E-Rechnung Software kostenlos: Welche Lösung passt zu wem?

Kostenlose E-Rechnung Software gibt es, aber nicht als ein Programm für alles. Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach plus ein kostenloser Viewer. Für das Ausstellen ab 2027 brauchen Sie ein Werkzeug, das XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt. Entscheidend ist, welche der fünf Aufgaben Empfang, Erstellung, Prüfung, Archiv und Export Sie abdecken müssen.

Dieser Ratgeber vergibt keine Rangliste. Er zeigt, nach welchen Kriterien Sie kostenlose Lösungen beurteilen, welche Kategorien es gibt, was sie jeweils können und wo Gratis-Tarife typischerweise enden. Alle Rechtsangaben stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und den BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Welche Aufgaben muss eine E-Rechnung-Software erfüllen?

Bevor Sie Programme vergleichen, klären Sie, welche Aufgaben bei Ihnen anfallen. Die Pflicht zur E-Rechnung besteht aus mehreren Teilen mit unterschiedlicher Rechtsgrundlage, und nicht jeder Betrieb hat alle.

Zwei Zeilen werden in Software-Vergleichen gern übersehen. Erstens die Archivierung: Ein Viewer, der die Datei nur anzeigt, erfüllt die Aufbewahrung nicht. Zweitens die Validierung: Das Gesetz schreibt kein Prüfwerkzeug vor, aber eine fehlerhafte Datei landet sonst ungeprüft in der Buchhaltung. Welche Pflichtangaben eine Rechnung unabhängig vom Format braucht, steht in unserer Übersicht Pflichtangaben Rechnung.

Welche Kategorien kostenloser E-Rechnung Software gibt es?

Kostenlose Angebote lassen sich in vier Gruppen einteilen. Die Tabelle zeigt, welche der fünf Aufgaben jede Gruppe typischerweise abdeckt. „Teilweise“ heißt: Es hängt vom einzelnen Angebot ab, also lesen Sie die Leistungsbeschreibung des Anbieters.

Behördenangebote

Die Finanzverwaltung stellt unter e-rechnung.elster.de einen E-Rechnungs-Viewer bereit, der XRechnung-Dateien ohne Anmeldung anzeigt. Er ist zum Lesen gedacht, nicht zum Erstellen, Prüfen oder Ablegen.

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gibt es die Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Laut FAQ von E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) sind „sowohl die Registrierung als auch die Nutzung der OZG-RE … für Rechnungssender kostenlos“. Über die Weberfassung (öffnet in neuem Tab) geben Sie Rechnungsdaten nach Registrierung manuell ein, die Plattform erzeugt daraus die E-Rechnung. Das eignet sich laut Bund besonders, wenn Sie keine eigene Software haben oder nur wenige Rechnungen einreichen. Für Rechnungen an Unternehmen hilft die OZG-RE nicht: Sie stellt nur an angebundene öffentliche Empfänger zu.

Online-Tools

Webbasierte Werkzeuge decken meist eine Aufgabe sehr gezielt ab: Rechnung erstellen, XRechnung anzeigen oder die XML aus einer ZUGFeRD-PDF holen. Sie brauchen oft kein Konto und eignen sich für geringe Mengen. Achten Sie darauf, ob die Datei im Browser bleibt oder auf einen Server hochgeladen wird; das steht in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

Rechnungsprogramme mit Gratis-Tarif

Wenn ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm einen kostenlosen Tarif anbietet, ist er in der Regel durch Mengen oder Funktionen begrenzt. Ob XRechnung, ZUGFeRD oder beides enthalten ist, ob es einen Eingangskanal gibt und ob archiviert wird, steht nur in der Leistungsbeschreibung des jeweiligen Anbieters. Für Programme, die Sie schon nutzen, lohnt der Blick in die Hilfe-Seiten; wie das am Beispiel DATEV aussieht, zeigt der Beitrag DATEV und E-Rechnung.

Open-Source-Software

Drei Projekte sind für E-Rechnungen verbreitet, alle unter der Apache-Lizenz 2.0:

• KoSIT-Validator: die Prüf-Engine der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie läuft als Java-Programm über die Kommandozeile oder als HTTP-Dienst im Daemon-Modus und braucht eine Prüfkonfiguration, etwa die für XRechnung. Details stehen im Beitrag zum KoSIT-Validator.
• Mustangproject: eine Java-Bibliothek für ZUGFeRD-Rechnungen, die Entwickler in eigene Anwendungen einbauen.
• Quba-Viewer: eine plattformübergreifende Desktop-Anwendung, die laut Projektbeschreibung strukturierte (XML) und hybride Rechnungen (Factur-X/ZUGFeRD-PDF) anzeigt.

Open Source kostet keine Lizenzgebühr, setzt aber Installation und bei KoSIT und Mustang eine Java-Laufzeit voraus. Für Büros ohne IT-Betreuung ist das ein realer Aufwand.

Was brauchen Sie für den Empfang wirklich?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsregel für den Empfang gibt es nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 62). Die Mindestausstattung ist trotzdem kostenlos zu haben:

1. Ein E-Mail-Postfach, das Sie Lieferanten nennen. Ein separates Postfach ist laut Rn. 40 nicht zwingend.
2. Ein Viewer, um XRechnung-Dateien zu lesen. ZUGFeRD-Rechnungen öffnen Sie als PDF, sollten aber die eingebettete XML kennen, denn sie ist der führende Teil.
3. Eine Ablage, in der die Original-XML unverändert liegt, getrennt von Ausdrucken oder PDF-Ansichten.
4. Optional eine Prüfung, bevor Sie die Rechnung bezahlen oder buchen.

Punkt 3 ist der heikle. Ein Ordner auf dem Laufwerk erfüllt die Unveränderbarkeit nicht automatisch. Was die GoBD dafür verlangen, erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

Was brauchen Sie für das Ausstellen ab 2027?

Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an inländische Unternehmen ausstellen, alle anderen spätestens ab 2028. Die Details stehen im Beitrag zur E-Rechnung 2027. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, nicht vom Empfang.

Für das Ausstellen zählt das Ergebnis, nicht das Programm: Die Datei muss ein zulässiges Format haben. Eine PDF aus Word oder Excel wird durch Umbenennen keine E-Rechnung; welche Umwandlungswege funktionieren, zeigt PDF in E-Rechnung umwandeln. Bei kleinen Mengen genügt ein Online-Generator. Ab mehreren Dutzend Rechnungen im Monat lohnt sich ein Programm, das Kunden, Artikel und Rechnungsnummern verwaltet.

Wo enden kostenlose Tarife?

Gratis-Angebote sind legitim, haben aber Grenzen. Diese Prüfliste hilft, die Leistungsbeschreibung eines Anbieters zu lesen, bevor Sie Daten einpflegen.

Achten Sie besonders auf den Archiv-Punkt. Endet ein Gratis-Tarif oder stellt ein Anbieter einen Dienst ein, müssen Sie Ihre E-Rechnungen trotzdem für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorlegen können. Laden Sie deshalb jede ausgestellte und empfangene XML in Ihre eigene Ablage.

Welche Lösung passt zu wem?

Wenn Sie wissen wollen, ob Sie überhaupt unter die Kleinunternehmerregelung fallen, prüfen Sie Ihre Zahlen vorab mit dem Kleinunternehmer-Rechner. Die Regeln für Empfang und Befreiung erklärt der Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

So decken Sie Erstellung, Prüfung und Lesen mit docutools.pro ab

docutools.pro ist kein Buchhaltungsprogramm und ersetzt kein Archiv. Die Werkzeuge decken drei der fünf Aufgaben ab und ergänzen andere Software:

1. Erstellen: Im E-Rechnungs-Generator geben Sie unter „Firmendaten“ Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer ein, bei Behörden auch „Leitweg-ID / Referenz“. Unter „Positionen“ folgen Leistungen und Steuersatz. Unter „Export“ wählen Sie „XRechnung XML“, „ZUGFeRD XML“ oder „ZUGFeRD PDF“. Einzelrechnungen sind ohne Konto möglich (Fair-Use-Grenze). Gutschriften, Stornorechnungen und eine Kleinunternehmer-Option bietet der Generator nicht.
2. XML aus einer ZUGFeRD-PDF holen: Mit dem Werkzeug ZUGFeRD auslesen klicken Sie auf „PDF auswählen“ und laden die XML mit „XML herunterladen“. Das läuft im Browser, die PDF verlässt Ihren Rechner nicht.
3. Prüfen und lesen: Laden Sie die XML in den XRechnung Validator. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen. Die „KoSIT-Prüfung“ prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) und zeigt „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“ mit den Regelverstößen.
4. Ergebnis nutzen: Die Tabelle „Extrahierte Daten“ zeigt Rechnungsnummer, Parteien, Steuer-IDs, Beträge und Positionen. Leitweg-ID, IBAN und Fälligkeit zeigt sie nicht an.
5. Ablegen: Speichern Sie die Original-XML in Ihrem Archiv. Die durchsuchbare Historie im Viewer („GoBD-Vault“) gibt es nur im Pro-Tarif.

Kostenlos sind im Viewer 2 Uploads pro Tag bis 500 KB je Datei. Unbegrenzte Prüfungen, Stapelverarbeitung und den CSV-Export gibt es im Pro-Tarif. Weitere Beiträge finden Sie unter Rechnungsstellung in der Praxis.

Quellen

• § 14 UStG (öffnet in neuem Tab) und § 14b UStG (öffnet in neuem Tab) auf Gesetze im Internet
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 28, 30, 37, 40, 60, 62, sowie BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: FAQ zur OZG-RE (öffnet in neuem Tab) und Übertragungskanal Weberfassung (öffnet in neuem Tab)
• KoSIT: KoSIT-Validator auf GitHub (öffnet in neuem Tab)
• Mustangproject (öffnet in neuem Tab) und Quba-Viewer (öffnet in neuem Tab) auf GitHub

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.