E-Rechnung an den Bund: XRechnung über die OZG-RE einreichen

Eine E-Rechnung an den Bund reichen Sie heute ausschließlich über die OZG-RE ein, die Rechnungseingangsplattform des Bundes. Sie registrieren sich kostenlos, wählen einen von vier Kanälen (Weberfassung, Upload, E-Mail, Peppol) und tragen die Leitweg-ID des Auftraggebers in BT-10 ein. Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV), die seit dem 27. November 2020 gilt.

Dieser Leitfaden richtet sich an Lieferanten von Bundesbehörden, die ihre erste Rechnung einreichen oder bisher die ZRE genutzt haben. Den allgemeinen Vergleich der Versandwege im B2B finden Sie im Beitrag E-Rechnung versenden; hier geht es nur um den Weg zur Bundesverwaltung.

Was hat sich geändert: ZRE und OZG-RE

Bis September 2025 gab es zwei Eingangsplattformen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des ITZBund und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) des Beschaffungsamts des BMI. Laut E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) endete die Migration am 19. September 2025. Alle 187 technischen Rechnungsempfänger der ZRE wurden auf die OZG-RE überführt, die ZRE wurde für den Rechnungsempfang außer Betrieb genommen und zum Jahresende 2025 abgeschaltet.

Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung dürfen weiterhin eigene Eingangslösungen betreiben. Fragen Sie im Zweifel Ihren Auftraggeber, ob er an die OZG-RE angebunden ist; die Plattform veröffentlicht dazu eine Übersicht der angebundenen Rechnungsempfänger.

Wann müssen Sie elektronisch an den Bund abrechnen?

Nach § 3 Abs. 1 E-RechV (öffnet in neuem Tab) müssen Rechnungssteller Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch ausstellen und übermitteln. Papier und PDF-Rechnungen sind seitdem ausgeschlossen. Die Pflicht entfällt nach § 3 Abs. 3 E-RechV nur für:

1. Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro. Die vorübergehende Anhebung der Wertgrenze für Direktaufträge nach § 14 UVgO auf 15.000 Euro im Jahr 2025 hat diese Bagatellgrenze ausdrücklich nicht verändert.
2. Fälle der §§ 8 und 9 E-RechV: geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Auslandsvertretungen und sonstige Beschaffungen im Ausland.
3. Rechnungen in Verfahren der Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB.

Unabhängig davon kann Ihr Vertrag die E-Rechnung auch unterhalb der Grenze verlangen.

Was Sie vor der ersten Rechnung brauchen

• Die Leitweg-ID des Auftraggebers. Sie steht in Bestellung oder Vertrag oder Sie erfragen sie. Wie sie aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Was ist eine Leitweg-ID?. Eine eigene Leitweg-ID brauchen Sie nicht.
• Eine XRechnung oder ein gleichwertiges Format. § 4 Abs. 1 E-RechV (öffnet in neuem Tab) verlangt den Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung. Andere Formate sind zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen, etwa ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei.
• Die Daten für die Registrierung: Firmenname, Sprache, Land, USt-IdNr., Steuernummer sowie Name, E-Mail-Adresse und Passwort der Person, die das Konto anlegt.

Pflichtangaben nach § 5 E-RechV und ihre BT-Felder

§ 5 E-RechV (öffnet in neuem Tab) verlangt diese Angaben zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Die Zuordnung zu den Business Terms (BT) stammt aus den FAQ der E-Rechnung des Bundes; die Regelcodes aus den XRechnung-Regeln der KoSIT (Konfiguration 2026-08-31).

* Pflicht, wenn der Auftraggeber sie Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt hat. Weitere Details zu BR-DE-15, BR-DE-1 und BR-DE-2 finden Sie im Fehler-Hub. Alle übrigen Pflichtfelder einer XRechnung listet der Beitrag XRechnung Pflichtfelder.

Schritt für Schritt: Registrierung und Einreichung

1. Zugang wählen. Die OZG-RE bietet zwei Anmeldewege: einen eigenen OZG-RE-Account über „Registrieren“ auf der Einstiegsseite oder „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER mit ELSTER-Organisationszertifikat. Die Konten werden nicht synchronisiert: Rechnungen, die Sie über einen Account einreichen, sehen Sie nur dort.
2. Registrieren. Beim OZG-RE-Account füllen Sie das Formular aus, akzeptieren die Nutzungsbedingungen und bestätigen den Aktivierungslink aus der E-Mail. Wer registriert, wird Administrator und kann weitere Benutzer anlegen. Ergebnis: ein Hauptkonto für Ihr Unternehmen.
3. In der Testumgebung üben. Test- und Produktivumgebung brauchen jeweils eine eigene Registrierung. Schicken Sie nie Testrechnungen an die Produktivumgebung oder echte Rechnungen an die Testumgebung.
4. Kanal freischalten und wählen. Die Übermittlung setzt die Freischaltung des gewünschten Kanals voraus:
   • Weberfassung: Reiter „Neue Rechnung erfassen“, Daten im Browser eingeben. Eine eingereichte Rechnung können Sie herunterladen und später als Vorlage wieder hochladen; dann geben Sie nur Leitweg-ID, Daten und Zahlungsinformationen neu ein.
   • Upload: Button „Extern erstellte XRechnung einreichen“ für eine fertige XML-Datei aus Ihrer Software.
   • E-Mail: Kachel „Extern erstellte XRechnung via E-Mail senden“. Die OZG-RE erzeugt für Ihr Konto eine feste Empfängeradresse. Pro E-Mail genau eine E-Rechnung; Betreff und Text werden ignoriert.
   • Peppol: Empfänger-ID 0204:<Leitweg-ID>, Absender-ID zum Beispiel 9930:<USt-IdNr.> oder 0088:<GLN>. Die Leitweg-ID muss trotzdem in BT-10 der Rechnung stehen, sonst weist die OZG-RE sie ab. Für Tests nennt die Plattform die Empfänger-ID 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28.
5. Prüfbericht lesen. Bei Weberfassung und Upload zeigt die OZG-RE vor dem Versand einen Prüfbericht mit formalen Fehlern. Bei E-Mail und Peppol finden Sie das Prüfergebnis über das Lupensymbol in der Rechnungsübersicht.
6. Status verfolgen und archivieren. Unter „Status eingereichter Rechnungen“ sehen Sie den Bearbeitungsstand. Laden Sie die XML-Datei herunter, bevor die Plattform sie nach 28 Tagen löscht.

Anlagen richtig mitschicken

Rechnungsbegründende Unterlagen wie Stundennachweise gehören eingebettet in die XRechnung, nie als zweiter E-Mail-Anhang. Laut FAQ der OZG-RE gilt:

Wie das Einbetten technisch funktioniert, zeigt der Beitrag XRechnung mit Anhang.

Status und Ablehnung: Was die Meldungen bedeuten

Die OZG-RE kennt sechs Status. Eine eingereichte Rechnung lässt sich nicht zurückrufen; eine falsche Rechnung korrigieren Sie mit einer neuen Rechnung.

Eine Zurückweisung hat zwei Quellen. Die Plattform prüft nach § 4 Abs. 3 E-RechV automatisch auf formale Fehlerlosigkeit und lehnt formal fehlerhafte Rechnungen ab. Der Empfänger weist dagegen inhaltliche Fehler zurück und kann eine Begründung hinterlassen. Kann eine Rechnung keinem Nutzerkonto zugeordnet werden, lehnt der Empfänger sie nach § 4 Abs. 4 E-RechV ab, ohne dass Sie davon erfahren.

Typische Fehler beim Einreichen

Bei Schematron-Fehlern hilft der Beitrag XRechnung-Fehler beheben.

So bereiten Sie die Rechnung mit docutools.pro vor

1. Leitweg-ID prüfen. Geben Sie die ID im Leitweg-ID-Validator im Reiter „Validieren“ ein. Er prüft Aufbau und Prüfziffer im Browser, nicht ob die ID bei der OZG-RE registriert ist.
2. XRechnung erstellen. Im E-Rechnungs-Generator tragen Sie unter „Firmendaten“ das Feld „Leitweg-ID / Referenz“ (BT-10) sowie IBAN und Zahlungsbedingungen ein und laden unter „Export“ die „XRechnung XML“ herunter. Bestellnummer (BT-13) und Lieferantennummer (BT-29) bietet der Generator nicht an; brauchen Sie diese, nutzen Sie die Weberfassung der OZG-RE oder Ihre Rechnungssoftware.
3. Vor dem Upload prüfen. Laden Sie die XML in den XRechnung Validator. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen und geprüft wie mit dem KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Erscheint „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“, sind Regeln wie BR-DE-15 erfüllt. Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB; größere Dateien mit eingebetteten Anlagen prüfen Sie mit dem Pro-Tarif.
4. Leitweg-ID im XML kontrollieren. Der Viewer zeigt BT-10 nicht an. Öffnen Sie die Datei im XML-Viewer und vergleichen Sie cbc:BuyerReference mit der ID aus der Bestellung.

Den Prüfbericht der OZG-RE ersetzt dieser Vorab-Check nicht, er spart aber eine Zurückweisung. Weitere Prüfschritte vor dem ersten Versand beschreibt der Beitrag E-Rechnung testen.

Kontrolle nach dem Einreichen

• Steht die Rechnung nach dem Versand auf „Bereitgestellt“ und später auf „Zugestellt“?
• Haben Sie die XML-Datei innerhalb von 28 Tagen heruntergeladen und archiviert?
• Ist bei einer Zurückweisung die Ursache in Ihrer Rechnungssoftware behoben, nicht nur in dieser einen Datei?
• Kennen alle Kollegen, die Rechnungen an Behörden stellen, den OZG-RE-Account oder sind sie als Benutzer angelegt?

Mehr zu XRechnung-Feldern, Versionen und Portalen finden Sie in den Beiträgen zur XRechnung.

Quellen

• E-Rechnung des Bundes: Informationen für Rechnungssteller (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: Ein Jahr nach der Konsolidierung von ZRE und OZG-RE (25.06.2026) (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: FAQ (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: Übertragungskanal Peppol (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: Anhebung Wertgrenze in Bezug auf E-RechV (öffnet in neuem Tab)
• § 3 E-RechV (öffnet in neuem Tab), § 4 E-RechV (öffnet in neuem Tab), § 5 E-RechV (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.