E-Rechnung einführen: 10-Schritte-Plan für kleine Unternehmen

Um die E-Rechnung einzuführen, gehen kleine Unternehmen in zehn Schritten vor: Bestandsaufnahme, Stichtag bestimmen, Empfangsadresse, Format, Software, Stammdaten, Test, Kunden- und Lieferanteninfo, Archiv und Verfahrensdokumentation. Den Empfang verlangt § 14 UStG seit dem 1. Januar 2025; ausstellen müssen Sie je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder 2028.

Diese Checkliste richtet sich an Betriebe ohne eigene IT-Abteilung: Handwerk, Handel, Agenturen, Praxen mit steuerpflichtigen Leistungen. Jeder Schritt nennt die Rechtsgrundlage und ein Prüfkriterium, damit Sie wissen, wann er erledigt ist. Wer nur wissen will, ob er 2027 schon ausstellen muss, findet das Prüfschema im Beitrag zur E-Rechnung 2027.

Wer braucht diesen Plan?

Die E-Rechnungspflicht gilt nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) für Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind. Sie gilt nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Daraus ergeben sich drei Gruppen:

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr (§ 27 Abs. 38 UStG (öffnet in neuem Tab)). Ob einzelne Rechnungen ausgenommen sind, klärt das Prüfschema zu den Ausnahmen.

Die Checkliste: E-Rechnung einführen in 10 Schritten

Die Schritte im Detail

1. Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen schreiben Sie?

Ziehen Sie eine Kundenliste aus Ihrem Rechnungsprogramm und markieren Sie jeden Kunden: Unternehmer im Inland (B2B), Privatperson (B2C), Behörde (B2G) oder Kunde im Ausland. Nur die inländischen B2B-Kunden lösen die Pflicht aus. Behörden verlangen schon heute nach Bundes- oder Landesrecht strukturierte E-Rechnungen, meist als XRechnung, unabhängig vom Umsatzsteuergesetz.

2. Den eigenen Stichtag bestimmen

Nehmen Sie den Gesamtumsatz des Jahres 2026 (nicht den Gewinn). Liegt er über 800.000 €, dürfen Sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr an inländische Unternehmer schicken. Bis 31. Dezember 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF für alle noch erlaubt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

3. Eine Empfangsadresse festlegen

§ 14 UStG schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Ein Portal oder ein Peppol-Zugang ist für den Empfang nicht Pflicht. Eine eigene Adresse wie rechnung@ trennt Rechnungen von anderer Post. Wie der Eingang danach weiterläuft, beschreibt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

4. Das Format wählen

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder in einem vereinbarten Format vorliegen, aus dem sich die Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 und 7 UStG). In der Praxis heißt das XRechnung (reine XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und reichen nicht; welche Profile gelten, erklärt der Beitrag zu den ZUGFeRD-Profilen. Die Entscheidung zwischen beiden Formaten erleichtert der Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

5. Die Software klären

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter zwei Dinge: Exportiert das Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1? Und welche XRechnung-Version? Aktuell ist die Spezifikation XRechnung 3.0.2; die finale Version 4.0 erwartet die KoSIT laut xeinkauf.de (öffnet in neuem Tab) im Frühjahr 2027. Eine Marktübersicht ohne Rangliste bietet der Beitrag E-Rechnung Software kostenlos.

6. Stammdaten ergänzen

Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, nur in festen Feldern. Lücken fallen erst beim Export auf: fehlende USt-IdNr., unvollständige Anschrift, keine Bestellnummer, die der Kunde verlangt. Behörden brauchen zusätzlich eine Leitweg-ID. Die vollständige Liste steht im Beitrag Pflichtangaben Rechnung.

7. Testen, bevor es ernst wird

Erzeugen Sie für zwei oder drei Stammkunden eine Testrechnung, prüfen Sie die Datei technisch und schicken Sie sie mit dem Vermerk „Test“. Erledigt ist der Schritt erst, wenn der Kunde bestätigt, dass er die Datei verarbeiten konnte. Einen Testablauf mit Protokoll finden Sie im Beitrag E-Rechnung testen.

8. Kunden und Lieferanten informieren

Für eine verpflichtende E-Rechnung brauchen Sie keine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Infoschreiben verhindert trotzdem Rückläufer: Nennen Sie Ihre Empfangsadresse, Ihr Format und den Termin der Umstellung, und fragen Sie nach Bestellnummern und Ansprechpartnern. Eine Vorlage für den gesamten Ablauf bietet die Checkliste zur Umstellung auf die E-Rechnung.

9. Das Archiv einrichten

Rechnungen sind nach § 14b UStG (öffnet in neuem Tab) acht Jahre aufzubewahren, ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; für Buchungsbelege gilt nach § 147 Abs. 3 AO ebenfalls eine Frist von acht Jahren. Aufzubewahren ist die Original-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML. Was die GoBD an das Archiv stellen, erklärt der Beitrag E-Rechnung archivieren.

10. Die Verfahrensdokumentation schreiben

Die GoBD verlangen, dass ein sachverständiger Dritter Ihre Abläufe nachvollziehen kann. Für einen kleinen Betrieb reichen oft wenige Seiten: Wo kommen Rechnungen an, wer prüft, wer gibt frei, wo liegt das Original, wer vertritt im Urlaub? Datieren Sie das Dokument und passen Sie es an, wenn sich Software oder Zuständigkeiten ändern.

Rückwärtsplanung: Was muss bis wann stehen?

Wie viele Wochen die Umstellung dauert, hängt von Ihrer Software, der Zahl der Kunden und der Steuerberatung ab. Pauschale Zeitangaben helfen deshalb nicht. Sinnvoller ist eine Reihenfolge, die vom Stichtag zurückrechnet:

Liegt Ihr Umsatz nahe an 800.000 €, planen Sie mit dem Stichtag 2027. Steht der Umsatz erst im Januar fest, haben Sie sonst keine Zeit mehr für Tests.

Sonderfälle

• Kleinunternehmer: Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen nach § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Empfangen müssen Kleinunternehmer trotzdem; Details im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
• Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise: Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen ebenfalls immer sonstige Rechnungen sein.
• Kunden im Ausland: Die Pflicht setzt voraus, dass beide Unternehmer im Inland ansässig sind. Für ausländische Kunden ändert sich nach deutschem Recht nichts.
• Neues BMF-Schreiben: Am 15.10.2026 hat das BMF ein weiteres Schreiben mit ergänzenden Regelungen zur E-Rechnung veröffentlicht (Download-Seite des BMF (öffnet in neuem Tab)). Lassen Sie Ihre Steuerberatung prüfen, ob es Ihre Rechnungsvorlagen betrifft.

Wie dokumentieren Sie die Einführung?

Bewahren Sie zu jedem Schritt einen Nachweis auf: die markierte Kundenliste, die Umsatzzahl 2026 für die 800.000-Euro-Grenze, die Bestätigung des Softwareanbieters zum Format, das Testprotokoll mit Datum und Kundenrückmeldung, das Infoschreiben und die datierte Verfahrensdokumentation. Gerade die Umsatzzahl ist wichtig: Wer 2027 noch Papierrechnungen schreibt, muss im Zweifel zeigen können, dass der Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug.

So setzen Sie die Schritte mit docutools.pro um

1. Für Schritt 5: Öffnen Sie den Generator, um eine E-Rechnung zu erstellen. Der Assistent führt durch „Firmendaten → Positionen → Export“; unter „Erstellen & herunterladen“ wählen Sie „XRechnung XML“, „ZUGFeRD XML“ oder „ZUGFeRD PDF“. Einzelne Rechnungen sind ohne Konto möglich. Der Generator erzeugt nur Rechnungen vom Typ 380 und hat keine Kleinunternehmer-Option.
2. Für Schritt 6: Gleichen Sie im Rechnungs-Checker mit der „Checkliste“ Ihre Rechnungsvorlage gegen die Pflichtangaben ab. Der Checker läuft im Browser.
3. Für Schritt 7: Laden Sie die Testdatei in den XRechnung Validator. Das Ergebnis der „KoSIT-Prüfung“ lautet „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ oder „Nicht KoSIT-konform“; der Viewer prüft wie der KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Die Datei wird dazu an unseren Server übertragen. Bei einem ZUGFeRD-PDF holen Sie die XML vorher mit dem ZUGFeRD-Extraktor heraus.
4. Bei Fehlern schlagen Sie den Code im Verzeichnis der KoSIT-Fehler nach und korrigieren die Ursache in Ihrer Rechnungssoftware, nicht in der Datei.

Kostenlos sind im Viewer 2 Uploads pro Tag bis 500 KB je Datei. Unbegrenzte Uploads, ZIP-Stapel und die CSV-Stapelverarbeitung im Generator gibt es im Pro-Tarif (Pro), siehe Preise. Weitere Praxisbeiträge finden Sie unter weitere Beiträge zur Rechnungsstellung.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
• § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln 2025 bis 2027 (öffnet in neuem Tab)
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (öffnet in neuem Tab)
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (öffnet in neuem Tab)
• § 33 UStDV (öffnet in neuem Tab), § 34 UStDV (öffnet in neuem Tab) und § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab)
• XStandards Einkauf: XRechnung, Versionen und Gültigkeit (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.