E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer: Empfangen ja, Ausstellen nein
E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: was Sie empfangen müssen, was Sie ausstellen dürfen, was beim Überschreiten der Grenzen passiert. Mit Szenario-Tabelle.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt.
- Ausstellen dürfen sie nach § 34a Satz 4 UStDV dauerhaft Papierrechnungen, auch nach 2027 und 2028.
- Eine freiwillige E-Rechnung an inländische Unternehmer braucht seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 keine Zustimmung des Kunden.
- Schon der Umsatz, mit dem Sie 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten, unterliegt der Regelbesteuerung.
- Wer im Vorjahr mehr als 25.000 Euro umgesetzt hat, ist kein Kleinunternehmer mehr und braucht ab 2028 E-Rechnungen für Geschäftskunden im Inland.
Inhalt
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, ausstellen müssen sie keine. Die E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer beschränkt sich damit auf den Empfang: Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Unternehmer, deren Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind, ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder mit Zustimmung als PDF stellen. Die Ausnahme endet erst mit dem Überschreiten der Umsatzgrenzen.
Dieser Beitrag ordnet die Regeln nach typischen Situationen, zeigt an einem Rechenbeispiel, ab wann die Ausnahme beim Überschreiten der Grenzen wegfällt, und erklärt, wie eine freiwillige E-Rechnung als Kleinunternehmer aussehen muss. Den allgemeinen Zeitplan aller Unternehmen erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht.
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer ist nach § 19 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab), wer im Inland ansässig ist, im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt. Seit 2025 sind seine Umsätze steuerfrei; vorher wurde die Steuer nur nicht erhoben.
Drei Details aus dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Kleinunternehmerregelung sind für die E-Rechnung wichtig:
- Gezählt wird der tatsächliche Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also die vereinnahmten Entgelte. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz.
- Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro, nicht 100.000 Euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE).
- Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE).
Ob Sie aktuell unter der Kleinunternehmer-Grenze liegen, prüfen Sie mit unserem Rechner. Lassen Sie das Feld für das Vorjahr leer, prüft er nur die Grenze von 100.000 Euro; im Gründungsjahr vergleichen Sie Ihren Umsatz deshalb selbst mit 25.000 Euro. Wann sich der Wechsel lohnt, zeigt der Vergleich Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung.
Was gilt für Kleinunternehmer? Die Tabelle nach Szenario
Die Tabelle beantwortet die Frage für die Fälle, die im Alltag eines Kleinunternehmers vorkommen. „Sonstige Rechnung“ ist der Gesetzesbegriff für jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papier, PDF, Word-Datei.
| Szenario | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Sie erhalten eine Rechnung von einem inländischen Lieferanten | Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt | Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE |
| Sie verweigern eine E-Rechnung | kein Anspruch auf Papier oder PDF als Ersatz | Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE |
| Sie stellen eine Rechnung an ein Unternehmen im Inland | Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung, E-Rechnung ohne Zustimmung | § 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE |
| Ihr Kunde rechnet per Gutschrift ab | Gutschrift über Ihre Leistung darf eine sonstige Rechnung sein | § 34a Satz 1 Nr. 6 und Satz 4 UStDV |
| Rechnung bis 250 Euro brutto | Kleinbetragsrechnung, Hinweis auf § 19 UStG trotzdem nötig | § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV |
| Kunde ist Privatperson | keine E-Rechnungspflicht, E-Rechnung nur mit Zustimmung | Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE |
| Kunde sitzt im Ausland | keine E-Rechnungspflicht | Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3 UStAE |
| Kunde ist eine Bundesbehörde | elektronische Rechnung nach E-Rechnungsverordnung, außer Direktauftrag bis 1.000 Euro | § 3 ERechV |
Die letzte Zeile wird oft übersehen. Die Ausnahme in § 34a UStDV gilt nur für das Umsatzsteuerrecht. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Für Behörden der Länder und Kommunen gelten eigene Landesregeln.
Was hat sich mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 geändert?
Das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 hatte in Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE noch festgehalten, dass ein Kleinunternehmer eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers ausstellen kann. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab) hat diesen Absatz neu gefasst:
„Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.“
Für Rechnungen an inländische Unternehmer steht das auch in Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 4 UStAE. Die Zustimmung braucht nur noch ein „anderes elektronisches Format“, also vor allem das PDF. Sie ist formfrei und kann auch durch widerspruchslose Annahme erfolgen (Rn. 22 des Schreibens).
Eine zweite Klarstellung betrifft die Rechnungsnummer: Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV müssen keine fortlaufende Nummer enthalten (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Eine eindeutige Nummer bleibt trotzdem sinnvoll, weil Kunden mit E-Rechnungs-Software sie zur Zuordnung brauchen.
Was muss auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?
§ 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) nennt sechs Mindestangaben, egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
- bei einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“.
Für den Hinweis gibt es keinen Pflichtwortlaut. Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE lässt eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ genügen. Eindeutig sind Formulierungen wie:
- „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- „Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Die bis 2024 verbreitete Formel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben“ beschreibt die alte Rechtslage, in der die Steuer nur nicht erhoben wurde. Ersetzen Sie sie in Ihrer Vorlage.
Was passiert, wenn Sie die Grenzen überschreiten?
Dann endet die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht, aber nicht immer sofort. Entscheidend sind zwei Fragen: Ab welchem Umsatz gilt die Regelbesteuerung, und welche Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab) greift dann.
Rechenbeispiel: Grafikdesignerin im Jahr 2027
Die fiktive Grafikdesignerin Muster Design hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Bis zum 10. November 2027 hat sie 96.000 Euro vereinnahmt. Die Beispiel GmbH bestellt ein Logo-Paket für 9.000 Euro und zahlt am 20. November 2027.
| Schritt | Ergebnis | Grundlage |
|---|---|---|
| Vorjahr 2026: 22.000 € | Kleinunternehmerin in 2027 | § 19 Abs. 1 UStG |
| Umsätze bis 10.11.2027: 96.000 € | weiter steuerfrei | § 19 Abs. 1 UStG |
| Zahlung 20.11.2027: 96.000 € + 9.000 € = 105.000 € | schon dieser Umsatz unterliegt der Regelbesteuerung | Abschnitt 19.1 Abs. 2 Satz 4 UStAE |
| Rechnung an die Beispiel GmbH | Rechnung mit Umsatzsteuer nach § 14 Abs. 4 UStG; Papier oder PDF mit Zustimmung bleibt 2027 zulässig, weil der Gesamtumsatz 2026 unter 800.000 € lag | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Jahr 2028: Vorjahr 2027 über 25.000 € | keine Kleinunternehmerin mehr | § 19 Abs. 1 UStG |
| Rechnungen ab 1.1.2028 an inländische Unternehmen | E-Rechnung Pflicht | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Wurde die Rechnung über die 9.000 Euro schon vor der Zahlung ohne Umsatzsteuer gestellt, muss Muster Design sie berichtigen. Das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 nennt ausdrücklich die Folgen „bei Rechnungsstellung, Beurteilung des Vorsteuerabzugs und bei der Abgabe von Voranmeldungen“.
Die drei Fälle im Überblick
| Umsatz im laufenden Jahr | Kleinunternehmer im Folgejahr? | E-Rechnung an Unternehmen im Inland |
|---|---|---|
| bis 25.000 € | ja | keine Pflicht, solange Sie die Grenzen einhalten |
| über 25.000 € bis 100.000 € | nein | ab dem Folgejahr Pflicht, für 2027 mit der 800.000-Euro-Übergangsregel |
| über 100.000 € | nein, Regelbesteuerung schon ab dem überschreitenden Umsatz | sofort Regelbesteuerung; im Jahr 2027 noch Übergangsregel, ab 2028 Pflicht |
Die mittlere Zeile ist der häufigste Fall: Wer 2027 zum Beispiel 30.000 Euro umsetzt, bleibt 2027 Kleinunternehmer, muss aber ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden stellen. Wie die 800.000-Euro-Grenze für 2027 berechnet wird, steht in unserem Beitrag zur E-Rechnung 2027.
Wie sieht eine freiwillige E-Rechnung als Kleinunternehmer aus?
Manche Kunden bitten um eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeitet. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL (welche Profile das sind, erklärt unser Beitrag zu den ZUGFeRD-Profilen). Drei Regeln der KoSIT-Prüfung sind dabei für Kleinunternehmer wichtig:
| Feld oder Regel | Was Sie eintragen | Was sonst passiert |
|---|---|---|
| Steuerkategorie (BT-151, BT-118) | E (steuerbefreit), Steuersatz 0 % | falsche Kategorie, falsche Summen |
| Befreiungsgrund (BT-120 oder Code BT-121) | z. B. „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ | Fehler BR-E-10 |
| USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) des Verkäufers | eines von beiden | Fehler BR-DE-16 und BR-E-02 |
Der Befreiungsgrund in BT-120 übernimmt in der E-Rechnung die Rolle des Pflichthinweises nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV.
So empfangen und erstellen Sie E-Rechnungen mit docutools.pro
Empfangen. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Zum Lesen und Prüfen:
- Kommt eine ZUGFeRD-PDF, öffnen Sie den ZUGFeRD-Extraktor, klicken „PDF auswählen“ und dann „XML herunterladen“. Das Werkzeug läuft im Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.
- Laden Sie die XML-Datei im XRechnung Viewer hoch. Die Datei wird dafür an unseren Server übertragen. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB.
- Sie sehen unter „Extrahierte Daten“ Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Summen und Positionen sowie das Ergebnis der „KoSIT-Prüfung“: „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“. Leitweg-ID, IBAN und Fälligkeit zeigt der Viewer nicht an; diese Angaben finden Sie, wenn Sie die Datei im XML Viewer öffnen, der ebenfalls im Browser läuft.
- Bewahren Sie die XML-Datei als Original auf, nicht nur einen Ausdruck. Was dabei gilt, erklärt unser Beitrag zum Archivieren von E-Rechnungen.
Freiwillig ausstellen. Der Generator hat keine eigene Kleinunternehmer-Option, aber den Weg über die Steuerkategorie:
- Öffnen Sie den Generator, um eine E-Rechnung zu erstellen. Ein Konto brauchen Sie für Einzelrechnungen nicht.
- Tragen Sie unter „Firmendaten“ Ihre USt-IdNr. ein. Ein Feld für die Steuernummer (BT-32) gibt es nicht. Ohne USt-IdNr. verstößt die erzeugte XRechnung gegen BR-DE-16; nutzen Sie dann Ihre Rechnungssoftware.
- Wählen Sie unter „Positionen“ im Bereich „Umsatzsteuer“ die Option „Steuerfrei“ und ersetzen Sie im Feld „Grund der Steuerbefreiung“ den Standardtext durch den Hinweis auf § 19 UStG.
- Exportieren Sie unter „Erstellen & herunterladen“ als „ZUGFeRD PDF“ oder „XRechnung XML“. Die Daten werden dafür an unseren Server übertragen.
Für viele Rechnungen bietet der Pro-Tarif die CSV-Stapelverarbeitung. Weitere Beiträge zu Pflichten und Ausnahmen finden Sie auf der Themenseite E-Rechnungspflicht, Tipps für Selbstständige im Beitrag zur E-Rechnung für Freiberufler.
Quellen
- § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer) (öffnet in neuem Tab)
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (öffnet in neuem Tab)
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer (öffnet in neuem Tab)
- § 3 E-Rechnungsverordnung (ERechV) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- Kleinunternehmer-Rechner §19 UStGPrüft, ob Ihr Umsatz die Kleinunternehmer-Grenzwerte 2025 (€25.000 / €100.000) einhält.Tool öffnen →
- XRechnung ViewerDeutsche E-Rechnungen parsen, validieren & reparieren mit GoBD-konformem Audit-Trail.Tool öffnen →
- E-Rechnungs-GeneratorKonforme XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybrid-PDF-Rechnungen sofort erstellen.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt Kleinunternehmern, ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF. Die Regel hat kein Ablaufdatum und gilt deshalb auch 2028 und danach. Die Ausnahme endet erst, wenn Sie die Grenzen des § 19 UStG überschreiten: im Vorjahr mehr als 25.000 Euro oder im laufenden Jahr mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine spezielle Software zum Empfangen von E-Rechnungen?
Nein. Nach Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang aus, ein gesondertes Postfach ist nicht nötig. Sie müssen die XML-Datei aber lesbar machen und aufbewahren können. Für das Lesen genügen kostenlose Viewer, etwa der ELSTER-Viewer für XRechnungen. Eine Buchhaltungssoftware ist praktisch, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Darf ein Kleinunternehmer eine E-Rechnung verweigern und auf einer Papierrechnung bestehen?
Nein. Nach Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE hat ein Unternehmer, der eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Hat der Lieferant die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht, etwa per Sendeprotokoll, hat er seine umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt.
Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Ein Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. So verlangt es § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV. Laut Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE reicht auch eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Befreiung eindeutig bezeichnet. Der Hinweis gehört auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und in eine freiwillige E-Rechnung.
Gilt die Kleinunternehmer-Ausnahme auch für Rechnungen an Behörden?
Nein, nicht automatisch. § 34a UStDV befreit nur von der umsatzsteuerlichen E-Rechnungspflicht. Für Aufträge des Bundes verlangt die E-Rechnungsverordnung (§ 3 ERechV) unabhängig davon eine elektronische Rechnung, außer bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro. Die Länder haben eigene Vorschriften. Wer an Behörden liefert, braucht deshalb oft auch als Kleinunternehmer eine XRechnung mit Leitweg-ID.