Rechnung schreiben: Anleitung mit Muster für Selbstständige
Rechnung schreiben als Selbstständiger: acht Schritte vom Rechnungskopf bis zum Zahlungsziel, Musterrechnung mit 19 % USt und wann ab 2027 eine E-Rechnung nötig ist.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Eine Rechnung mit Umsatzsteuer braucht die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG, darunter Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag.
- An Unternehmen müssen Sie nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung abrechnen.
- Rechnungen bewahren Sie nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres.
- Für Leistungen an inländische Unternehmen sind PDF und Papier 2026 noch erlaubt; 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 gar nicht mehr.
- Ist im Auftrag ein Zahlungsdatum nach dem Kalender vereinbart, gerät der Kunde nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ohne Mahnung in Verzug.
Inhalt
Um eine Rechnung zu schreiben, tragen Sie die zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG in eine Vorlage ein: beide Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung und Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Ergänzen Sie Zahlungsziel und Bankverbindung. Ab 2027 brauchen viele Unternehmen für Kunden im Inland eine E-Rechnung.
Diese Anleitung richtet sich an Selbstständige und Freiberufler, die Umsatzsteuer berechnen. Sie zeigt den Ablauf in acht Schritten, eine vollständige Musterrechnung und eine Entscheidungstabelle für PDF oder E-Rechnung. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, lesen Sie stattdessen unsere Anleitung Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Dort gelten andere Angaben.
Was Sie vor der ersten Rechnung klären müssen
Vier Punkte entscheiden, wie Ihre Vorlage aussieht:
- Steuerstatus. Berechnen Sie Umsatzsteuer oder sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Die Grenzen liegen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Ob Sie unter der Kleinunternehmer-Grenze liegen, prüfen Sie mit unserem Rechner im Browser.
- Steuernummer oder USt-IdNr. Ohne eine der beiden fehlt eine Pflichtangabe. Die Steuernummer erteilt das Finanzamt nach der steuerlichen Erfassung, die USt-IdNr. das Bundeszentralamt für Steuern.
- Steuersatz Ihrer Leistung. Nach § 12 UStG (öffnet in neuem Tab) gilt regulär 19 %, für die in § 12 Abs. 2 abschließend aufgezählten Umsätze 7 %. Prüfen Sie einmal, ob Ihre Leistung dort genannt ist, und hinterlegen Sie den Satz in der Vorlage.
- Kundentyp. Ein Unternehmen im Inland, eine Privatperson oder ein Kunde im Ausland? Davon hängen Frist, Format und Zusatzangaben ab (Schritt 7).
Schritt für Schritt: vom Rechnungskopf bis zum Zahlungsziel
- Rechnungskopf anlegen. Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift. Bei Einzelunternehmen gehören Vor- und Nachname dazu, ein Markenname allein reicht nicht. Darunter steht Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und 2 UStG).
- Empfänger eintragen. Vollständiger Name und Anschrift des Kunden, bei Firmen mit Rechtsform. Ergebnis: Beide Parteien lassen sich eindeutig feststellen.
- Datum und Nummer vergeben. Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vorkommt (Nr. 3 und 4). Ein Schema wie „RE-2026-0042“ genügt.
- Leistung beschreiben. Menge und handelsübliche Bezeichnung bei Waren, Umfang und Art bei Dienstleistungen (Nr. 5). „24 Stunden Frontend-Entwicklung Projekt Shop-Relaunch“ ist prüfbar, „Beratung“ allein nicht.
- Leistungszeitpunkt angeben. Datum oder Zeitraum der Leistung (Nr. 6), etwa „Leistungszeitraum 01.09.–30.09.2026“. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt auch der Kalendermonat, also „September 2026“.
- Beträge aufschlüsseln. Nettobetrag je Steuersatz, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Gesamtbetrag (Nr. 7 und 8). Ein vereinbartes Skonto gehört nach Nr. 7 ebenfalls auf die Rechnung, etwa „2 % Skonto bei Zahlung bis 28.10.2026“.
- Sonderfälle ergänzen. Je nach Kunde kommen Pflichthinweise dazu, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Tabelle weiter unten).
- Zahlungsziel und Bankverbindung setzen. Beides ist keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, aber ohne IBAN und Datum zahlt kaum ein Kunde pünktlich. Ergebnis: eine Rechnung, die prüfbar ist und bezahlt werden kann.
Alle zehn Angaben mit Beispielen und Fehlerquellen finden Sie in unserer Checkliste Pflichtangaben Rechnung. Die Anleitung hier konzentriert sich auf den Ablauf.
Musterrechnung mit 19 % Umsatzsteuer
Die fiktive Webentwicklerin Erika Muster rechnet einen Monat Projektarbeit für die Beispiel GmbH ab. Alle Daten sind erfunden.
| Bereich | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnungsaussteller | Erika Muster Webentwicklung, Erika Muster, Hauptstraße 1, 10115 Berlin | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| USt-IdNr. | DE123456789 | Nr. 2 |
| Rechnungsempfänger | Beispiel GmbH, Ringstraße 5, 80331 München | Nr. 1 |
| Rechnungsnummer | RE-2026-0042 | Nr. 4 |
| Rechnungsdatum | 21.10.2026 | Nr. 3 |
| Leistungszeitraum | 01.09.2026 bis 30.09.2026 | Nr. 6 |
| Position | 24 Stunden Frontend-Entwicklung Shop-Relaunch à 85,00 € | Nr. 5 |
| Nettobetrag | 2.040,00 € | Nr. 7 |
| Umsatzsteuer 19 % | 387,60 € | Nr. 8 |
| Gesamtbetrag | 2.427,60 € | freiwillig, üblich |
| Zahlungsziel | zahlbar ohne Abzug bis 04.11.2026 | freiwillig |
| Bankverbindung | IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78 | freiwillig |
Rechnen Sie die Steuer immer vom Nettobetrag: 2.040,00 € × 19 % = 387,60 €. Eine fertige Vorlage mit allen Feldern finden Sie unter Rechnung Pflichtangaben Muster.
Variante: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, reicht nach § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab) eine verkürzte Rechnung: Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt einschließlich Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer können entfallen. Für eine Stunde Support zu 85,00 € netto genügt also „1 Stunde Support, 101,15 € inkl. 19 % USt“.
Welche Zusatzangaben braucht welcher Kunde?
| Kunde | Frist zur Ausstellung | Zusätzliche Angabe | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Unternehmen im Inland | 6 Monate nach Leistung | keine; ab 2027/2028 E-Rechnung (nächster Abschnitt) | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Juristische Person ohne Unternehmen, z. B. ein Verein im ideellen Bereich | 6 Monate nach Leistung | keine | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG |
| Privatperson, Leistung am Grundstück (z. B. Handwerk) | 6 Monate nach Leistung | Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss | § 14 Abs. 4 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
| Privatperson, sonstige Leistung | keine Rechnungspflicht | für den Verzug nach 30 Tagen: Hinweis auf diese Folge | § 286 Abs. 3 BGB |
| Unternehmen in einem anderen EU-Staat (Dienstleistung) | bis zum 15. des Folgemonats | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, beide USt-IdNrn. | § 14a Abs. 1 UStG |
| Bauleistung oder andere Leistung nach § 13b Abs. 2 an Unternehmer | 6 Monate nach Leistung | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, kein Steuerausweis | § 14a Abs. 5 UStG |
Ob eine Leistung ins EU-Ausland tatsächlich unter das Reverse-Charge-Verfahren fällt, hängt vom Leistungsort ab. Klären Sie das vor der ersten Rechnung an einen solchen Kunden mit Ihrer Steuerberatung.
PDF oder E-Rechnung: was gilt ab 2027?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF aus Word ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab):
| Leistung ausgeführt | Kunde: Unternehmen im Inland | Kunde: Privatperson |
|---|---|---|
| 2026 | Papier oder PDF erlaubt, PDF mit Zustimmung des Kunden; Übermittlung bis 31.12.2026 | Papier oder PDF |
| 2027 | E-Rechnung, außer Ihr Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 800.000 Euro (dann Papier oder PDF bis 31.12.2027) | Papier oder PDF |
| ab 2028 | nur E-Rechnung | Papier oder PDF |
Zwei Details aus dem Gesetzestext: Maßgeblich ist das Jahr, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, und für Leistungen aus 2026 nennt Nr. 1 als Übermittlungsfrist den 31. Dezember 2026. Wer Dezemberleistungen erst im Januar 2027 abrechnet, sollte diese Frist mit der Steuerberatung abstimmen. Was die 800.000-Euro-Grenze genau umfasst, erklärt unser Beitrag E-Rechnung 2027.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Wie das für Selbstständige ohne Buchhaltungsabteilung funktioniert, zeigt der Beitrag zur E-Rechnung für Freiberufler. Welche Rechnungen dauerhaft ausgenommen sind, etwa Kleinbetragsrechnungen, steht in E-Rechnungspflicht Ausnahmen.
Häufige Fehler und wie Sie sie beheben
| Fehler | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Leistungszeitpunkt fehlt | Pflichtangabe Nr. 6 fehlt, Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet | Angabe nach § 31 Abs. 5 UStDV mit einem Dokument nachreichen, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht |
| Rechnungsnummer doppelt vergeben | Nummer ist nicht einmalig | Nummernkreis in der Vorlage festlegen, Stornos mit eigener Nummer |
| Steuer vom Bruttobetrag berechnet | falscher Steuerbetrag | Steuer = Netto × Steuersatz, Rechnung berichtigen |
| Zu hoher Steuerbetrag ausgewiesen | Sie schulden den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG | Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigen |
| Zahlungsziel nur auf der Rechnung, nicht im Auftrag | Verzug erst nach Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang (§ 286 Abs. 3 BGB) | Zahlungsdatum schon im Auftrag nach dem Kalender vereinbaren (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB) |
| Rechnungen nur im E-Mail-Postfach | Aufbewahrung nicht geordnet | Ablage für acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG einrichten |
Zum Zahlungsziel: Gerät ein Geschäftskunde in Verzug, können Sie nach § 288 BGB (öffnet in neuem Tab) Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Bei Privatkunden sind es fünf Prozentpunkte, eine Pauschale gibt es nicht.
So schreiben und prüfen Sie Rechnungen mit docutools.pro
PDF- oder Papierrechnung prüfen:
- Öffnen Sie den Rechnungs-Checker im Modus „Checkliste“. Er läuft im Browser, Ihre Daten verlassen den Rechner nicht.
- Wählen Sie unter „Rechnungsart“ die Option „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“ oder „Kleinbetragsrechnung (≤ €250 Brutto)“.
- Haken Sie die Angaben ab, die Ihre Rechnung enthält, und klicken Sie „Pflichtangaben prüfen“. Unter „Fehlende Angaben“ sehen Sie, was noch fehlt. Rechenfehler und Nummernfolgen prüft das Tool nicht.
E-Rechnung erstellen:
- Öffnen Sie den Generator, um eine E-Rechnung zu erstellen. Für Einzelrechnungen brauchen Sie kein Konto; die Daten werden zur Erstellung an unseren Server übertragen.
- Füllen Sie „Firmendaten“ aus: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Ihre Daten und die des Kunden.
- Tragen Sie unter „Positionen“ Leistung, Menge und Einzelpreis ein und wählen Sie 19 % oder 7 %. Ein eigenes Feld für das Leistungsdatum gibt es nicht; nennen Sie den Zeitraum in der Positionsbeschreibung.
- Laden Sie unter „Erstellen & herunterladen“ die Datei als „ZUGFeRD PDF“ oder „XRechnung XML“ herunter. Eine fertige XML-Datei können Sie anschließend im XRechnung Validator prüfen.
Der Generator setzt das Land auf DE fest und erstellt keine Rechnungskorrekturen; für Kunden im EU-Ausland ist er deshalb nicht geeignet. Die CSV-Stapelverarbeitung für viele Rechnungen gehört zum Pro-Tarif.
Kontrolle nach dem Schreiben
- Stehen Leistungszeitpunkt und Rechnungsnummer auf der Rechnung?
- Ergibt Netto × Steuersatz genau den ausgewiesenen Steuerbetrag?
- Hat das Zahlungsziel ein Kalenderdatum, idealerweise wie im Auftrag vereinbart?
- Ist die Rechnung so abgelegt, dass Sie sie acht Jahre lang wiederfinden?
- Braucht dieser Kunde ab 2027 eine E-Rechnung?
Weitere Anleitungen zu Vorlagen, Sonderrechnungen und Software finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
- § 14a UStG (Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen) (öffnet in neuem Tab)
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln E-Rechnung) (öffnet in neuem Tab)
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab)
- § 286 BGB (Verzug des Schuldners) (öffnet in neuem Tab) und § 288 BGB (Verzugszinsen) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- Rechnungs-Pflichtangaben CheckerPrüft alle Pflichtangaben nach §14 UStG — Checkliste plus optionaler XRechnung-XML-Import.Tool öffnen →
- E-Rechnungs-GeneratorKonforme XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybrid-PDF-Rechnungen sofort erstellen.Tool öffnen →
- Kleinunternehmer-Rechner §19 UStGPrüft, ob Ihr Umsatz die Kleinunternehmer-Grenzwerte 2025 (€25.000 / €100.000) einhält.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Nein, nicht als Unternehmer. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern. Fehlt beides, fehlt eine Pflichtangabe und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet. Wer gerade gegründet hat, wartet mit der Rechnung, bis die Steuernummer da ist, oder reicht die Angabe nach § 31 Abs. 5 UStDV später mit einem Dokument nach, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht.
Darf ich eine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Ja, 2026 noch ohne Einschränkung. Eine Rechnung aus Word oder Excel, als Papier oder als PDF verschickt, ist eine sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG. Für ein PDF braucht es die Zustimmung des Kunden. Für Leistungen an inländische Unternehmen gilt das 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 gar nicht mehr. Dann brauchen Sie eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Das regelt § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Dieselbe Frist gilt für Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen. Bei anderen Leistungen an Privatpersonen besteht keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung. Praktisch sollten Sie trotzdem sofort abrechnen, denn Ihr Zahlungsziel beginnt erst mit der Rechnung.
Welche Rechnungsnummer ist für die erste Rechnung richtig?
Jede Nummer, die einmalig ist und zu einer fortlaufenden Folge gehört. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller nur einmal vergibt. Ein Schema aus Jahr und laufender Zahl, etwa RE-2026-0001, ist üblich und erfüllt das. Weil das Gesetz mehrere Zahlenreihen zulässt, sind getrennte Nummernkreise, etwa je Jahr, möglich, solange keine Nummer doppelt vorkommt.
Muss ich als Freiberufler eine E-Rechnung schreiben?
Ab 2027 unter Umständen ja. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie 2027 noch Papier oder PDF verschicken, ab 2028 nicht mehr. Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ausgenommen.