Leitweg-ID finden oder beantragen: So kommen Sie an die richtige ID

Als Lieferant finden Sie die Leitweg-ID in der Bestellung oder im Auftrag der Behörde, denn der Auftraggeber teilt sie bei der Auftragserteilung mit. Steht sie dort nicht, fragen Sie die Rechnungsstelle. Beantragen können nur öffentliche Auftraggeber eine Leitweg-ID: beim Bund über das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB), in den Ländern bei der dort zuständigen Stelle.

Stand: September 2026

Brauchen Sie überhaupt eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Aufbau, Prüfziffer und Beispiele erklärt der Beitrag Was ist eine Leitweg-ID?. Wie Sie an die richtige ID kommen, hängt davon ab, auf welcher Seite Sie stehen:

Unternehmen benötigen keine eigene Leitweg-ID, auch nicht für die B2B-E-Rechnungspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 gilt. Das stellt die FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) ausdrücklich klar.

Leitweg-ID finden: So gehen Sie als Lieferant vor

Die folgenden Schritte führen in den meisten Fällen zur richtigen ID. Beginnen Sie immer mit den Unterlagen zum konkreten Auftrag.

1. Bestellung und Vertrag durchsehen

Nach der FAQ des Bundes wird die Leitweg-ID bei der Auftragserteilung mitgeteilt. Suchen Sie in Bestellung, Auftragsschreiben, Rahmenvertrag oder Zuschlagsschreiben nach diesen Begriffen:

• Leitweg-ID oder Leitweg-Identifikationsnummer
• Käuferreferenz oder Buyer Reference
• BT-10
• Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung

Leitweg-IDs von Bundesbehörden beginnen mit 991, 992 oder 993, die von Landes- und Kommunalbehörden mit der zweistelligen Kennzahl des Landes, etwa 05 für Nordrhein-Westfalen oder 09 für Bayern. Am Ende stehen immer ein Bindestrich und zwei Ziffern.

Übernehmen Sie aus demselben Auftrag auch die Bestellnummer (BT-13) und, falls angegeben, Ihre Lieferantennummer (BT-29). Bei Rechnungen an den Bund sind beide nach § 5 der E-Rechnungsverordnung (öffnet in neuem Tab) Pflichtangaben, sofern sie bei der Beauftragung übermittelt wurden.

2. Rechnungshinweise der Behörde lesen

Manche Behörden veröffentlichen Hinweise für Rechnungssteller, oft im Bereich Beschaffung oder auf einer Seite für Lieferanten. Dort steht dann, welche Leitweg-ID für welchen Bereich gilt und welcher Übertragungsweg erwartet wird. Nutzen Sie solche Angaben nur, wenn sie eindeutig zu Ihrem Auftrag passen.

3. Bei der Rechnungsstelle nachfragen

Fehlt die ID, fragen Sie gezielt nach, am besten schriftlich bei Ihrem Ansprechpartner oder bei der Rechnungsstelle (Rechnungseingang, Kreditorenbuchhaltung). Nennen Sie Auftrag, Datum und Bestellnummer. Eine kurze Anfrage genügt, zum Beispiel:

Für die elektronische Rechnung zu Ihrer Bestellung Nr. 4711 vom 01.09.2026 benötigen wir die Leitweg-ID (Käuferreferenz, BT-10) des zuständigen Rechnungsempfängers. Bitte teilen Sie uns außerdem mit, über welchen Kanal wir die XRechnung einreichen sollen.

4. Das Verzeichnis der OZG-RE nur zur Kontrolle nutzen

Die OZG-RE ist seit dem 19.09.2025 die einzige Rechnungseingangsplattform des Bundes. Ihre Weberfassung enthält ein Verzeichnis der angebundenen Leitweg-IDs, außerdem veröffentlicht der Bund eine Übersicht der angebundenen öffentlichen Auftraggeber. Die FAQ des Bundes bittet aber ausdrücklich darum, ausschließlich die bei der Auftragserteilung genannte ID zu verwenden. Der Grund: Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs für getrennte Bereiche haben, und nur die ID aus dem Auftrag führt die Rechnung zur richtigen Bewirtschaftungsstelle. Das Verzeichnis ersetzt also nicht die Abstimmung mit dem Auftraggeber.

5. Nicht raten

Eine Leitweg-ID aus einem alten Auftrag, von einer anderen Dienststelle oder aus einer Internetsuche kann formal gültig sein und trotzdem falsch adressieren. Die Prüfziffer bestätigt nur, dass die Zeichenfolge in sich stimmig ist, nicht, dass sie zu Ihrem Auftrag gehört. Leitweg-IDs können sich außerdem ändern, wenn eine Behörde ihre Rechnungsbearbeitung neu ordnet. Maßgeblich ist immer der aktuelle Auftrag.

Leitweg-ID beantragen: für Behörden und öffentliche Auftraggeber

Eine Leitweg-ID beantragen nur Stellen, die E-Rechnungen empfangen. Die Formatspezifikation der KoSIT legt lediglich den Aufbau fest; Vergabe und Pflege der IDs regeln Bund und Länder jeweils selbst.

Bundesbehörden

Für Behörden und Einrichtungen des Bundes sowie für auf Bundesebene angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) zuständig. Informationen zur Beantragung erhalten Sie über das Kontaktformular auf e-rechnung-bund.de. Die ID wird vor dem Anschluss an die Rechnungseingangsplattform vergeben.

Jeder Rechnungsempfänger des Bundes hat mindestens eine Leitweg-ID. Weitere IDs sind möglich, wenn Rechnungen an getrennte Bereiche mit eigenen Bearbeitungssystemen gehen sollen. Die Struktur lässt sich später ändern, das zieht aber angepasste Beschaffungsunterlagen und die Information aller Rechnungssteller nach sich. Planen Sie die Aufteilung deshalb vorher anhand Ihrer internen Rechnungsbearbeitung.

Landes- und Kommunalbehörden

Für Landesbehörden, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber in den Ländern gibt jedes Land eigene ausgebende Stellen vor. Welche das sind, listet die Ländersynopse der KoSIT zum aktuellen Umsetzungsstand der Länder. Die Grobadressierung beginnt dort mit der Kennzahl des Landes, gefolgt je nach Ebene von Regierungsbezirk, Kreis und Gemeinde. Kommunen erfragen die Vergabe bei der Stelle, die ihr Land dafür bestimmt hat.

Checkliste nach der Vergabe

• Zuständigkeiten festlegen: Welche Leitweg-ID gehört zu welcher Dienststelle oder welchem Bewirtschaftungsbereich?
• Die ID in jeder Bestellung und jedem Vertrag angeben, zusammen mit dem gewünschten Übertragungsweg.
• Die ID in den Hinweisen für Lieferanten veröffentlichen.
• Bei Empfang über Peppol beachten: Für an die OZG-RE angeschlossene Stellen lautet die Peppol-ID „0204:“ plus Leitweg-ID.
• Jede veröffentlichte ID mit dem Leitweg-ID Validator gegenprüfen. Einzelne IDs prüft das Tool kostenlos, die Massenprüfung vieler IDs auf einmal ist Teil der Pro-Version.

Wo tragen Sie die Leitweg-ID ein?

Die Leitweg-ID steht immer im Feld BT-10 (Käuferreferenz, Buyer reference). Wie das Feld heißt, hängt vom Werkzeug ab:

Im Generator für E-Rechnungen gilt: Lassen Sie das Feld bei Behördenrechnungen nie leer. Bleibt es leer, setzt der Generator die Rechnungsnummer als Käuferreferenz ein, damit die Datei die Regel BR-DE-15 erfüllt. Für eine Behörde ist das aber keine gültige Adresse, die Rechnung kann nicht zugeordnet werden.

Achten Sie beim Eintragen auf drei Dinge: exakt die Zeichen aus dem Auftrag, keine Leerzeichen davor oder dahinter und keine zusätzlichen Präfixe wie „LW:“ oder „0204:“. Die Groß- und Kleinschreibung der Feinadressierung spielt keine Rolle. Wie Sie die übrigen Pflichtfelder befüllen, zeigt die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die XRechnung.

Vor dem Versand: Format und Prüfziffer kontrollieren

Zwei kurze Prüfungen fangen die meisten Fehler ab, bevor die Plattform sie meldet:

1. Leitweg-ID prüfen: Der Validator kontrolliert Aufbau, erlaubte Zeichen und die Prüfziffer nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10 und zeigt Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer getrennt an.
2. Die fertige Rechnung prüfen: Laden Sie die XML-Datei in den XRechnung Viewer. Er wendet die offiziellen KoSIT-Regeln an und meldet unter anderem, wenn BT-10 fehlt (BR-DE-15).

Eine Grenze hat jede Prüfziffer: Ein verschobener Bindestrich fällt ihr nicht auf, weil Bindestriche nicht in die Berechnung eingehen. Vergleichen Sie deshalb auch die Position der Bindestriche mit dem Auftrag. Bewahren Sie den Prüfbericht zur Rechnung auf; bei Rückfragen belegt er, dass die Datei formal in Ordnung war.

Mit der Test-ID üben

Für Probeläufe mit der OZG-RE gibt es eine Referenzumgebung, für die Sie sich gesondert registrieren. Dort verwenden Sie die Test-Leitweg-ID 99661-WEBSERVICEOZG-28, beim Versand über Peppol die Empfänger-ID 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28. Stehen Sie bereits mit einem Auftraggeber in Kontakt, können Sie in der Testumgebung auch dessen Leitweg-ID nutzen.

Rechnung abgelehnt: „Leitweg-ID ist nicht valide“ – was tun?

Diese Meldung erzeugt die OZG-RE, wenn sie die angegebene Leitweg-ID nicht akzeptiert. Als häufige Ursachen nennt der Bund falsch gesetzte Bindestriche und Leerzeichen vor oder hinter der Eingabe. So gehen Sie vor:

1. Eingabe prüfen: die ID Zeichen für Zeichen mit dem Auftrag vergleichen, Leerzeichen entfernen, die Position der Bindestriche kontrollieren.
2. Format und Prüfziffer mit dem Validator testen. Fällt die Prüfziffer durch, liegt ein Tipp- oder Übertragungsfehler vor.
3. Den Auftraggeber kontaktieren und bestätigen lassen, dass die ID aktuell ist und zu diesem Auftrag gehört.
4. Findet sich gemeinsam keine Lösung, wendet sich der Auftraggeber an das ZFB. Als Lieferant müssen Sie das nicht selbst tun.
5. Eine neue, korrigierte E-Rechnung erstellen und erneut einreichen.

Ablehnung durch die Plattform oder durch den Empfänger?

Die OZG-RE unterscheidet zwei Fälle. Formale Fehler stellt die Plattform selbst fest: In Weberfassung und Upload sehen Sie den Prüfbericht schon vor dem Versand; bei Einreichung per E-Mail oder Peppol führt in der Rechnungsübersicht ein Lupensymbol zu den Details der formalen Prüfung. Inhaltliche Fehler stellt dagegen der Rechnungsempfänger fest, zum Beispiel wenn eine formal gültige, aber fremde Leitweg-ID die Rechnung in den falschen Bereich geleitet hat. Der Empfänger kann dann eine Begründung hinterlassen. In beiden Fällen erstellen Sie eine neue E-Rechnung mit den korrigierten Angaben. Weitere typische Ablehnungsgründe behandelt der Beitrag XRechnung-Fehler beheben.

B2B: keine Leitweg-ID, aber BT-10 trotzdem befüllen

Bei Rechnungen an Unternehmen gibt es keine Leitweg-ID. Wenn Sie im B2B-Verkehr eine XRechnung senden, verlangt BR-DE-15 trotzdem einen Wert in BT-10. Tragen Sie dort die Referenz ein, die Ihr Kunde vorgibt, etwa eine Kostenstelle, eine Projektnummer oder den Namen des Bestellers. Die Bestellnummer gehört in BT-13. Hat der Kunde nichts vorgegeben, fragen Sie nach, welche Angabe seine Rechnungsprüfung braucht.

Umsatzsteuerlich ist eine fehlende Käuferreferenz kein Mangel. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 sind Verstöße gegen Geschäftsregeln, die keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben betreffen, etwa ein fehlendes BT-10, für die Umsatzsteuer unbeachtlich. Die Software des Empfängers stuft die Datei trotzdem als fehlerhafte XRechnung ein, was die Verarbeitung stören kann. Mehr zum Format lesen Sie im XRechnung-Leitfaden und in der Kategorie XRechnung.