Was ist XRechnung? Format, Aufbau & Pflicht (2026)

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ergänzt um nationale Geschäftsregeln. Die KoSIT gibt sie im Auftrag des IT-Planungsrats in den Syntaxen UBL und CII heraus. Bundesbehörden verlangen sie seit dem 27.11.2020, im B2B-Verkehr ist sie seit 2025 ein zulässiges E-Rechnungsformat.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist XRechnung genau?

Technisch ist XRechnung eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931. Die Norm beschreibt ein europäisches Datenmodell für Rechnungen. Eine CIUS schränkt dieses Modell für einen bestimmten Einsatzzweck ein und fügt Regeln hinzu. Bei XRechnung sind das die Geschäftsregeln mit dem Präfix BR-DE, zum Beispiel die Pflicht zur Kontaktangabe des Verkäufers oder zur Käuferreferenz.

Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, die im Auftrag des IT-Planungsrats arbeitet. Die KoSIT legt fest, welche Felder Pflicht sind, pflegt die Prüfregeln und veröffentlicht neue Versionen.

Eine XRechnung liegt immer in einer von zwei XML-Syntaxen vor:

• UBL 2.1 (Universal Business Language von OASIS), Wurzelelement Invoice oder CreditNote.
• CII (Cross Industry Invoice von UN/CEFACT), Wurzelelement rsm:CrossIndustryInvoice.

Beide Syntaxen transportieren dieselben Inhalte und sind rechtlich gleichwertig. Einen Sichtteil wie ein PDF gibt es nicht. Wer die Rechnung lesen will, braucht ein Programm, das die Daten darstellt.

Genutzt wird XRechnung vor allem von Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, von Behörden selbst, die Rechnungen automatisch verbuchen, und zunehmend von Unternehmen, die ihre Buchhaltung auf strukturierte Daten umstellen.

XRechnung und E-Rechnung: Wo liegt der Unterschied?

„E-Rechnung“ ist der Rechtsbegriff. Nach § 14 UStG (öffnet in neuem Tab) ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern es die korrekte und vollständige Extraktion der Angaben erlaubt.

XRechnung ist ein Format, das diese Definition erfüllt. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Rechnung im E-Mail-Text ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Den direkten Vergleich zeigt die Seite XRechnung vs. PDF-Rechnung.

Ist XRechnung Pflicht?

Ob Sie XRechnung verwenden müssen, hängt vom Empfänger ab. Die folgende Übersicht fasst die Lage zusammen:

Für den Bund gilt: Laut FAQ der Rechnungseingangsplattform des Bundes (öffnet in neuem Tab) ist XRechnung in der jeweils gültigen Fassung der Standard. Andere Formate sind erlaubt, wenn sie EN 16931, E-RechV und die Nutzungsbedingungen erfüllen; ausdrücklich genannt wird ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, das dort als reine XML-Datei eingereicht wird. Direktaufträge bis 1.000 Euro sind nach § 3 Abs. 3 E-RechV von der Pflicht ausgenommen.

Im B2B-Bereich verlangt das Gesetz eine E-Rechnung, aber kein bestimmtes Format. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Bei der Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Die Fristen, Ausnahmen und die Umsatzgrenze von 800.000 Euro für 2027 erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Die EN 16931 beschreibt jede Rechnungsangabe als Business Term (BT) mit fester Nummer. Zusammengehörige Angaben bilden eine Business Group (BG), etwa BG-4 für den Verkäufer oder BG-25 für eine Rechnungsposition. Diese Nummern sind unabhängig von der Syntax: BT-10 heißt in UBL cbc:BuyerReference und in CII ram:BuyerReference, gemeint ist dasselbe Feld. Wer Fehlermeldungen lesen oder Software anbinden will, arbeitet deshalb am besten mit den BT-Nummern.

Die wichtigsten Felder einer XRechnung 3.0:

Neben Pflichtfeldern prüfen die Regeln auch Rechenwege. Die Summe der Positionsbeträge muss BT-106 ergeben (BR-CO-10), der Bruttobetrag muss Netto plus Steuer entsprechen (BR-CO-15), und der fällige Betrag muss zu den Vorauszahlungen passen (BR-CO-16).

So sieht der Kopf einer XRechnung in UBL aus (gekürzt, die Leitweg-ID ist fiktiv):

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
    xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
    xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>RE-2026-0142</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-09-28</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>991-12345-73</cbc:BuyerReference>
  <!-- Verkäufer, Käufer, Zahlung, Steuern, Summen, Positionen -->
</ubl:Invoice>

Eine vollständige Beispieldatei finden Sie im XRechnung Muster. Die Unterschiede der beiden Syntaxen erklärt der Vergleich UBL vs. CII, die Elementpfade für Entwickler der Beitrag zur XML-Struktur der XRechnung.

Welche XRechnung-Version gilt aktuell?

Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024 und bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Die aktuelle Fassung ist XRechnung 3.0.2, das jüngste Paket heißt „3.0.2 Summer 2026 Bugfix“ und stammt vom 31.08.2026. Solche Bugfix-Pakete korrigieren Prüfregeln und Werkzeuge, ändern aber nicht die Spezifikationskennung in BT-24.

Im September 2026 hat die KoSIT eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht. Die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Laut FAQ des Bundes werden Änderungen am Standard sechs Monate vor ihrem Inkrafttreten bekannt gegeben. Den aktuellen Stand und alle Pakete finden Sie auf der Seite Versionen und Bundles der KoSIT (öffnet in neuem Tab).

Wie öffnet, prüft und erstellt man eine XRechnung?

Öffnen und lesen

Öffnen Sie eine XRechnung im Texteditor, sehen Sie nur verschachtelte XML-Elemente. Lesbar wird sie erst durch eine Visualisierung. Mit dem XRechnung Viewer können Sie eine XML-Datei per Drag-and-drop laden; das Tool stellt UBL und CII als übersichtliche Rechnung dar. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung lassen Sie zuerst das eingebettete XML aus dem PDF extrahieren (ZUGFeRD-XML extrahieren) und öffnen es dann im Viewer. Das Tool ist online nutzbar und braucht keine Installation. Alternativ stellt die KoSIT eine eigene Visualisierung auf XSLT-Basis bereit, die Entwickler in eigene Anwendungen einbauen können.

Prüfen

Eine vollständige Prüfung läuft in drei Stufen: Zuerst wird das XML gegen das Schema (XSD) der gewählten Syntax geprüft, danach gegen die Schematron-Regeln der EN 16931 und zuletzt gegen die Regeln der XRechnung (BR-DE). Wenn Sie eine XRechnung prüfen möchten, wendet der Viewer die offiziellen KoSIT-Regeln für EN 16931 und XRechnung 3.0 an und erklärt jede Meldung. Die Bedeutung einzelner Codes schlagen Sie unter XRechnung Fehlercodes nach; die häufigsten Ursachen und Lösungen stehen im Beitrag XRechnung-Fehler beheben.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerarten. Bei einem Formatfehler passt die Datei nicht zur zulässigen Syntax; sie gilt dann nicht als E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler verletzt die Regeln des Formats; betrifft er keine umsatzsteuerlichen Angaben, etwa eine fehlende BT-10, ist er für die Umsatzsteuer ohne Bedeutung. Ein Inhaltsfehler liegt vor, wenn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG fehlen oder falsch sind, zum Beispiel ein falscher Steuersatz. Das gefährdet den Vorsteuerabzug, auch wenn die technische Prüfung bestanden ist. Bewahren Sie den Prüfbericht als Nachweis auf.

Erstellen

Für die Erstellung gibt es mehrere Wege. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme exportieren XRechnung direkt. Ohne eigene Software können Sie mit unserem Generator eine XRechnung erstellen; er erzeugt XRechnung in UBL-Syntax und ZUGFeRD-Rechnungen, ohne Installation und ohne Registrierung. Für Rechnungen an Bundesbehörden bietet die OZG-RE zusätzlich eine Weberfassung, in der Sie die Rechnung manuell eingeben. Entwickler schreiben das XML selbst. Die einzelnen Schritte zeigt die Anleitung zum Erstellen einer XRechnung.

Die Leitweg-ID: Adresse für Behördenrechnungen

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber steht in BT-10 die Leitweg-ID. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Dienststelle ankommt. Die Leitweg-ID besteht aus einer Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern), einer optionalen Feinadressierung (bis zu 30 Zeichen) und einer zweistelligen Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Beim Bund beginnt die Grobadressierung mit 991, 992 oder 993.

Die ID vergibt der Auftraggeber; Sie erhalten sie mit der Bestellung oder dem Vertrag. Rechnungssteller brauchen keine eigene Leitweg-ID, auch nicht für B2B-Rechnungen. Bevor Sie eine Rechnung abschicken, können Sie mit unserem Tool die Leitweg-ID prüfen: Es kontrolliert Aufbau und Prüfziffer. Häufige Ursache für die Meldung „Leitweg-ID ist nicht valide“ sind falsch gesetzte Bindestriche oder Leerzeichen am Anfang oder Ende. Mehr dazu im Beitrag Was ist eine Leitweg-ID?.

Wie wird eine XRechnung übermittelt?

Für die Bundesverwaltung gibt es seit dem 19.09.2025 nur noch eine Plattform: Die frühere ZRE wurde abgeschaltet und in die OZG-RE überführt. Dort reichen Sie Rechnungen per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol ein. Vorher registrieren Sie sich an der OZG-RE (eigenes OZG-RE-Konto oder „Mein Unternehmenskonto“) und schalten die gewünschten Übertragungskanäle frei; Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssteller kostenlos. Die Peppol-Teilnehmer-ID eines angeschlossenen Empfängers lautet „0204:“ plus Leitweg-ID. Länder und Kommunen betreiben eigene Portale mit eigenen Regeln.

Im B2B-Verkehr genügt meist der Versand als E-Mail-Anhang an die Rechnungsadresse des Kunden. Größere Unternehmen nutzen auch Peppol oder Lieferantenportale.

Belege wie Stundennachweise oder Lieferscheine betten Sie Base64-kodiert in die XRechnung ein (BG-24), statt sie separat anzuhängen. Die Pflichtangaben müssen dabei im XML stehen. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag XRechnung mit Anhang.

Wie lange muss man eine XRechnung aufbewahren?

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat erhalten bleiben. Eine ausgedruckte oder in PDF umgewandelte Ansicht ersetzt die XML-Datei nicht. Welche Anforderungen die GoBD zusätzlich stellen, erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

XRechnung oder ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML, das Menschen lesen und Programme verarbeiten können. Im B2B-Bereich sind beide zulässig, für Bundesbehörden ist XRechnung der Standard. Wann sich welches Format eignet, zeigt der Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD; Profile und Versionen erklärt der Beitrag zur ZUGFeRD-Rechnung.

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