E-Rechnung versenden: Wege, Fristen und typische Fehler

Eine E-Rechnung versenden Sie im B2B meist als E-Mail-Anhang: die XRechnung als XML-Datei oder ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML. § 14 UStG regelt das Format, nicht den Weg. Pflicht wird der Versand als E-Rechnung ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Behörden des Bundes erreichen Sie nur über die OZG-RE.

Dieser Beitrag richtet sich an Rechnungssteller, die ihren Ausgang vor dem Jahreswechsel umstellen. Sie finden die vier Versandwege im Vergleich, die Fristen mit Rechtsgrundlage, die Regeln zu Anhängen und eine Prüfliste, mit der Sie Rückläufer vermeiden.

Welche Wege gibt es, eine E-Rechnung zu versenden?

Das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung über ihr Format. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG (öffnet in neuem Tab) ist sie eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Einen bestimmten Kanal nennt das Gesetz nicht. In der Praxis haben sich vier Wege durchgesetzt:

Für die meisten Unternehmen genügt die E-Mail. Auf Empfängerseite reicht laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 40) ein E-Mail-Postfach aus, so dass jeder inländische Geschäftskunde Ihre Datei per E-Mail annehmen kann. Wie das auf der Gegenseite aussieht, beschreibt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

Was gilt für EDI?

EDI-Rechnungen haben eine eigene Übergangsregel. Nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze aus 2027 bis Ende 2027 per EDI in einem Format übermittelt werden, das nicht der EN 16931 entspricht, vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu. Ab 2028 bleibt EDI nur zulässig, wenn das vereinbarte Format die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben in ein EN-16931-konformes Format erlaubt (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).

Ab wann ist der Versand als E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht hängt vom Empfänger und vom Zeitpunkt der Leistung ab. Für Leistungen an inländische Unternehmer gilt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG mit den Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab):

Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026 für das Jahr 2027. Wie Sie ihn berechnen und wer betroffen ist, steht im Beitrag E-Rechnung 2027. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben ausgenommen.

Eine E-Rechnung dürfen Sie zwischen inländischen Unternehmen schon heute ohne Zustimmung versenden. Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG braucht die elektronische Übermittlung nur dann eine Zustimmung, wenn keine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht, etwa bei Privatkunden.

Wie versenden Sie eine E-Rechnung an Behörden?

Für die Bundesverwaltung schreibt die E-Rechnungsverordnung den Weg vor. Nach § 4 Abs. 3 ERechV (öffnet in neuem Tab) müssen Rechnungssteller ein Verwaltungsportal des Bundes nutzen und sich vorher mit einem Nutzerkonto registrieren. Seit September 2025 ist das allein die OZG-RE; die frühere ZRE ist in ihr aufgegangen (E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab)).

Die OZG-RE bietet nach der Registrierung und der Freischaltung des gewünschten Kanals vier Übertragungswege:

1. Weberfassung: Sie tippen die Rechnung direkt im Portal ein. Geeignet ohne eigene E-Rechnungs-Software und für wenige Rechnungen.
2. Upload: Sie laden eine extern erstellte XRechnung hoch.
3. E-Mail: Sie schicken die Datei an eine Adresse, die die OZG-RE für Ihr Konto erzeugt. Sie bleibt dauerhaft gleich und steht auf der Startseite des Portals.
4. Peppol: Ihre Software sendet über einen Peppol-Service-Provider oder einen eigenen Access Point. Laut e-rechnung-bund.de ist das der einzige Kanal für Maschine-zu-Maschine-Versand und Massenversand.

Jede eingereichte Rechnung prüft die Plattform automatisch auf formale Fehler. Eine fehlerhafte Rechnung wird abgelehnt und Sie werden informiert; eine Rechnung ohne zuordenbares Nutzerkonto wird ohne Nachricht abgelehnt (§ 4 Abs. 3 und 4 ERechV). Inhaltlich verlangt § 5 ERechV (öffnet in neuem Tab) zusätzlich Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Ihre E-Mail-Adresse. Wer im B2B eine Leitweg-ID braucht und wer nicht, klärt der Beitrag Leitweg-ID für Unternehmen.

Länder und Kommunen setzen die Richtlinie 2014/55/EU in eigener Zuständigkeit um. Sie betreiben teils eigene Portale oder sind an die OZG-RE angeschlossen. Den richtigen Eingang nennt Ihnen der Auftraggeber, meist zusammen mit der Leitweg-ID.

Dateiname, Anhänge und Begleittext: Was ist zu beachten?

Für den Dateinamen einer XRechnung gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Ein sprechender Name wie RE-2026-0042_Muster-GmbH.xml hilft dem Empfänger trotzdem bei der Zuordnung. Bei ZUGFeRD zählt der Name der eingebetteten Datei: ab ZUGFeRD 2.1 heißt sie für die Profile MINIMUM bis EXTENDED factur-x.xml, im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.

Für Anhänge gelten an der OZG-RE feste Regeln, die viele Lieferantenportale ähnlich handhaben:

Quelle der Tabelle sind die FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) und die Seite zum Übertragungskanal E-Mail (öffnet in neuem Tab). Wie Sie eine PDF-Anlage per Base64 einbetten, zeigt der Beitrag XRechnung mit Anhang.

Im B2B ist der Begleittext frei. Steht darin aber etwas steuerlich Relevantes, etwa eine Preisänderung, gehört es in die Rechnung selbst, nicht in die E-Mail. Der Empfänger bucht die Datei, nicht den Text.

Schritt für Schritt: E-Rechnung versenden

1. Empfängerdaten klären. Fragen Sie nach Empfangsadresse, gewünschtem Format und Referenzen: bei Behörden die Leitweg-ID, bei Firmen die Bestellnummer (BT-13) und die Käuferreferenz (BT-10). Ergebnis: Sie wissen, wohin und in welcher Form die Rechnung geht.
2. Rechnung erstellen. Erzeugen Sie die XRechnung oder das ZUGFeRD-PDF in Ihrem Rechnungsprogramm. Ergebnis: eine Datei pro Rechnung.
3. Datei technisch prüfen. Lassen Sie die XML gegen die KoSIT-Regeln prüfen. Ergebnis: keine Fehler auf Stufe „error“.
4. Inhalt kontrollieren. Stimmen Leistung, Leistungsdatum, Steuersatz und Summen? Die technische Prüfung findet keine falsche Menge.
5. Versenden. Eine Rechnung pro E-Mail, ohne zusätzliche lose Anhänge; bei Behörden über den freigeschalteten Kanal der OZG-RE. Ergebnis: Versand mit Datum dokumentiert.
6. Status verfolgen. Bei der OZG-RE können Sie Benachrichtigungen zu Statuswechseln aktivieren. Im B2B hilft eine Eingangsbestätigung des Kunden.
7. Original ablegen. Bewahren Sie die versendete Datei acht Jahre auf (§ 14b UStG (öffnet in neuem Tab)), unverändert und auffindbar.

Typische Fehler beim Versand

Wenn eine Rechnung abgelehnt wurde, hilft das Verzeichnis der XRechnung Fehlercodes bei der Einordnung. Die häufigsten Ursachen und ihre Lösung erklärt der Beitrag XRechnung-Fehler beheben.

So prüfen und erstellen Sie die Datei vor dem Versand mit docutools.pro

1. Öffnen Sie den E-Rechnungs-Generator, wenn Sie noch kein Rechnungsprogramm haben. Im Schritt „Firmendaten“ tragen Sie Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer ein, bei Behörden zusätzlich die „Leitweg-ID / Referenz“. Einzelrechnungen sind kostenlos und ohne Konto möglich.
2. Unter „Erstellen & herunterladen“ wählen Sie „XRechnung XML“ für Behörden oder „ZUGFeRD PDF“ für Geschäftskunden. Das Ergebnis ist eine Datei, die Sie direkt anhängen können. Den CSV-Stapel für viele Rechnungen gibt es im Pro-Tarif (Pro).
3. Haben Sie eine Leitweg-ID erhalten, lassen Sie im Leitweg-ID-Validator Aufbau und Prüfziffer kontrollieren. Er läuft im Browser und prüft nicht, ob die ID tatsächlich vergeben ist.
4. Laden Sie die fertige XML in den XRechnung Validator. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) und zeigt „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“.
5. Gleichen Sie die Tabelle „Extrahierte Daten“ mit Ihrer Rechnung ab. Leitweg-ID, IBAN und Adressen zeigt der Viewer nicht an; diese Felder kontrollieren Sie in Ihrem Rechnungsprogramm.

Kostenlos sind im Viewer 2 Uploads pro Tag mit bis zu 500 KB je Datei. Unbegrenzte Prüfungen gibt es im Pro-Tarif, siehe Preise. Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen bietet der Beitrag XRechnung erstellen.

Was Sie nach der Umstellung kontrollieren sollten

• Ist eine Testrechnung beim wichtigsten Kunden angekommen und lesbar?
• Ist Ihr OZG-RE-Konto registriert und der gewünschte Kanal freigeschaltet, falls Sie an Bundesbehörden liefern?
• Kennen Sie für jeden öffentlichen Auftraggeber die Leitweg-ID und den richtigen Eingang?
• Liegt jede versendete Datei unverändert im Archiv?

Grundlagen zum Format erklärt der Leitfaden Was ist XRechnung?. Weitere Anleitungen finden Sie unter weitere Beiträge zur XRechnung.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38) (öffnet in neuem Tab)
• § 4 ERechV: Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung (öffnet in neuem Tab)
• § 5 ERechV: Inhalt der elektronischen Rechnung (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: FAQ (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: Übertragungskanal E-Mail (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: Aktuelles zur Konsolidierung von ZRE und OZG-RE (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.