E-Rechnung für Freiberufler: Pflicht, Ausnahmen und Umsetzung (2026)

Freiberufler müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen für Leistungen an inländische Unternehmen spätestens ab dem 1. Januar 2028. Wer 2026 höchstens 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf 2027 noch Papier- oder, mit Zustimmung, PDF-Rechnungen stellen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Freiberufler?

Ja, sobald Sie Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland abrechnen. Umsatzsteuerlich sind Freiberufler im Sinne von § 18 EStG Unternehmer wie jeder Gewerbetreibende. Rechtsform und Einkunftsart spielen für § 14 UStG keine Rolle. Entscheidend ist der Empfänger: Die Pflicht greift, wenn Sie und Ihr Auftraggeber im Inland ansässig sind und die Leistung für dessen Unternehmen erbracht wird.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 entspricht und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei aus dem Textprogramm oder dem Rechnungsprogramm ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zulässig sind vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.

Sonderfälle: steuerfreie Leistungen und unklare Kunden

Manche Freiberufler erbringen steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa als Heilberufler nach § 4 Nr. 14 UStG. Für diese Umsätze besteht keine Pflicht zur Rechnungsausstellung, eine E-Rechnung ist dann nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Rechnen Sie steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen in einer Rechnung ab, gilt die E-Rechnungspflicht laut BMF trotzdem.

Wissen Sie nicht, ob ein Auftraggeber als Unternehmer handelt, fragen Sie nach der USt-IdNr. Das BMF beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, wenn Sie mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten, dass die Leistung für ein Unternehmen erbracht wurde. Die Verwendung einer USt-IdNr. gilt dabei als Indiz für die Unternehmereigenschaft.

Ab wann müssen Freiberufler E-Rechnungen ausstellen?

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab). Sie knüpfen an zwei Daten an: an den Zeitpunkt der Leistung und an den Zeitpunkt der Ausstellung.

Eine Papier- oder PDF-Rechnung für eine Leistung aus 2026 muss bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt sein. Rechnen Sie eine Dezember-Leistung erst im Januar 2027 ab, stellen Sie sicherheitshalber eine E-Rechnung aus.

Bei der Grenze zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Eine Softwareentwicklerin mit 140.000 € Umsatz im Jahr 2026 liegt weit unter der Grenze. Sie darf für Leistungen im Jahr 2027 weiter PDF-Rechnungen verschicken, solange der Kunde zustimmt. Die Zustimmung braucht keine Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde Ihre PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt.

Ein früherer Umstieg ist jederzeit erlaubt. Zwischen inländischen Unternehmen dürfen Sie eine E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers verschicken, denn jeder Unternehmer muss sie empfangen können. Wer früh umstellt, führt einen einzigen Prozess für alle Geschäftskunden und muss keine Zustimmungen nachhalten. Die vollständige Zeitleiste mit allen Ausnahmen erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnungspflicht. Weitere Beiträge finden Sie in der Themenübersicht E-Rechnungspflicht.

Empfang: Was Freiberufler schon heute können müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt, ein gesondertes Postfach ist nicht nötig. Sie müssen dem Empfang nicht zustimmen. Umgekehrt haben Sie keinen Anspruch darauf, statt der E-Rechnung eine PDF- oder Papierrechnung zu bekommen.

In der Praxis kommt eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF per E-Mail an. Die XML-Datei ist die Rechnung selbst, nicht nur ein technischer Anhang. Mit unserem XRechnung Viewer machen Sie sie lesbar: Er stellt XML-Rechnungen in UBL und CII dar und prüft sie gegen die offiziellen KoSIT-Regeln. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung können Sie zuerst das ZUGFeRD-XML extrahieren und die Datei dann im Viewer öffnen. Maßgeblich ist bei ZUGFeRD immer der XML-Teil. Weicht die PDF-Ansicht davon ab, gilt das XML, und nur daraus steht Ihnen der Vorsteuerabzug zu.

Die Validierung ersetzt laut BMF nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Sie dürfen sich aber auf das technische Ergebnis eines geeigneten Prüfwerkzeugs verlassen und sollten den Prüfbericht aufbewahren.

Kleinunternehmer: dauerhaft vom Ausstellen befreit

Seit 2025 gelten neue Grenzen: Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat. Ob Sie darunter liegen, zeigt Ihnen unser Rechner zur Kleinunternehmer-Grenze. Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seit 2025 steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG.

Nach § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung stellen. Das heißt: Papier ist erlaubt, eine PDF-Rechnung mit formloser Zustimmung des Kunden ebenfalls. Diese Ausnahme endet nicht 2028. Die oft zu lesende Aussage, ab 2028 müssten auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen, ist falsch.

Eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht nach § 34a UStDV mindestens:

• vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und vom Kunden,
• Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Art und Umfang der Leistung,
• das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bei Kleinunternehmer-Rechnungen nicht erforderlich. Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem.

Möchten Sie freiwillig eine E-Rechnung schicken, dürfen Sie das ohne Zustimmung des Geschäftskunden. In der XRechnung verwenden Sie dann in der Regel die Umsatzsteuerkategorie E (BT-151 und BT-118) mit 0 %, den Befreiungsgrund als Text in BT-120 und Ihre Steuernummer in BT-32, wenn Sie keine USt-IdNr. haben. Fehlt die Steueraufschlüsselung für die Kategorie E, meldet der Validator die Regel BR-E-1.

Stundennachweise: Was in die XML gehört und was in den Anhang

Viele Freiberufler rechnen nach Stunden ab und legen eine Stundenliste bei. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 regelt das klar. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Die Leistungsbeschreibung im XML muss die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar bezeichnen. Ergänzende Angaben dürfen in einem Anhang stehen, der in die E-Rechnung eingebettet ist. Als Beispiel nennt das BMF ausdrücklich eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF. Ein Link auf ein externes Ziel, etwa auf ein Zeiterfassungsportal oder einen Cloud-Ordner, reicht nicht.

Den Leistungszeitpunkt sollten Sie nicht weglassen. Der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt laut BMF nur bei sonstigen Rechnungen. In einer E-Rechnung muss die Angabe im strukturierten Datenformat stehen, also als Lieferdatum (BT-72) oder als Leistungszeitraum (BG-14). Wie der Anhang per Base64 in die Datei kommt, erklärt unser Beitrag XRechnung mit Anhang.

Retainer und Monatspauschalen: die Dauerrechnung

Bei festen Monatspauschalen hilft eine Regel aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Bei einem Dauerschuldverhältnis genügt eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, wenn der Vertrag als Anhang beiliegt oder die Rechnung klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Als Rechnungsnummer reicht eine einmalige Nummer aus dem Vertrag. Ändern sich umsatzsteuerliche Pflichtangaben, etwa durch eine höhere Pauschale, müssen Sie eine neue E-Rechnung ausstellen. Eine zulässig als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung muss nicht zusätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern. Schwankt der Aufwand jeden Monat, stellen Sie besser normale Monatsrechnungen.

Agenturen, Plattformen und Auftraggeber im Ausland

Arbeiten Sie für eine Agentur in Deutschland, ist das eine inländische B2B-Leistung. Nach den Übergangsfristen braucht die Agentur eine E-Rechnung. Rechnet die Agentur per Gutschrift ab, stellt sie das Dokument aus. Auch Gutschriften fallen unter die E-Rechnungspflicht, der passende Rechnungstyp in BT-3 ist 389. Sie müssen die Gutschrift dann empfangen und prüfen.

Für Kunden im EU-Ausland gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Bei Dienstleistungen an Unternehmen greift meist das Reverse-Charge-Verfahren. Die Rechnung braucht dann die USt-IdNr. beider Seiten und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Ausstellen müssen Sie sie bis zum 15. des Folgemonats. Für Kunden außerhalb der EU gilt die deutsche Pflicht ebenfalls nicht. Das Land des Auftraggebers kann aber eigene Vorgaben haben.

Rechnungen an Bundesbehörden müssen schon seit dem 27.11.2020 E-Rechnungen sein. Seit der Zusammenlegung am 19.09.2025 nimmt der Bund Rechnungen nur noch über die OZG-RE an. Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber, sie gehört in BT-10. Mit unserem Tool können Sie die Leitweg-ID prüfen, bevor Sie die Rechnung einreichen. Hintergründe erklärt der Beitrag Was ist eine Leitweg-ID?. Für Geschäftskunden brauchen Sie keine Leitweg-ID.

Welche Werkzeuge brauchen Freiberufler?

Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme exportieren XRechnung oder ZUGFeRD. Prüfen Sie vor der Wahl, ob das Programm ein EN-16931-konformes Format erzeugt und bei ZUGFeRD nicht nur MINIMUM oder BASIC WL ausgibt. Wichtig sind außerdem eingebettete Anhänge und ein Export der XML-Dateien für Ihr Archiv.

Wenn Sie nur gelegentlich Geschäftskunden abrechnen, können Sie eine E-Rechnung kostenlos erstellen: Unser Generator erzeugt XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD online und ohne Installation. Vor dem Versand lohnt sich ein zweiter Blick. Mit dem Rechnungs-Checker prüfen Sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG, im Viewer validieren Sie die fertige XML-Datei.

ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML und bleibt für Kunden ohne Spezialsoftware lesbar. Die XRechnung ist reines XML. Im B2B-Bereich sind beide zulässig, Bundesbehörden verlangen die XRechnung oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Die Unterschiede fasst der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD zusammen.

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen mindestens der XML-Teil in seiner ursprünglichen Form. Worauf es beim Archiv ankommt, zeigt unser Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren. Die Einzelheiten zu Anhängen, Dauerrechnungen und Fehlerarten stehen im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab).

Checkliste für Freiberufler

1. Klären Sie, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten Rechnungen schicken, und öffnen Sie eine Test-XML.
2. Ordnen Sie Ihre Kunden ein: inländische Unternehmen, Privatkunden, Ausland, Behörden.
3. Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026, um die Regeln für 2027 festzulegen.
4. Prüfen Sie als Kleinunternehmer jedes Jahr beide Umsatzgrenzen.
5. Wählen Sie ein Werkzeug, erstellen Sie eine Testrechnung und validieren Sie sie.
6. Betten Sie Stundennachweise als PDF ein und halten Sie alle Pflichtangaben im XML.
7. Stellen Sie laufende Pauschalverträge auf eine Dauerrechnung um.
8. Archivieren Sie XML-Dateien und Prüfberichte acht Jahre lang unverändert.