XRechnung Pflichtfelder: Alle BT-Felder mit UBL-Pfad und Regel

XRechnung Pflichtfelder sind die Business Terms (BT), ohne die der KoSIT-Validator eine XRechnung 3.0.2 ablehnt. Ohne Bedingung gilt das für 41 Felder und Gruppen: Kopfdaten wie BT-1 und BT-10, Name, Ort und elektronische Adresse beider Parteien, Verkäuferkontakt, Zahlungsart, vier Summen, die Steueraufschlüsselung und je Position sieben Angaben.

Die Tabellen unten nennen zu jedem Feld den UBL-Pfad, einen Beispielwert und die Regel, die es erzwingt. Die Regeltexte stammen aus der KoSIT-Prüfkonfiguration 2026-08-31 (XRechnung-Schematron 2.6.0, CEN-Schematron 1.3.16). Am Ende steht der Abgleich mit § 14 UStG, denn eine technisch gültige Datei kann trotzdem Pflichtangaben vermissen lassen.

Wer braucht diese Checkliste?

Die Liste richtet sich an drei Gruppen:

• Rechnungssteller, deren Software XRechnungen erzeugt und die vor dem ersten Versand an einen Kunden prüfen wollen, ob ihr Stammdatensatz vollständig ist.
• Rechnungsempfänger im Eingang, die eine abgelehnte Datei einordnen müssen.
• Entwickler und ERP-Berater, die ein Mapping bauen und den genauen Pfad brauchen.

Grundwissen zum Format finden Sie im XRechnung-Leitfaden, den Aufbau der Datei mit Namespaces im Beitrag zur XRechnung XML-Struktur. Alle Pfade unten beziehen sich auf die UBL-Syntax und beginnen unter dem Wurzelelement Invoice. In CII gibt es dieselben BT-Nummern mit anderen Elementnamen.

Die Checkliste: alle unbedingten XRechnung Pflichtfelder

Zwei Regelquellen wirken zusammen. Regeln mit BR- ohne Länderkürzel und BR-CO- stammen aus der EN 16931 und gelten in ganz Europa. Regeln mit BR-DE- und die von der KoSIT übernommenen Peppol-Regeln PEPPOL-EN16931-R… gelten nur für XRechnung. Alle Regeln in den Tabellen haben die Stufe „Fehler“, außer wo „Warnung“ steht.

Dokumentkopf

BT-10 trägt bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID. Fehlt das Element, meldet die Prüfung BR-DE-15. Im B2B-Verkehr steht dort die Referenz, die Ihr Kunde vorgibt. BT-23 ist in der EN 16931 optional, die XRechnung-Regeln verlangen es. BT-24 ist zugleich der Schalter für die Prüfung: Eine veraltete Kennung findet in der aktuellen Konfiguration kein Prüfszenario.

Verkäufer (BG-4)

Pfadbasis: cac:AccountingSupplierParty/cac:Party.

Die Kontaktgruppe BG-6 fehlt oft in Exporten, die für andere Länder gebaut wurden, weil die EN 16931 sie selbst nicht verlangt.

Käufer (BG-7)

Pfadbasis: cac:AccountingCustomerParty/cac:Party.

Zahlung, Summen und Steuer

Fehlt die Gruppe BG-16 ganz, meldet die Prüfung BR-DE-1. BT-119 ist in der EN 16931 bei nicht steuerbaren Rechnungen entbehrlich, XRechnung verlangt ihn mit BR-DE-14 in jeder Steueraufschlüsselung.

Rechnungsposition (BG-25, mindestens eine nach BR-16)

Pfadbasis: cac:InvoiceLine.

Ein vollständiges Musterdokument mit diesen Werten zeigt das XRechnung Muster. Wie eine solche Datei Zeile für Zeile zu lesen ist, erklärt der Beitrag E-Rechnung Beispiel.

Sonderfälle: bedingte Pflichtfelder

Viele Felder werden erst Pflicht, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat. Diese Bedingungen verursachen in der Praxis einen großen Teil der Ablehnungen, weil Stammdaten für den Normalfall gepflegt sind.

Bei den Zahlungsarten schließen sich die Gruppen gegenseitig aus. Eine Überweisung (30 oder 58) darf keine Karten- oder Lastschriftgruppe enthalten (BR-DE-23-b). Wer in einer Datei mehrere Zahlungswege anbietet, muss diese Kombinationen prüfen.

Was prüft der Validator nicht? Abgleich mit § 14 Abs. 4 UStG

Die XRechnung-Pflichtfelder und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (öffnet in neuem Tab) decken sich nur teilweise. Die Abweichungen gehen in beide Richtungen.

Zwei Lücken sind wichtig. Erstens die Straße: Die Regeln verlangen für beide Parteien nur Ort, Postleitzahl und Land. In unserem Test mit der Prüfkonfiguration 2026-08-31 wurde eine Musterrechnung ohne beide Straßenangaben akzeptiert. Zweitens das Leistungsdatum: BR-DE-TMP-32 hat nur die Stufe „Information“ und blockiert nie.

Umgekehrt verlangt XRechnung Felder, die das Umsatzsteuergesetz nicht kennt: Käuferreferenz, Geschäftsprozess, elektronische Adressen, Verkäuferkontakt und Zahlungsart. Fehlen sie, ist die Datei keine gültige XRechnung, auch wenn alle Angaben aus § 14 enthalten sind. Wie das BMF solche Fälle steuerlich einordnet, erklärt der Beitrag zu Formatfehlern und Inhaltsfehlern. Die vollständige Liste der umsatzsteuerlichen Angaben mit Sonderfällen steht im Beitrag Pflichtangaben Rechnung.

Wie dokumentieren Sie die Prüfung?

Für eine nachvollziehbare Eingangs- oder Ausgangsprüfung reichen drei Bausteine:

1. Technisches Ergebnis: die Prüfung gegen die KoSIT-Regeln mit Datum und Version der Konfiguration, hier 2026-08-31. Einen Prüfbericht zum Ablegen erzeugt der KoSIT-Validator selbst.
2. Inhaltliche Prüfung: die Punkte, die der Validator nicht erzwingt, also Straße, Leistungsdatum und Befreiungshinweis, per Checkliste abhaken.
3. Ablage: beides zusammen mit der XML-Datei aufbewahren, nicht nur eine PDF-Ansicht.

Wer Rechnungen selbst erzeugt, prüft einmal pro Stammdatenänderung eine Testrechnung je Kundengruppe: Behörde mit Leitweg-ID, B2B-Kunde, Kunde mit abweichender Lieferanschrift, steuerfreie oder Reverse-Charge-Leistung. Damit fallen bedingte Pflichtfelder auf, bevor die erste echte Rechnung abgelehnt wird. Einen druckbaren Prüfplan bietet die XRechnung-Checkliste.

So prüfen Sie XRechnung Pflichtfelder mit docutools.pro

1. Öffnen Sie den XRechnung Validator und laden Sie Ihre .xml-Datei hoch (UBL Invoice oder CII). Ohne eigene Datei testen Sie mit „Beispielrechnung laden“. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB; mehr bietet der Pro-Tarif.
2. Lesen Sie den Bereich „KoSIT-Prüfung“. Er prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) und listet jeden Befund mit Regel-ID und der Stufe „Fehler“ oder „Warnung“. Ein fehlendes Pflichtfeld erscheint zum Beispiel als BR-DE-15 oder PEPPOL-EN16931-R020.
3. Ordnen Sie die Regel-ID mit den Tabellen oben einem Feld und einem UBL-Pfad zu. Erklärungen zu einzelnen Codes finden Sie im Verzeichnis der XRechnung Fehlercodes, etwa zum Verkäuferkontakt unter BR-DE-2.
4. Prüfen Sie danach die Angaben, die der Validator nicht erzwingt. Im Rechnungs-Checker wählen Sie „XRechnung/ZUGFeRD XML“ und dann „XML automatisch prüfen“. Leistungsdatum, Befreiungshinweis und Nachlässe markiert das Werkzeug beim XML-Import immer als fehlend; diese Punkte haken Sie nach Sichtprüfung von Hand ab. Der Checker läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
5. Fehlt ein Pflichtfeld wie BT-10, BT-34 oder die Straße, korrigieren Sie die Stammdaten in Ihrer Rechnungssoftware und erzeugen die Datei neu. Smart Repair im Viewer kann Leitweg-ID, Adressen und Kontakt nicht ergänzen.

Weitere Feldanleitungen finden Sie unter weitere Beiträge zur XRechnung.

Quellen

• KoSIT: Validator-Konfiguration XRechnung, Release 2026-08-31 (öffnet in neuem Tab) mit XRechnung-Schematron 2.6.0 und CEN-Schematron 1.3.16 (Regeltexte und Stufen)
• XStandards Einkauf: XRechnung, Spezifikation und Versionen (öffnet in neuem Tab)
• Gesetze im Internet: § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.