XRechnung 4.0: Was sich ändert und wann Sie umstellen müssen

XRechnung 4.0 ist die kommende Version des deutschen E-Rechnungsstandards und setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um. Die KoSIT hat am 15.09.2026 eine Vorversion veröffentlicht, die noch nicht produktiv genutzt werden soll. XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis zum 31.07.2027 in Kraft, die finale Version 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet.

Dieser Überblick richtet sich an Rechnungssteller, Buchhaltungen von Behörden und Unternehmen sowie an Softwareanbieter. Er zeigt, was die Vorversion gegenüber XRechnung 3.0.2 ändert, welche Termine feststehen und welche noch offen sind. Grundlagen zum Format selbst erklärt der Beitrag Was ist XRechnung?.

Was ist am 15. September 2026 passiert?

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat das Dokument „Spezifikation Standard XRechnung, CIUS und Extension, Vorversion XRechnung 4.0.0“ mit dem Datum 15.09.2026 auf ihrer Seite zu XRechnung 4.0 (öffnet in neuem Tab) veröffentlicht. Die Meldung dazu folgte am 16.09.2026 im Newsbereich von xeinkauf.de.

Die wichtigsten Eckdaten aus diesen beiden Quellen:

Eine Vorversion ist damit eine Vorschau auf das Datenmodell. Sie enthält keine prüfbaren Regeldateien und ersetzt keine gültige Version. Wer heute Rechnungen versendet, bleibt bei XRechnung 3.0.2.

Welche Felder und Regeln ändern sich?

Die folgende Tabelle vergleicht XRechnung 3.0.2 mit der Vorversion 4.0.0. Alle Angaben stammen aus der Spezifikation der Vorversion und den Prüfregeln der Konfiguration 2026-08-31. Bis zur finalen Fassung kann sich noch etwas ändern.

Käuferreferenz: mehrere BT-10, aber nur eine Leitweg-ID

Für Rechnungen an Behörden ist BT-10 der Platz der Leitweg-ID. In XRechnung 3.0 gibt es genau ein Feld dafür. Die Vorversion erlaubt mehrere Käuferreferenzen, etwa eine Leitweg-ID plus eine interne Kostenstelle des Auftraggebers. Die neue Regel BR-DE-32 lautet: „Wenn ‚Buyer reference‘ (BT-10) mehr als einmal vorhanden ist, darf nur eine Leitweg-ID übermittelt werden.“ Die Leitweg-ID selbst prüfen Sie weiterhin mit dem Leitweg-ID-Validator, der Aufbau und Prüfziffer kontrolliert.

Skonto: vom Textcode zur eigenen Gruppe

Heute steht Skonto als codierter Text in BT-20, zum Beispiel #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. Ein Leerzeichen oder ein Komma statt Punkt löst BR-DE-18 aus. Die Vorversion ersetzt diese Regelung durch BG-35 mit drei Feldern: Enddatum der Skontofrist (BT-170, Pflicht in der Gruppe), Prozentsatz (BT-171) und Betrag inklusive Umsatzsteuer (BT-172). BR-DE-18 taucht in der Regelliste der Vorversion nicht mehr auf.

XML-Anhänge ohne Extension

Bisher brauchen XML-Anlagen wie GAEB-Dateien die Extension XRechnung; ohne sie meldet die Prüfung BR-CL-24. Die Vorversion nimmt application/xml (.xml) in die Liste der MIME-Typen auf, die ein Empfänger annehmen muss. Wie Anhänge technisch eingebettet werden, beschreibt der Beitrag XRechnung mit Anhang.

Neue Regelnummern BR-DE-32 bis BR-DE-38

Die Vorversion enthält nationale Regeln mit Nummern, die es in XRechnung 3.0.2 nicht gibt: BR-DE-32 (eine Leitweg-ID), BR-DE-33 und BR-DE-34 (Telefon und E-Mail des Käuferkontakts), BR-DE-35 (Leistungsdatum), BR-DE-36 (Prozesskennung BT-23), BR-DE-37 (elektronische Adresse des Verkäufers BT-34) und BR-DE-38 (elektronische Adresse des Käufers BT-49). Bestehende Codes wie BR-DE-15 bleiben, teils mit neuem Wortlaut. Die Erläuterungen zu den heutigen Codes finden Sie in der Übersicht der XRechnung Fehlercodes.

Was bedeutet XRechnung 4.0 für wen?

Was bleibt gleich?

• Die Syntaxen: XRechnung gibt es weiterhin in UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Die Struktur der Dateien erklärt der Beitrag XRechnung XML-Struktur.
• Die Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG verlangt ein Format nach der europäischen Norm gemäß Richtlinie 2014/55/EU. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) bestätigt, dass der Standard XRechnung diese Anforderungen erfüllt, und nennt dabei keine bestimmte XRechnung-Version.
• Die Fristen der E-Rechnungspflicht: Sie hängen nicht an der XRechnung-Version. Wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, steht im Beitrag E-Rechnung 2027.
• Die Leitweg-ID als Adresse für Behördenrechnungen in BT-10.

Zeitplan: Welche Termine stehen fest?

Quelle für alle Einträge sind die Seiten und Meldungen der KoSIT auf xeinkauf.de, insbesondere die Meldung EN 16931: Aktueller Stand und Ausblick (öffnet in neuem Tab) vom 01.09.2026.

Checkliste: Was Sie jetzt tun sollten

Für Rechnungssteller

1. Ermitteln Sie, welche Programme bei Ihnen XRechnungen erzeugen, und notieren Sie den Wert in BT-24 einer aktuellen Rechnung. Er sollte auf xrechnung_3.0 enden.
2. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter schriftlich, ab wann er XRechnung 4.0 erzeugen kann und ob beide Versionen parallel möglich sind.
3. Nutzen Sie Skonto? Dann notieren Sie, wo Ihre Software den #SKONTO#-Text heute bildet. Diese Stelle ändert sich mit BG-35.
4. Behalten Sie XRechnung 3.0.2 für den Versand bei, bis Ihre Empfänger 4.0 ausdrücklich annehmen.

Für Softwareanbieter und Entwickler

1. Gleichen Sie Ihr Datenmodell mit dem Verzeichnis der Informationselemente in der Vorversion ab, vor allem BG-33 bis BG-39.
2. Planen Sie das Lesen beider Kennungen in BT-24 ein, für die Zeit, in der 3.0 und 4.0 parallel in Umlauf sind.
3. Bauen Sie Skonto doppelt: als Textcode in BT-20 für 3.0 und als BG-35 für 4.0.
4. Planen Sie Tests erst, wenn das Bundle mit Schematron und Validator-Konfiguration erschienen ist. Wie der KoSIT-Validator Szenarien wählt, beschreibt der Beitrag KoSIT-Validator.

Offene Fragen

Diese Punkte sind am 3. Oktober 2026 nicht entschieden. Wir haben sie bewusst nicht beantwortet:

• Das Ende von XRechnung 3.0: Bekannt ist nur das Mindestdatum 31.07.2027. Die genauen Übergangsfristen will die KoSIT mit dem Bundle XRechnung 4.0 mitteilen.
• Die endgültige Regelliste: Die Vorversion ist keine finale Fassung. Regeln, Kennung der Extension (in der Vorversion mit „TBD“ markiert) und Feldnamen können sich ändern.
• Der Termin des Bundles: Er hängt von den Validierungsartefakten des CEN ab, die laut KoSIT noch ausstehen.
• ZUGFeRD: Ob und wann das hybride Format eine Fassung auf Basis der EN 16931-1:2026 bekommt, entscheidet das FeRD, nicht die KoSIT.

So prüfen Sie Ihre XRechnung mit docutools.pro

1. Öffnen Sie den XRechnung Validator und laden Sie eine aktuelle Rechnung als XML hoch. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen; kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB.
2. Der Validator prüft wie der KoSIT-Validator mit der Konfiguration 2026-08-31, also gegen XRechnung 3.0.2. Das Urteil „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ bestätigt, dass Ihre heutige Kennung und Ihre Felder passen. Eine Testdatei mit der 4.0-Kennung findet dort, wie im offiziellen Validator, kein Prüfszenario.
3. Brauchen Sie eine Vergleichsdatei, können Sie eine XRechnung erstellen lassen: Der Generator erzeugt „XRechnung XML“ in UBL nach XRechnung 3.0, ohne Konto.

Weitere Beiträge zu Versionen, Feldern und Portalen finden Sie auf der Themenseite XRechnung.

Quellen

• XRechnung 4.0: Vorversion veröffentlicht, KoSIT auf xeinkauf.de (öffnet in neuem Tab)
• Spezifikation Vorversion XRechnung 4.0.0 vom 15.09.2026 (PDF) (öffnet in neuem Tab)
• Meldung „Vorversion XRechnung 4.0“ vom 16.09.2026 (öffnet in neuem Tab)
• XRechnung: Gültigkeit und Versionen, KoSIT (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.