV die Angabe „Gutschrift“ tragen. Prüfen Sie, ob die Gutschrift den Hinweis auf § 19 UStG enthält und keine Umsatzsteuer ausweist. Weist sie Steuer aus, widersprechen Sie ihr; nach § 14 Abs. 2 UStG verliert sie damit die Wirkung einer Rechnung.

Welche Formulierung passt für den Hinweis?

Einen Pflichtwortlaut gibt es nicht. § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV verlangt einen Hinweis darauf, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“. Entscheidend ist, dass der Satz die Befreiung eindeutig benennt.

Sobald Sie die Vorlage umstellen, gilt der neue Text für alle künftigen Rechnungen. Alte Rechnungen müssen Sie wegen der Formulierung nicht neu ausstellen.

Häufige Fehler und wie Sie sie beheben

Zum ersten Fehler eine Ergänzung: Laut BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (öffnet in neuem Tab) (Rn. 5) schuldet ein Kleinunternehmer die ausgewiesene Steuer nicht, wenn die Rechnung an einen Endverbraucher geht. Bei Rechnungen an Unternehmen bleibt es bei der Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab), bis Sie berichtigen.

Was gilt für eine E-Rechnung als Kleinunternehmer?

Ausstellen müssen Sie keine: § 34a Satz 4 UStDV erlaubt Kleinunternehmern dauerhaft die sonstige Rechnung, also Papier oder PDF. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit 2025 aber können. Die Details stehen in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Bittet ein Kunde trotzdem um eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, bilden Sie die Kleinunternehmerregelung über die Steuerkategorie ab. Die Regeln stammen aus der EN 16931 und werden bei der KoSIT-Prüfung als Fehler gemeldet, wenn sie verletzt sind:

So sieht die Steueraufschlüsselung in einer UBL-XRechnung aus (Ausschnitt, gekürzt):

<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">1080.00</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory>
      <cbc:ID>E</cbc:ID>
      <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
      <cbc:TaxExemptionReason>Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG</cbc:TaxExemptionReason>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>

Das Element cbc:TaxExemptionReason ist BT-120. Es übernimmt in der E-Rechnung die Rolle des Pflichthinweises nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV. Wie eine vollständige XRechnung aufgebaut ist, zeigt unser E-Rechnung Beispiel.

So schreiben und prüfen Sie Kleinunternehmer-Rechnungen mit docutools.pro

Status prüfen:

1. Öffnen Sie den Kleinunternehmer-Rechner. Er läuft im Browser, Ihre Zahlen verlassen den Rechner nicht.
2. Tragen Sie „Tatsächlicher Umsatz Vorjahr (Netto, €)“ und „Voraussichtlicher Umsatz laufendes Jahr (Netto, €)“ ein und klicken Sie „Jetzt prüfen“. Lassen Sie das Vorjahr im Gründungsjahr leer, prüft der Rechner gegen 25.000 Euro statt 100.000 Euro. Ab 85.000 Euro im laufenden Jahr erscheint eine Warnung.

Papier- oder PDF-Rechnung prüfen:

1. Öffnen Sie den Rechnungs-Checker im Modus „Checkliste“ und wählen Sie „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“.
2. Haken Sie die vorhandenen Angaben ab, darunter „Hinweis auf Steuerbefreiung (falls keine USt ausgewiesen wird)“, und klicken Sie „Pflichtangaben prüfen“. Die Liste folgt § 14 Abs. 4 UStG: Steuersatz und Steuerbetrag bleiben bei einer Kleinunternehmer-Rechnung offen, deshalb erreicht sie keine 100 %. Wichtig ist, dass unter „Fehlende Angaben“ nur diese beiden Punkte stehen.

Freiwillige E-Rechnung erstellen:

1. Öffnen Sie den Generator, um eine E-Rechnung kostenlos zu erstellen. Für Einzelrechnungen brauchen Sie kein Konto; die Daten werden zur Erstellung an unseren Server übertragen.
2. Tragen Sie unter „Firmendaten“ Ihre USt-IdNr. ein. Ein Feld für die Steuernummer gibt es nicht; ohne USt-IdNr. verletzt die Datei BR-DE-16, nutzen Sie dann eine Rechnungssoftware.
3. Wählen Sie unter „Positionen“ im Bereich „Umsatzsteuer“ die Option „Steuerfrei“ und ersetzen Sie im Feld „Grund der Steuerbefreiung“ den Standardtext durch Ihren Hinweis auf § 19 UStG.
4. Exportieren Sie unter „Erstellen & herunterladen“ als „ZUGFeRD PDF“ oder „XRechnung XML“. Eine Option speziell für Kleinunternehmer hat der Generator nicht, der Weg über „Steuerfrei“ erzeugt Kategorie E mit 0 %.

Die CSV-Stapelverarbeitung für viele Rechnungen gehört zum Pro-Tarif.

Kontrolle nach dem Schreiben

• Steht auf der Rechnung kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, auch nicht „0 %“?
• Steht der Hinweis auf § 19 UStG in der Nähe des Gesamtbetrags?
• Stimmt die Steuernummer oder USt-IdNr.?
• Liegen Ihre Umsätze einschließlich dieser Rechnung noch unter 100.000 Euro im laufenden Jahr?

Mehr zu Vorlagen und Abläufen finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung. Wenn Sie eine kostenlose Software für Rechnungen suchen, hilft der Überblick E-Rechnung Software kostenlos.

Quellen

• § 19 UStG (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer) (öffnet in neuem Tab)
• § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (öffnet in neuem Tab)
• § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab)
• § 14c UStG (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) (öffnet in neuem Tab)
• § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.