E-Rechnungspflicht 2026: Fristen, Ausnahmen & Übergangsregeln

Die E-Rechnung ist Pflicht für B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG: Papier bleibt für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt, 2027 nur bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG?

Das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024) hat § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 kennt das Gesetz nur noch zwei Arten von Rechnungen:

• E-Rechnung: eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können die Parteien ein anderes Format vereinbaren, etwa EDI, wenn es die korrekte und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben erlaubt.
• Sonstige Rechnung: alles andere, also Papier, eine reine PDF-Datei, ein eingescanntes Bild oder ein Rechnungstext im E-Mail-Körper.

Eine PDF-Rechnung ist also auch dann keine E-Rechnung, wenn sie am Computer erstellt und per E-Mail verschickt wurde. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD zählt der eingebettete XML-Teil. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht vorgeschrieben. Den Wortlaut finden Sie in § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de (öffnet in neuem Tab).

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht greift, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Der leistende Unternehmer ist im Inland ansässig, der Leistungsempfänger ist ebenfalls ein im Inland ansässiger Unternehmer, und die Leistung wird für dessen Unternehmen bezogen. Rechtsform und Größe spielen keine Rolle; betroffen sind Kapital- und Personengesellschaften ebenso wie Einzelunternehmen und Freiberufler. Branchenfragen behandeln unsere Beiträge zur E-Rechnung für Freiberufler und zur E-Rechnung im Handwerk; alle Artikel zum Thema bündelt die Themenseite E-Rechnungspflicht.

Die Ansässigkeit hängt in der Regel von Sitz, Geschäftsleitung oder einer beteiligten Betriebsstätte in Deutschland ab. Ausländische Unternehmen, die hier nur umsatzsteuerlich registriert sind, sollten ihre Einordnung steuerlich klären lassen.

Erfasst sind auch diese oft übersehenen Fälle:

• Gutschriften, also Abrechnungen durch den Leistungsempfänger
• Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG zwischen inländischen Unternehmen, zum Beispiel Bauleistungen unter Bauunternehmern
• Umsätze nach §§ 24, 25 und 25a UStG (Land- und Forstwirtschaft, Reiseleistungen, Differenzbesteuerung)
• teilweise steuerfreie Umsätze und Umsätze, für die nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optiert wurde, etwa die umsatzsteuerpflichtige Vermietung von Gewerberäumen

Wer ist nicht betroffen?

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Sie dürfen weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung, elektronisch gestellt werden.
• Grenzüberschreitende Umsätze, bei denen eine Partei nicht im Inland ansässig ist. Das andere Land kann eigene Vorgaben haben.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel viele Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum. Für sie besteht keine Rechnungspflicht; eine E-Rechnung ist nur mit Zustimmung des Empfängers möglich.
• Grundstücksbezogene Leistungen an Privatpersonen. Hier gilt zwar die Pflicht, nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, aber keine E-Rechnungspflicht.

Rechnungen an Behörden (B2G) folgen eigenen Regeln: Lieferanten des Bundes rechnen seit dem 27. November 2020 elektronisch ab, in der Regel als XRechnung über die Plattform OZG-RE; Länder und Kommunen haben eigene Portale. Details stehen in unserem XRechnung-Leitfaden.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht? Der Zeitplan

Die Übergangsregel knüpft an zwei Daten an: an den Zeitpunkt der Leistung und an den Zeitpunkt der Ausstellung. Eine sonstige Rechnung für eine Leistung aus 2025 oder 2026 muss nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt sein. Wer eine Leistung aus dem Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, stellt deshalb sicherheitshalber eine E-Rechnung aus.

Den vollständigen Wortlaut der Übergangsregel enthält § 27 UStG (öffnet in neuem Tab).

Die Übergangsregeln im Detail

2025 und 2026: Papier bleibt erlaubt, PDF braucht Zustimmung

Papierrechnungen brauchen für Umsätze in 2025 und 2026 keine Zustimmung des Kunden, auch wenn ältere Texte das behaupten. Eine Zustimmung benötigen Sie nur für sonstige elektronische Formate, in der Praxis also für die PDF-Rechnung per E-Mail. Halten Sie sie schriftlich fest, etwa im Rahmenvertrag. E-Rechnungen dürfen Sie jedem inländischen Geschäftskunden schon heute ohne Rückfrage senden.

2027: die 800.000-Euro-Grenze

Für Umsätze in 2027 kommt es auf Ihren Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Kalenderjahr 2026 an. Die Grenze bezieht sich auf das ausstellende Unternehmen, nicht auf den Kunden, und auf den gesamten Umsatz, nicht nur auf den B2B-Anteil.

• Gesamtumsatz 2026 von 650.000 €: Sie dürfen 2027 weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung, PDF-Rechnungen ausstellen.
• Gesamtumsatz 2026 von 900.000 €: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Sie für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.

EDI bis Ende 2027

Unternehmen, die Rechnungen per EDI austauschen und dabei kein EN-16931-Format verwenden, dürfen dieses Verfahren für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Regel gilt unabhängig vom Umsatz. Ab 2028 ist ein vereinbartes EDI-Format nur noch zulässig, wenn es die korrekte und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben ermöglicht.

Ab dem 1. Januar 2028 gibt es keine Übergangsfrist mehr. Papier und PDF sind dann nur noch in den dauerhaften Ausnahmefällen zulässig.

Welche Ausnahmen gelten dauerhaft?

Drei Fallgruppen dürfen auch nach 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt werden:

Wer unter eine dieser Ausnahmen fällt, darf trotzdem eine E-Rechnung ausstellen; eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht nötig. Ob Sie unter der Kleinunternehmer-Grenze bleiben, zeigt unser Rechner.

Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?

Das Gesetz schreibt kein einzelnes Format vor. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sind zulässig:

• XRechnung in der Syntax UBL oder CII. Aktuell ist Version 3.0.2; eine Vorversion von XRechnung 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC WL, also BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom August 2026, technisch gleichwertig mit Factur-X 1.09.2. Profile und Versionen erklärt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung.
• andere Formate, die EN 16931 erfüllen
• EDI-Formate nach Vereinbarung, wenn die Rechnungsangaben korrekt und vollständig extrahiert werden können

Welches Format passt, hängt von Kunden und Software ab. Die Frage XRechnung oder ZUGFeRD beantwortet unser Vergleich.

Zwei Regeln aus dem BMF-Schreiben sollten Sie kennen:

1. Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD ist der XML-Teil führend. Weicht er vom PDF-Bild ab, gilt das XML. Der Vorsteuerabzug richtet sich nur nach dem strukturierten Teil.
2. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage, die diese Angaben enthält, reicht nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundenzettel dürfen als eingebettete Anlage mitgeschickt werden. Ein externer Link genügt weder § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG noch § 31 UStDV.

Wie empfangen Sie E-Rechnungen in der Praxis?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter von Wohnraum. Eine Zustimmung zum Empfang ist nicht erforderlich. Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung als Ersatz.

Technisch genügt ein vorhandenes E-Mail-Postfach. Ein spezielles E-Rechnungs-Postfach, ein Portal oder ein Peppol-Zugang ist nicht vorgeschrieben. Eine XRechnung ist allerdings eine XML-Datei, die ohne passende Software kaum lesbar ist.

So richten Sie den Rechnungseingang ein:

1. Legen Sie eine zentrale Eingangsadresse fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
2. Machen Sie eingehende Dateien lesbar. Unser XRechnung Viewer zeigt XML-Rechnungen in UBL und CII als lesbares Dokument an und validiert sie nach den offiziellen KoSIT-Regeln. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung lösen Sie zuerst die eingebettete XML-Datei mit dem ZUGFeRD-Extraktor aus dem PDF und öffnen sie dann im Viewer.
3. Prüfen Sie den Inhalt: Stimmen Steuersatz, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und Ihre Anschrift? Die technische Validierung ersetzt diese Prüfung nicht.
4. Archivieren Sie das Original. Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat. Wie das GoBD-konform gelingt, erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

Was passiert, wenn die E-Rechnung fehlt oder fehlerhaft ist?

Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und wird trotzdem eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Der Empfänger verliert dann grundsätzlich den Vorsteuerabzug. Der Rechnungssteller kann den Fehler beheben, indem er eine E-Rechnung ausstellt, die sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten:

Ein Inhaltsfehler kann auch dann vorliegen, wenn die technische Validierung fehlerfrei durchläuft. Sie dürfen sich auf das technische Ergebnis eines geeigneten Prüfwerkzeugs für Format und Geschäftsregeln verlassen, bleiben aber verpflichtet, die Rechnung inhaltlich zu prüfen. Bewahren Sie den Prüfbericht als Nachweis auf. Was hinter einzelnen Meldungen steckt, erklärt unsere Übersicht der KoSIT-Fehler; die häufigsten Ursachen und Lösungen stehen im Beitrag XRechnung-Fehler beheben. Mit dem Rechnungs-Checker können Sie die Pflichtangaben prüfen, bevor eine Rechnung Ihr Haus verlässt.

Korrekturen, Skonto und Dauerrechnungen

• Minderungen der Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto, erfordern keine Rechnungsberichtigung.
• Ändert sich der Leistungsumfang, zum Beispiel durch ein geändertes Aufmaß, muss die Rechnung berichtigt werden.
• Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen genügt eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, der der Vertrag beigefügt ist oder die eindeutig als Dauerrechnung gekennzeichnet ist.

Was sollten Unternehmen jetzt tun? Checkliste

1. Empfang prüfen: zentrale Eingangsadresse festlegen, Lieferanten informieren, XRechnung und ZUGFeRD lesbar machen.
2. Gesamtumsatz 2026 ermitteln: Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen und die Umstellung noch im vierten Quartal 2026 abschließen.
3. Kunden einteilen: Nur inländische Geschäftskunden fallen unter § 14 UStG; Privatkunden und ausländische Kunden nicht, Behörden haben eigene Vorgaben.
4. Software klären: Erzeugt Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher? Für einzelne Rechnungen können Sie eine E-Rechnung erstellen online, als XRechnung (UBL) oder ZUGFeRD.
5. Stammdaten bereinigen: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Anschriften, Kundenreferenzen.
6. Testrechnungen validieren: Prüfen Sie Musterrechnungen technisch und inhaltlich gegen § 14 Abs. 4 UStG und bewahren Sie die Prüfberichte auf.
7. Zustimmungen dokumentieren: Für PDF-Rechnungen über Umsätze in 2025 und 2026 die Zustimmung der Kunden festhalten.
8. Eingangsprozess festlegen: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, und was geschieht mit PDF-Rechnungen, die ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen sein müssten?
9. Archiv einrichten: XML-Originale acht Jahre unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahren und die Verfahrensdokumentation anpassen.

Eine ausführliche Vorlage zum Abhaken bietet die Checkliste zur E-Rechnungs-Umstellung.

Was regeln die BMF-Schreiben von 2024 und 2025?

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) war die erste Verwaltungsanweisung zur obligatorischen E-Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) ändert es und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Zur Aufbewahrung stellt es klar: Nach § 14b UStG gelten acht Jahre, mindestens der strukturierte Teil ist unverändert im Originalformat aufzubewahren, und eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist für sich genommen kein Verstoß gegen § 14b UStG.

Das Schreiben steht auf der Seite des Bundesfinanzministeriums (öffnet in neuem Tab) zum Download bereit.