XRechnung erstellen – Anleitung Schritt für Schritt

Eine XRechnung erstellen Sie in sechs Schritten: Pflichtangaben sammeln, Syntax wählen (UBL oder CII), die XML-Datei mit Software, Generator, Weberfassung oder von Hand erzeugen, gegen die KoSIT-Regeln validieren, versenden und acht Jahre unverändert archivieren. Für Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID in das Feld BT-10.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Wer nur ein Ergebnis braucht, kann eine XRechnung erstellen, ohne XML zu schreiben: Unser Generator erzeugt die Datei aus einem Formular. Diese Anleitung zeigt, was dabei im Hintergrund passiert, welche Felder Pflicht sind und wie Sie eine XRechnung auch manuell aufbauen. Was XRechnung grundsätzlich ist und wann sie Pflicht ist, erklärt der Beitrag Was ist XRechnung?.

Was brauchen Sie, bevor Sie anfangen?

Klären Sie vor der ersten Rechnung vier Punkte:

1. Empfänger: Behörde oder Unternehmen? Davon hängen Käuferreferenz und Übermittlungsweg ab.
2. Käuferreferenz: Bei Behörden die Leitweg-ID aus Bestellung oder Vertrag, bei Firmenkunden die Referenz, die der Kunde vorgibt.
3. Rechnungsadresse: die E-Mail-Adresse oder Plattform, über die der Kunde E-Rechnungen empfängt. Sie wird zugleich als elektronische Adresse (BT-49) gebraucht.
4. Version: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software XRechnung 3.0 erzeugt. Die aktuelle Fassung ist 3.0.2.

Schritt 1: Pflichtangaben zusammenstellen

Die meisten Fehler entstehen, weil Angaben fehlen. Die folgende Tabelle zeigt die Felder, die eine XRechnung 3.0 für eine einfache Rechnung in Euro braucht:

Drei Punkte gehen häufig unter. Erstens verlangt § 14 Abs. 4 UStG die vollständige Anschrift beider Parteien; tragen Sie deshalb auch die Straße ein, obwohl die Prüfregeln beim Käufer nur Ort und Postleitzahl erzwingen. Zweitens kommen Einheiten aus der Liste UN/ECE Recommendation 20, zum Beispiel HUR für Stunde, DAY für Tag und C62 für Stück. Drittens setzen Kleinunternehmer, die freiwillig eine XRechnung ausstellen, die Steuerkategorie E mit 0 Prozent, begründen die Befreiung in BT-120 mit § 19 UStG und geben ihre Steuernummer in BT-32 an.

Ob die umsatzsteuerlichen Angaben vollständig sind, können Sie unabhängig vom Format mit unserem Tool Pflichtangaben prüfen.

Schritt 2: Syntax wählen – UBL oder CII

XRechnung gibt es in zwei Syntaxen. UBL 2.1 nutzt das Wurzelelement Invoice (oder CreditNote für Gutschriften) mit den Präfixen cbc und cac. CII nutzt rsm:CrossIndustryInvoice mit den Präfixen rsm, ram, udt und qdt. Inhaltlich und rechtlich sind beide gleichwertig, und öffentliche Auftraggeber müssen beide annehmen.

In der Praxis entscheidet die Software. UBL ist bei XRechnung verbreitet und leichter zu lesen, CII ist die Grundlage von ZUGFeRD. Wer beides erzeugen kann, nimmt die Syntax, die der Empfänger bevorzugt. Die Unterschiede im Detail zeigt der Vergleich UBL vs. CII.

Schritt 3: Die XRechnung erzeugen

Es gibt vier Wege zur fertigen Datei:

Mit dem Generator

Unser Generator führt in drei Schritten zur Datei:

1. Firmendaten: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Währung, dann Ihre Daten mit USt-IdNr., Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und IBAN. Beim Kunden tragen Sie Anschrift und im Feld „Leitweg-ID / Referenz“ die Käuferreferenz ein. Bleibt das Feld leer, setzt der Generator die Rechnungsnummer ein; bei Behörden ist das falsch, dort gehört die Leitweg-ID hinein.
2. Positionen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz je Position.
3. Export: „XRechnung XML“ erzeugt eine UBL-Datei nach XRechnung 3.0. Alternativ stehen ZUGFeRD als XML oder als PDF/A-3 zur Wahl.

Zur Erzeugung werden die Formulardaten kurz an unsere Schnittstelle übertragen; gespeichert werden die Rechnungsdaten dabei nicht. Der Generator setzt immer die Rechnungsart 380. Gutschriften, Rechnungskorrekturen (381, 384) oder Abschlagsrechnungen im Bau erstellen Sie mit anderer Software oder direkt im XML.

Mit der Weberfassung der OZG-RE

Für Rechnungen an Bundesbehörden stellt der Bund auf der OZG-RE eine Eingabemaske bereit. Sie registrieren sich, tippen die Rechnung ein und erhalten vor dem Absenden einen Prüfbericht mit formalen Fehlern. Für Länder, Kommunen oder Firmenkunden hilft dieser Weg nicht.

Von Hand: ein geprüftes UBL-Gerüst

Das folgende Beispiel ist eine vollständige, minimale XRechnung 3.0 in UBL: zehn Stunden Beratung zu 95 Euro an eine Behörde. Es besteht die Prüfung mit dem offiziellen KoSIT-Validator (Konfiguration 3.0.2) ohne Fehler und ohne Warnung. Die Kommentare nennen die BT-Nummern; Name, IBAN und Leitweg-ID sind fiktiv, die Prüfziffer der Leitweg-ID stimmt.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
    xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
    xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID> <!-- BT-24 -->
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID> <!-- BT-23 -->
  <cbc:ID>RE-2026-0142</cbc:ID>                            <!-- BT-1 -->
  <cbc:IssueDate>2026-09-28</cbc:IssueDate>                <!-- BT-2 -->
  <cbc:DueDate>2026-10-12</cbc:DueDate>                    <!-- BT-9 -->
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>           <!-- BT-3 -->
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode> <!-- BT-5 -->
  <cbc:BuyerReference>991-12345-73</cbc:BuyerReference>    <!-- BT-10 -->

  <cac:AccountingSupplierParty>                            <!-- BG-4 Verkäufer -->
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnung@beispiel-gmbh.de</cbc:EndpointID> <!-- BT-34 -->
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Musterstraße 1</cbc:StreetName>    <!-- BT-35 -->
        <cbc:CityName>Bremen</cbc:CityName>                <!-- BT-37 -->
        <cbc:PostalZone>28195</cbc:PostalZone>             <!-- BT-38 -->
        <cac:Country>
          <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode> <!-- BT-40 -->
        </cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>         <!-- BT-31 -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Beispiel GmbH</cbc:RegistrationName> <!-- BT-27 -->
      </cac:PartyLegalEntity>
      <cac:Contact>                                        <!-- BG-6 -->
        <cbc:Name>Anna Muster</cbc:Name>                   <!-- BT-41 -->
        <cbc:Telephone>+49 421 1234567</cbc:Telephone>     <!-- BT-42 -->
        <cbc:ElectronicMail>anna.muster@beispiel-gmbh.de</cbc:ElectronicMail> <!-- BT-43 -->
      </cac:Contact>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>

  <cac:AccountingCustomerParty>                            <!-- BG-7 Käufer -->
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnungseingang@beispielamt.de</cbc:EndpointID> <!-- BT-49 -->
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:CityName>Berlin</cbc:CityName>                <!-- BT-52 -->
        <cbc:PostalZone>10115</cbc:PostalZone>             <!-- BT-53 -->
        <cac:Country>
          <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode> <!-- BT-55 -->
        </cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Beispielamt</cbc:RegistrationName> <!-- BT-44 -->
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingCustomerParty>

  <cac:Delivery>
    <cbc:ActualDeliveryDate>2026-09-25</cbc:ActualDeliveryDate> <!-- BT-72 -->
  </cac:Delivery>

  <cac:PaymentMeans>                                       <!-- BG-16 -->
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>        <!-- BT-81 -->
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE02120300000000202051</cbc:ID>              <!-- BT-84 -->
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:PaymentTerms>
    <cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.</cbc:Note> <!-- BT-20 -->
  </cac:PaymentTerms>

  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">180.50</cbc:TaxAmount> <!-- BT-110 -->
    <cac:TaxSubtotal>                                      <!-- BG-23 -->
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">950.00</cbc:TaxableAmount> <!-- BT-116 -->
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">180.50</cbc:TaxAmount> <!-- BT-117 -->
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>                                 <!-- BT-118 -->
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>                      <!-- BT-119 -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>

  <cac:LegalMonetaryTotal>                                 <!-- BG-22 -->
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">950.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-106 -->
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">950.00</cbc:TaxExclusiveAmount>   <!-- BT-109 -->
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1130.50</cbc:TaxInclusiveAmount>  <!-- BT-112 -->
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1130.50</cbc:PayableAmount>            <!-- BT-115 -->
  </cac:LegalMonetaryTotal>

  <cac:InvoiceLine>                                        <!-- BG-25 -->
    <cbc:ID>1</cbc:ID>                                     <!-- BT-126 -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity> <!-- BT-129, BT-130 -->
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">950.00</cbc:LineExtensionAmount> <!-- BT-131 -->
    <cac:Item>
      <cbc:Name>Beratung Datenmigration</cbc:Name>         <!-- BT-153 -->
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>                                 <!-- BT-151 -->
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>                      <!-- BT-152 -->
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">95.00</cbc:PriceAmount> <!-- BT-146 -->
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

Beim Nachbauen gilt: Die Reihenfolge der Elemente ist im UBL-Schema festgelegt und darf nicht verändert werden. Datumsangaben stehen in UBL im Format JJJJ-MM-TT, Beträge mit Punkt als Dezimaltrennzeichen und höchstens zwei Nachkommastellen. Die Rechnung rechnet so: 10 × 95,00 = 950,00 Euro netto (BT-131, BT-106, BT-109), 19 Prozent davon sind 180,50 Euro (BT-117, BT-110), zusammen 1.130,50 Euro (BT-112, BT-115). Weicht eine dieser Summen ab, melden die Regeln BR-CO-10, BR-CO-15 oder BR-CO-16. Ein weiteres vollständiges XRechnung Beispiel finden Sie unter den Vorlagen, die CII-Pfade im Beitrag zur XML-Struktur der XRechnung.

Schritt 4: Die XRechnung validieren

Prüfen Sie jede Datei vor dem Versand, auch wenn sie aus einer bewährten Vorlage stammt. Eine vollständige Prüfung umfasst das XML-Schema der Syntax, die Regeln der EN 16931 und die Regeln der XRechnung (BR-DE). Laden Sie die Datei dazu in unseren Viewer und lassen Sie die XRechnung prüfen: Er wendet die offiziellen KoSIT-Regeln an, stellt die Rechnung lesbar dar und erklärt jede Meldung. Für automatisierte Abläufe gibt es den KoSIT-Validator als Open-Source-Programm (öffnet in neuem Tab). Was einzelne Codes bedeuten, steht unter KoSIT-Fehler; die häufigsten Ursachen behandelt der Beitrag XRechnung-Fehler beheben.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) unterscheidet drei Fehlerarten. Ein Formatfehler bedeutet, dass die Datei gar keine E-Rechnung ist. Ein Geschäftsregelfehler ohne umsatzsteuerlichen Bezug, etwa eine fehlende BT-10, ist für die Umsatzsteuer unerheblich, führt bei Behörden aber zur Zurückweisung. Ein Inhaltsfehler, zum Beispiel ein falscher Steuersatz, gefährdet den Vorsteuerabzug des Kunden, auch wenn die Datei technisch gültig ist. Unternehmen dürfen sich laut BMF auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfwerkzeugs stützen. Speichern Sie deshalb den Prüfbericht zusammen mit der Rechnung.

Schritt 5: Die XRechnung versenden

Der Übermittlungsweg hängt vom Empfänger ab:

• Bundesbehörden: ausschließlich über die OZG-RE, in die am 19.09.2025 die frühere ZRE überführt wurde. Kanäle sind Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol. Vorher registrieren Sie sich und schalten die gewünschten Kanäle frei.
• Länder und Kommunen: über das Portal, das der Auftraggeber nennt. Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesland.
• Unternehmen: meist als E-Mail-Anhang an die Rechnungsadresse des Kunden, bei größeren Kunden auch über Peppol oder ein Lieferantenportal. Ein normales E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus.

Anlagen wie Stundennachweise betten Sie Base64-kodiert in die Datei ein, statt sie getrennt zu verschicken. Die Bundesplattform erlaubt laut FAQ des Bundes (öffnet in neuem Tab) bis zu 200 eingebettete Dokumente in den Formaten PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und ODS. Details stehen im Beitrag XRechnung mit Anhang.

Schritt 6: Die XRechnung archivieren

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Archivieren Sie die XML-Datei unverändert im Original; eine PDF-Ansicht ersetzt sie nicht. Die OZG-RE ist kein Archiv: Rechnungen werden dort 28 Tage nach Bereitstellung oder letztem Statuswechsel gelöscht. Wie ein GoBD-gerechtes Archiv aussieht, beschreibt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

B2B und B2G: Was ist anders?

Die Leitweg-ID bekommen Sie vom Auftraggeber. Wo Sie sie finden, erklärt der Beitrag Leitweg-ID finden oder beantragen. Bevor Sie sie eintragen, können Sie mit unserem Werkzeug die Leitweg-ID prüfen: Es kontrolliert Aufbau und Prüfziffer. Welches Format im B2B-Verkehr besser passt, zeigt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Häufige Fehler beim Erstellen

• BT-10 fehlt: Jede XRechnung braucht eine Käuferreferenz, auch im B2B-Verkehr.
• Veraltete Kennung in BT-24: Ältere Programme schreiben noch die Kennung einer 2.x-Version.
• Pflichtangaben seit 3.0 fehlen: BT-23, BT-34 und BT-49 sind seit Version 3.0 Pflicht, der Verkäuferkontakt BG-6 schon länger.
• Rundungsdifferenzen: Summen aus gerundeten Einzelbeträgen passen nicht zur Gesamtsumme.
• Falsche Rechnungsart: Vorgesehen sind 326, 380, 381, 384, 389 und die Bau-Codes 875 bis 877 (BR-DE-17); andere Codes lösen eine Warnung aus. Eine Rechnungskorrektur (384) sollte die ursprüngliche Rechnung in BT-25 nennen.
• Nachträgliche Änderungen: Wer das XML nach der Prüfung von Hand ändert, muss erneut prüfen.

Weitere Beiträge rund um Leitweg-ID, Formate und Prüfung finden Sie in der Kategorie XRechnung.