E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 wirklich brauchen

Um eine E-Rechnung zu empfangen, brauchen Sie seit dem 1. Januar 2025 nur drei Dinge: ein E-Mail-Postfach, das Sie Lieferanten mitteilen, ein Programm zum Lesen der XML-Datei und eine Ablage für das Original. Eine teure Spezialsoftware schreibt das BMF nicht vor; ein Postfach genügt laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 40).

Die Pflicht trifft jedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit steuerfreien Umsätzen. Wer seit 2025 noch keinen geordneten Rechnungseingang hat, kann ihn mit dem Ablauf unten an einem Nachmittag einrichten. Die Fristen für das Ausstellen erklärt der Überblick zur E-Rechnungspflicht mit allen Fristen.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Die Empfangspflicht folgt aus § 14 UStG. Nach § 14 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) braucht die Übermittlung einer E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers, soweit eine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht. Diese Pflicht gilt für Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Sie können eine E-Rechnung also nicht ablehnen, nur weil Sie lieber ein PDF hätten.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsregel (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027 betreffen nur den Rechnungsaussteller. Was für Kleinunternehmer im Detail gilt, steht im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was brauchen Sie für den Empfang?

Die Mindestausstattung ist kurz:

• Eine Empfangsadresse: Ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht. Ein gesondertes Postfach für Rechnungen ist laut Rn. 40 nicht vorgeschrieben, aber praktisch: Eine Adresse wie rechnung@ trennt Rechnungen von Werbung und Korrespondenz.
• Ein Viewer: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm sehen Sie nur Quelltext. Kostenlose Viewer gibt es, auch von der Finanzverwaltung über ELSTER.
• Eine Ablage: Die Original-Datei muss nach § 14b UStG (öffnet in neuem Tab) acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Nicht vorgeschrieben sind: ein Peppol-Zugang, ein Lieferantenportal, eine Buchhaltungssoftware, eine digitale Signatur. Solche Wege können Sie mit Lieferanten vereinbaren, Sie müssen es aber nicht.

Kann Outlook E-Rechnungen empfangen?

Ja, im Sinne der Zustellung. Outlook, Thunderbird, Gmail oder Apple Mail empfangen eine E-Rechnung wie jeden anderen Anhang. Das Problem ist das Öffnen:

Bei ZUGFeRD wirkt alles normal, weil das PDF lesbar ist. Für die Umsatzsteuer zählt aber die XML: Bei hybriden Formaten bilden die strukturierten Daten den führenden Teil (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Weichen Bild und XML voneinander ab, gilt die XML. Wie eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut ist, zeigt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung.

Der Eingangs-Workflow in 5 Schritten

Dieser Ablauf funktioniert ohne Buchhaltungssoftware. Mit Software bleiben die Schritte gleich, nur einige laufen automatisch.

1. Postfach festlegen. Legen Sie eine Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie allen Lieferanten mit, am besten mit dem gewünschten Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Ergebnis: Rechnungen landen an einer Stelle, auch im Urlaub oder bei Krankheit.
2. Öffnen. Speichern Sie den Anhang zuerst unverändert und öffnen Sie ihn dann in einem Viewer. Bei ZUGFeRD lösen Sie die XML aus dem PDF. Ergebnis: Sie sehen Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen lesbar.
3. Prüfen. Zwei Prüfungen gehören zusammen: die technische (ist die Datei eine gültige E-Rechnung?) und die inhaltliche (stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz, Ihre Anschrift?). Nach Rn. 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 ersetzt die Validierung nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ergebnis: Freigabe oder Rückfrage beim Lieferanten.
4. Buchen. Erfassen Sie die Rechnung in Ihrer Buchhaltung oder geben Sie sie an Ihre Steuerberatung weiter, und zwar die Original-Datei, nicht nur einen Ausdruck. Ergebnis: Vorsteuer und Aufwand sind gebucht.
5. Archivieren. Legen Sie die Original-XML oder das ZUGFeRD-PDF unverändert ab, getrennt von Ansichten und Ausdrucken. Ergebnis: Die Rechnung ist acht Jahre auffindbar. Was die GoBD dafür verlangen, steht im Beitrag E-Rechnung archivieren.

Was ist mit der E-Mail selbst? Dient sie nur als Transportmittel, muss sie nicht aufbewahrt werden. Enthält sie steuerlich relevante Angaben, etwa eine vereinbarte Preisminderung, bewahren Sie sie mit auf.

Was tun, wenn die Prüfung fehlschlägt?

Das BMF trennt drei Fehlerklassen mit unterschiedlichen Folgen: Formatfehler (Rn. 6a), Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) und Inhaltsfehler (Rn. 35a). Ein Formatfehler bedeutet, dass gar keine E-Rechnung vorliegt, sondern eine sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler bei Angaben, die keine Pflichtangaben sind, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich. Die Abgrenzung mit Beispielen erklärt der Beitrag Formatfehler oder Inhaltsfehler.

Praktisch heißt das: Fragen Sie beim Lieferanten nach einer korrigierten Rechnung, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind. Ändern Sie eine empfangene Rechnung nie selbst und archivieren Sie keine von Ihnen bearbeitete Datei als Original. Was ein Fehlercode bedeutet, schlagen Sie in unserem Verzeichnis der XRechnung Fehlercodes nach.

Häufige Fehler im Rechnungseingang

Checkliste für Kleinstbetriebe ohne Buchhaltungssoftware

Diese Liste passt für Selbstständige, Kleinunternehmer und kleine Betriebe, die Rechnungen heute noch ausdrucken oder als PDF sammeln.

• Eine Adresse für Rechnungen festlegen (vorhandenes Postfach oder eigene Adresse)
• Adresse und gewünschtes Format an alle Lieferanten schicken, auch an Telefon-, Strom- und Softwareanbieter
• Einen Viewer für XRechnung bereitlegen und eine Testdatei öffnen
• Für ZUGFeRD ein Werkzeug zum Auslesen der XML bereitlegen
• Einen Archivordner pro Jahr anlegen, Dateinamen nach Muster „Datum_Lieferant_Rechnungsnummer“
• Festlegen, wer prüft und freigibt, und wie Sie das dokumentieren
• Mit der Steuerberatung klären, ob sie XML-Dateien direkt verarbeitet
• Spamfilter und automatische Löschregeln des Postfachs kontrollieren
• Archiv auf einem zweiten Speicherort sichern

Ein Ordner auf dem Laufwerk erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht automatisch. Wenn Sie DATEV nutzen, beschreibt der Beitrag DATEV und E-Rechnung die Eingangswege dort.

So öffnen und prüfen Sie eine E-Rechnung mit docutools.pro

1. Speichern Sie den Anhang aus der E-Mail. Ist es ein PDF, öffnen Sie den ZUGFeRD-Extraktor, klicken auf „PDF auswählen“ und laden mit „XML herunterladen“ die eingebettete XML. Der Extraktor läuft im Browser; die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
2. Öffnen Sie den XRechnung Viewer und laden Sie die .xml-Datei hoch. Der Viewer nimmt nur XML an, keine PDFs. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen.
3. Lesen Sie das Ergebnis der „KoSIT-Prüfung“: „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“. Der Viewer prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31).
4. Gleichen Sie die Tabelle „Extrahierte Daten“ mit Bestellung und Lieferschein ab: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, USt-IdNr., Summen, Positionen und Steuersatz. Leitweg-ID, IBAN und Adressen zeigt der Viewer nicht an.
5. Bei Fehlern schlagen Sie den Code nach und fordern eine Korrektur beim Lieferanten an. Die Funktion „Smart Repair“ schreibt eine geänderte XML; eine so reparierte Datei ist nicht die empfangene Originalrechnung und gehört nicht als Beleg ins Archiv.
6. Archivieren Sie die Original-Datei aus Schritt 1, nicht die Ansicht.

Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB je Datei, ohne Konto. Unbegrenzte Uploads, ZIP-Stapel und einen durchsuchbaren Verlauf gibt es im Pro-Tarif (Pro), siehe Preise. Für einen Pflichtangaben-Abgleich ohne XML können Sie zusätzlich die Rechnung prüfen lassen.

Was Sie nach der Einrichtung kontrollieren sollten

• Kommt eine Testrechnung eines Lieferanten an der richtigen Adresse an?
• Lässt sich eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei öffnen und lesen?
• Liegt nach der Buchung die unveränderte Original-Datei im Archiv?
• Weiß eine Vertretung, wo Rechnungen ankommen und wer sie freigibt?

Weitere Beiträge zu Pflichten und Fristen finden Sie unter weitere Beiträge zur E-Rechnungspflicht.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in neuem Tab), ändert das BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320 (Rn. 40, 62)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.