Umsatzgrenze E-Rechnung 2027: Sonderfälle von Gründung bis Gutschrift

Die Umsatzgrenze der E-Rechnung 2027 liegt bei 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). In Sonderfällen kommt es auf die Zuordnung an: Haupt- und Nebengewerbe werden addiert, Schwestergesellschaften ohne Organschaft getrennt geprüft, bei Gutschriften zählt der Aussteller. Eine Hochrechnung des Gründungsjahres sieht das Gesetz nicht vor.

Die Grundregel, den Wortlaut der Übergangsvorschrift und eine Organschaft mit Zahlen erklärt unser Beitrag zur E-Rechnung 2027. Hier geht es um die Fälle, in denen die Frage „Welcher Umsatz, welches Unternehmen, welches Jahr?“ nicht auf Anhieb klar ist, jeweils mit einer Rechentabelle.

Was Sie für die Berechnung brauchen

Legen Sie sich vor dem Rechnen diese Unterlagen zurecht:

• die Zahlungseingänge des Kalenderjahres 2026 (Kontoauszüge oder Offene-Posten-Liste), denn gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten;
• eine Aufstellung aller Tätigkeiten, die Sie als Unternehmer ausüben, auch Nebengewerbe, Vermietung und Freiberuf;
• bei Unternehmensgruppen: die Gesellschafterstruktur und, falls vorhanden, die Feststellung einer umsatzsteuerlichen Organschaft;
• eine Liste der Verträge, in denen Ihr Kunde per Gutschrift abrechnet oder ein Dienstleister Rechnungen in Ihrem Namen ausstellt;
• die Umsatzsteuer-Voranmeldungen 2026 als Plausibilitätskontrolle.

Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG „die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“. Abgezogen werden steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. i, Nr. 9 Buchst. b und Nr. 11 bis 29 UStG; Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis h, Nr. 9 Buchst. a und Nr. 10 UStG nur, wenn sie Hilfsumsätze sind. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Gerechnet wird netto, weil das Entgelt nach § 10 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthält.

Schritt für Schritt: die Grenze in fünf Fragen prüfen

1. Wer ist der Unternehmer? Bestimmen Sie die Einheit, deren Umsatz zählt: Einzelunternehmer mit allen Tätigkeiten, jede Gesellschaft für sich oder der ganze Organkreis. Ergebnis: eine Einheit, für die Sie rechnen.
2. Wer stellt die Rechnung aus? Bei einer Gutschrift ist das Ihr Kunde, bei einer Rechnung durch einen Dienstleister bleiben Sie es. Ergebnis: Sie wissen, wessen Grenze gilt.
3. Welches Jahr zählt? Immer das Kalenderjahr 2026, auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr oder Gründung im Laufe des Jahres. Ergebnis: ein Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026.
4. Welche Beträge zählen? Zahlungseingänge 2026, netto, ohne nicht steuerbare Umsätze, ohne die abzuziehenden steuerfreien Umsätze, ohne Anlagevermögen. Ergebnis: der Gesamtumsatz 2026.
5. Liegt er bei höchstens 800.000 Euro? Dann dürfen Sie für Leistungen aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF verwenden. Sonst gilt ab dem 1. Januar 2027 die E-Rechnung für Leistungen an inländische Unternehmer.

Die Sonderfälle unten zeigen, wo diese Schritte in der Praxis hängen bleiben.

Gründung 2026: Zählt das Rumpfjahr oder ein hochgerechneter Wert?

Die Muster Design GmbH wurde am 1. September 2026 gegründet. In vier Monaten hat sie 290.000 Euro netto vereinnahmt, aufs Jahr gerechnet wären das 870.000 Euro.

§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG verlangt, dass „der Gesamtumsatz […] im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Eine Umrechnung des Rumpfjahres auf einen Jahresumsatz steht weder dort noch in § 19 Abs. 2 UStG noch in Rn. 64 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024. Nach dem Wortlaut gilt deshalb die erste Zeile: 290.000 Euro. Eine ausdrückliche Verwaltungsaussage zur Hochrechnung gibt es in Rn. 64 nicht; wer knapp über der Grenze läge, klärt das mit seiner Steuerberatung.

Praktisch spricht viel dafür, in diesem Fall trotzdem schon 2027 E-Rechnungen auszustellen: Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Übergangsregel ohnehin, und Kunden fragen bei Papierrechnungen nach.

Abweichendes Wirtschaftsjahr

Die Beispiel Bau GmbH bilanziert vom 1. Juli bis 30. Juni. Für die Grenze zählt trotzdem das Kalenderjahr, denn das Gesetz sagt „Kalenderjahr“.

Die GmbH liegt mit 815.000 Euro über der Grenze, obwohl ihr Jahresabschluss 2025/26 darunter liegt. Die Zahlen für das Kalenderjahr liefern die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die ohnehin kalenderjährlich laufen.

Gründung erst 2027

Wer 2027 gründet, hatte 2026 keinen Umsatz. Nach dem Wortlaut ist die Bedingung „nicht mehr als 800 000 Euro“ damit erfüllt. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 äußert sich dazu nicht ausdrücklich. Eine Gründung im Jahr 2027 ist zudem oft ein Fall für die Kleinunternehmerregelung, die dauerhaft vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV).

Haupt- und Nebengewerbe: Wird der Umsatz addiert?

Ja. § 2 Abs. 1 Satz 2 UStG bestimmt: „Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers.“ Ein Einzelunternehmer hat umsatzsteuerlich nur ein Unternehmen, egal wie viele Gewerbe er angemeldet hat.

Beispiel: Frau Muster ist freiberufliche IT-Beraterin, betreibt nebenher einen Onlineshop und vermietet ein Ladenlokal an einen Bäcker.

Ohne Option ist die Miete steuerfrei und wird nach § 19 Abs. 2 Nr. 1 UStG abgezogen. Hat Frau Muster zur Steuerpflicht optiert, ist die Miete kein steuerfreier Umsatz mehr und zählt mit. Dann liegt sie über der Grenze, und zwar für alle drei Bereiche: Auch die Beratungsrechnungen an inländische Firmen müssen ab 2027 E-Rechnungen sein. Die Shop-Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt, für sie gibt es keine E-Rechnungspflicht.

Nicht addiert wird der Umsatz anderer Personen. Führt der Ehepartner ein eigenes Einzelunternehmen, prüft er die Grenze selbst. Eine gemeinsame GbR ist ein eigener Unternehmer mit eigener Grenze.

Unternehmensgruppe ohne Organschaft: jede Gesellschaft für sich

Die Grenze gilt für den Gesamtumsatz „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers“. Jede GmbH ist ein eigener Unternehmer. Nur bei einer Organschaft nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG, also bei finanzieller, wirtschaftlicher und organisatorischer Eingliederung, zählt nach Rn. 64 der Umsatz des gesamten Organkreises.

Beispiel: Herr Beispiel hält privat 100 % an zwei GmbHs. Er ist selbst nicht unternehmerisch tätig, eine Organschaft besteht nicht.

Obwohl die Gruppe zusammen 1,15 Mio. Euro umsetzt, darf jede Gesellschaft 2027 noch sonstige Rechnungen stellen. Leistungen zwischen den Schwestergesellschaften sind hier, anders als im Organkreis, steuerbare Umsätze und zählen bei der leistenden Gesellschaft mit. Wie die Rechnung im Organkreis aussieht, zeigt das Organschaftsbeispiel im Beitrag zur E-Rechnung 2027. Ob eine Organschaft vorliegt, ist eine Rechtsfrage, die Sie nicht allein anhand der Beteiligungsquote beantworten können.

Gutschrift und Rechnung durch Dritte: Wessen Grenze gilt?

Rn. 64 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 regelt beide Fälle ausdrücklich: „Erfolgt die Rechnungserteilung in Form einer Gutschrift (§ 14 Absatz 2 Satz 5 UStG), ist auf den Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers abzustellen. Wird die Rechnung durch einen nicht am Leistungsaustausch beteiligten Dritten ausgestellt, ist der Gesamtumsatz des Auftraggebers maßgeblich.“

Beispiel: Die Muster Logistik GmbH (Gesamtumsatz 2026: 2,4 Mio. Euro) rechnet die Frachten ihrer Subunternehmer per Gutschrift ab. Die Beispiel Transporte e. K. hat 2026 nur 300.000 Euro umgesetzt und dürfte eigene Rechnungen 2027 noch auf Papier schreiben. Für die Gutschriften zählt aber der Umsatz der Logistik GmbH: Sie müssen ab Januar 2027 E-Rechnungen sein. Umgekehrt darf ein kleiner Gutschriftaussteller unter 800.000 Euro auch gegenüber einem großen Lieferanten noch sonstige Gutschriften erteilen.

Lassen Sie Ihre Rechnungen von einem Dienstleister erstellen, ändert sich nichts: Es zählt Ihr eigener Umsatz, nicht der des Dienstleisters.

Umsatz knapp an der Grenze: Was verschiebt das Ergebnis?

Bei Umsätzen um 800.000 Euro entscheiden Details. Die Muster Elektro GmbH hat für 2026 Ausgangsrechnungen über 836.000 Euro netto gebucht.

Die GmbH liegt 17.000 Euro unter der Grenze. Schon ein einzelner Zahlungseingang am 30. Dezember statt am 4. Januar hätte das Ergebnis drehen können. Drei Folgerungen:

• Das Ergebnis steht erst nach dem 31. Dezember 2026 fest. Wer bis zu 10 % unter oder über der Grenze liegt, bereitet beide Wege vor.
• Skonto mindert das vereinnahmte Entgelt, gezählt wird der tatsächlich gezahlte Betrag.
• Was 2027 passiert, spielt keine Rolle. Überschreitet die GmbH im Laufe des Jahres 2027 die 800.000 Euro, bleibt es für Leistungen aus 2027 bei der Übergangsregel.

Ob eine Rechnung unabhängig von der Umsatzgrenze überhaupt unter die Pflicht fällt, prüft unser Beitrag zu den Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.

Häufige Fehler bei der Berechnung

So prüfen und erstellen Sie Rechnungen mit docutools.pro

Die 800.000-Euro-Grenze berechnet keines unserer Werkzeuge, dafür brauchen Sie Ihre Buchhaltungszahlen. Bei den Schritten davor und danach helfen diese Tools:

1. Kleinunternehmer ausschließen. Gerade bei Gründungen lohnt der Blick auf die Kleinunternehmer-Grenze. Tragen Sie unter „Tatsächlicher Umsatz Vorjahr (Netto, €)“ den Vorjahresumsatz ein, oder lassen Sie das Feld im Gründungsjahr leer, und klicken Sie „Jetzt prüfen“. Ohne Vorjahr prüft der Rechner gegen 25.000 Euro. Er läuft im Browser.
2. E-Rechnung erzeugen, wenn Sie über der Grenze liegen. Mit dem Generator können Sie eine E-Rechnung erstellen, ohne Konto: „Firmendaten“, dann „Positionen“, dann unter „Erstellen & herunterladen“ das Format „ZUGFeRD PDF“ (als „Empfohlen“ markiert) oder „XRechnung XML“. Die Eingaben werden dafür an unseren Server übertragen. Gutschriften (Rechnungsart 381) erzeugt der Generator nicht.
3. Pflichtangaben kontrollieren. Im Rechnungs-Checker können Sie im Modus „XRechnung/ZUGFeRD XML“ die Pflichtangaben prüfen und „XML automatisch prüfen“ klicken. Leistungsdatum, Steuerbefreiungshinweis und Rabatte markiert er immer als fehlend; haken Sie diese von Hand ab.
4. Formal validieren. Eine erzeugte XRechnung können Sie im XRechnung Validator gegen die KoSIT-Regeln prüfen. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB; mehr bietet der Pro-Tarif.

Was nach der Berechnung zu tun ist

• Dokumentieren Sie die Rechnung mit Zahlen und Quellen, am besten als Tabelle wie oben, und legen Sie sie zu den Steuerunterlagen 2026.
• Liegen Sie unter der Grenze, halten Sie die Zustimmung Ihrer Kunden zu PDF-Rechnungen fest. Sie ist formfrei und kann in den AGB stehen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63).
• Liegen Sie darüber, stellen Sie die Rechnungssoftware vor dem 1. Januar 2027 um und informieren Sie Kunden, die bisher Papier erhalten.
• Rechnen Sie Leistungen aus Dezember 2026 noch im Dezember ab.
• Weitere Beiträge zu Fristen und Ausnahmen finden Sie auf der Themenseite E-Rechnungspflicht, den vollständigen Zeitplan im Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht.

Offene Fragen

• Hochrechnung im Gründungsjahr: Gesetz und Rn. 64 enthalten keine Umrechnung. Eine ausdrückliche Verwaltungsaussage dazu liegt im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 nicht vor.
• Umwandlung und Betriebsübernahme: Ob eine 2026 neu gegründete Gesellschaft, die einen bestehenden Betrieb übernommen hat, den Umsatz des Vorgängers anrechnen muss, regelt weder § 27 Abs. 38 UStG noch Rn. 64.

Quellen

• § 27 UStG, Absatz 38 (Übergangsregel und 800.000-Euro-Grenze) (öffnet in neuem Tab)
• § 19 UStG, Absatz 2 (Gesamtumsatz) (öffnet in neuem Tab)
• § 2 UStG (Unternehmer, Unternehmen, Organschaft) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG, Absatz 2 (Gutschrift, Rechnung durch Dritte) (öffnet in neuem Tab)
• § 3a UStG, Absatz 2 (Ort der sonstigen Leistung an Unternehmer) (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 62 bis 65 (Spiegel der IHK) (öffnet in neuem Tab)

Stand: November 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.