E-Rechnung für Vereine: Was gemeinnützige Vereine jetzt tun müssen

Die E-Rechnung betrifft Vereine nur, soweit sie Unternehmer sind. Für Einkäufe ihres unternehmerischen Bereichs müssen sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 annehmen. Rechnungen an andere Unternehmer, etwa an Sponsoren, müssen sie spätestens für Umsätze ab 2028 als E-Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG, § 27 Abs. 38 UStG).

Der Beitrag richtet sich an Vorstände, Kassenwarte und Geschäftsstellen gemeinnütziger Vereine. Sie ordnen danach jede Einnahme einer der vier Sphären zu und wissen, welche Rechnungen strukturiert ein- und ausgehen müssen. Die allgemeinen Fristen erklärt unser Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Wann ist ein Verein umsatzsteuerlich Unternehmer?

Die E-Rechnungspflicht knüpft nicht an die Rechtsform an, sondern an die Unternehmereigenschaft. § 2 Abs. 1 UStG definiert sie so: Unternehmer ist, „wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt“. Gewerblich oder beruflich ist „jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird“.

Für Vereine heißt das:

• Gemeinnützigkeit schließt die Unternehmereigenschaft nicht aus. Ein Sportverein, der Eintritt verlangt oder Bandenwerbung verkauft, ist Unternehmer.
• Leistungen nur an Mitglieder genügen. Ein Verein, der seinen Mitgliedern gegen gesondertes Entgelt Tennisplätze vermietet, ist trotzdem Unternehmer.
• Ein Verein, der nur Spenden und echte Mitgliedsbeiträge einnimmt, erbringt keine Leistung „gegen Entgelt“ im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG. Er ist dann in der Regel kein Unternehmer, und die E-Rechnungspflicht berührt ihn nicht.

Ob Mitgliedsbeiträge echtes Entgelt für eine Leistung sind, hängt von Satzung und Gegenleistung ab. Diese Abgrenzung klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Prozesse umstellen.

Ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Geschäftsbetrieb: was gilt wo?

Das Gemeinnützigkeitsrecht teilt einen Verein in vier Sphären. Für die E-Rechnung zählt, ob die Einnahme eine steuerbare Leistung an einen Unternehmer ist. Die Tabelle ordnet die Sphären ein; die Rechtsgrundlagen stammen aus der Abgabenordnung (AO) und dem UStG.

Zwei Punkte aus dem Gesetzestext sind für Vereine besonders wichtig:

• § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG gewährt den ermäßigten Satz für Leistungen gemeinnütziger Körperschaften. Satz 2 sagt: „Das gilt nicht für Leistungen, die im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs ausgeführt werden.“
• § 64 Abs. 6 Nr. 1 AO nennt die „Werbung für Unternehmen, die im Zusammenhang mit der steuerbegünstigten Tätigkeit einschließlich Zweckbetrieben stattfindet“, ausdrücklich als steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Und § 67a Abs. 1 Satz 2 AO stellt klar, dass Werbung nicht zu den sportlichen Veranstaltungen gehört.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG lösen keine Rechnungspflicht aus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Vereine ist vor allem § 4 Nr. 22 UStG relevant: Vorträge und Kurse gemeinnütziger Einrichtungen sowie sportliche Veranstaltungen, „soweit das Entgelt in Teilnehmergebühren besteht“. Eintrittsgelder von Zuschauern sind keine Teilnehmergebühren.

Drei Grenzen, drei Rechengrößen

In Vereinen kursieren mehrere Euro-Grenzen. Sie stehen in verschiedenen Gesetzen und rechnen mit verschiedenen Größen. Wer sie vermischt, schätzt die E-Rechnungsfrist falsch ein.

Die beiden AO-Grenzen betreffen die Ertragsteuern und den Zweckbetrieb, nicht die Rechnungsform. Für die E-Rechnung zählt allein der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: die vereinnahmten Entgelte der steuerbaren Umsätze, abzüglich unter anderem der nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze. Spenden und echte Mitgliedsbeiträge zählen nicht mit. Wie die 800.000-Euro-Grenze im Detail berechnet wird, zeigt der Beitrag E-Rechnung 2027.

Beispiel: Sportverein mit Sponsoring-Rechnung

Der fiktive TSV Musterstadt e. V. ist als gemeinnützig anerkannt. Für 2026 erwartet er folgende Einnahmen (alle Beträge netto, Mitgliedsbeiträge im Beispiel als echte Beiträge behandelt):

Was folgt daraus?

1. Kein Kleinunternehmer im Jahr 2027. Der Gesamtumsatz 2026 liegt mit 29.000 € über 25.000 €. Die Ausnahme des § 34a UStDV greift 2027 nicht.
2. Übergangsregel für 2027. Der Gesamtumsatz liegt weit unter 800.000 €. Für Umsätze im Jahr 2027 darf der Verein Rechnungen an Unternehmer noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF senden (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
3. Ab 2028 E-Rechnung an den Sponsor. Die Bandenwerbung ist eine Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 muss die Rechnung an die Muster GmbH eine E-Rechnung nach EN 16931 sein, mit 19 % Umsatzsteuer.
4. Keine E-Rechnung an Mitglieder und Zuschauer. Getränke, Eintritt und Kursgebühren gehen meist an Privatpersonen. Dafür gilt die Pflicht nicht. Belege bis 250 € brutto sind ohnehin Kleinbetragsrechnungen, die nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung zulässig sind.

Ab dem 1. Januar 2027 lohnt es sich trotzdem, die Sponsoring-Rechnung schon als E-Rechnung zu erstellen. Der Sponsor ist selbst zum Empfang verpflichtet, und ein frühzeitiger Wechsel vermeidet einen zweiten Umstieg 2028.

Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?

Ja, soweit er Unternehmer ist und Leistungen für seinen unternehmerischen Bereich bezieht. Der Mechanismus steht in § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG: Die Übermittlung einer E-Rechnung bedarf der Zustimmung des Empfängers, „soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht“. Der Getränkegroßhändler, der an das Vereinsheim liefert, darf also ohne Rückfrage eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei schicken. Übergangsfristen gibt es für den Empfang nicht.

Für Einkäufe des ideellen Bereichs gilt das nicht. Kauft der Verein Trikots für die Jugendmannschaft, die er unentgeltlich ausgibt, bezieht er sie nicht „für sein Unternehmen“. Der Lieferant ist dann nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Bei gemischter Nutzung, etwa einer Spülmaschine für Vereinsheim und Jugendarbeit, lohnt ein Blick in unser Prüfschema zu den Ausnahmen.

Was der Verein konkret braucht:

1. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen, die Lieferanten mitgeteilt wird, etwa rechnung@tsv-musterstadt.de.
2. Ein Werkzeug, das XML lesbar macht. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg; ein Peppol-Zugang ist nicht vorgeschrieben.
3. Eine Ablage, in der die XML-Datei unverändert aufbewahrt wird. Das Bild oder ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
4. Eine Regel, wer im Vorstand eingehende E-Rechnungen sachlich prüft und freigibt.

Die Schritte im Detail beschreibt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

Sonderfälle bei Vereinen

Kleinunternehmer-Verein

Viele kleine Vereine liegen mit ihrem Gesamtumsatz unter 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Dann sind ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, und § 34a UStDV erlaubt: Die Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Empfangen muss ein solcher Verein E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu steht im Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Zuwendungsbestätigung und Mitgliedsbeitrag

Eine Spendenquittung rechnet nicht über eine Leistung ab und ist deshalb keine Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG. Dasselbe gilt für eine Beitragsrechnung über echte Mitgliedsbeiträge. Beides bleibt beim gewohnten Format.

Leistungen an Kommunen

Vermietet der Verein seine Halle an die Gemeinde, ist der Kunde eine juristische Person des öffentlichen Rechts. Ob sie die Halle für einen unternehmerischen Bereich nutzt, entscheidet über die umsatzsteuerliche Pflicht. Unabhängig davon können Landes- oder Kommunalvorschriften eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen. Fragen Sie die Rechnungsstelle der Kommune vorab.

Checkliste für die nächsten 90 Tage

So geht's mit docutools.pro

1. Prüfen Sie im Kleinunternehmer-Rechner, ob der Verein unter der Grenze bleibt. Tragen Sie den Gesamtumsatz ein, nicht die Summe aller Einnahmen, also ohne Beiträge, Spenden und steuerfreie Kursgebühren. Lassen Sie den Vorjahreswert leer, behandelt der Rechner den Verein als Neugründung und prüft dann die Grenze von 25.000 € für das Gründungsjahr.
2. Eingehende E-Rechnungen laden Sie als XML-Datei in den XRechnung Viewer. Er zeigt Rechnungsnummer, Parteien, Beträge und Positionen lesbar an und prüft die Datei wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Die Datei wird dafür an unseren Server übertragen. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB; für mehr gibt es den Pro-Tarif.
3. Kommt die Rechnung als ZUGFeRD-PDF, holen Sie die XML vorher mit dem ZUGFeRD-Extraktor heraus. Das läuft im Browser.
4. Bevor Sie eine Sponsoring-Rechnung verschicken, gleichen Sie sie im Rechnungs-Checker mit „Checkliste“ und „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“ gegen die 13 Pflichtangaben ab. Rechenfehler und Steuersätze prüft das Werkzeug nicht.
5. Die E-Rechnung an den Sponsor können Sie im E-Rechnungs-Generator erstellen: Firmendaten, Positionen mit 19 % und Export als „ZUGFeRD PDF“ oder „XRechnung XML“. Einen Kleinunternehmer-Modus hat der Generator nicht.

Weitere Branchen und Fristen finden Sie in der Themenübersicht zur E-Rechnungspflicht.

Quellen

• § 2 UStG (Unternehmer) (öffnet in neuem Tab) und § 1 UStG (steuerbare Umsätze) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln) (öffnet in neuem Tab)
• § 4 Nr. 22 UStG (öffnet in neuem Tab), § 12 Abs. 2 Nr. 8 UStG (öffnet in neuem Tab), § 19 UStG (öffnet in neuem Tab)
• § 14 AO (öffnet in neuem Tab), § 64 AO (öffnet in neuem Tab), § 65 AO (öffnet in neuem Tab), § 67a AO (öffnet in neuem Tab)
• § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab) und § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.