Peppol in Deutschland: Pflicht, Anbindung und Kosten im Überblick

Peppol ist in Deutschland keine Pflicht. § 14 UStG schreibt seit dem 1. Januar 2025 das Format der E-Rechnung vor, nicht den Übertragungsweg. Im B2B einigen sich die Parteien auf den Kanal, eine E-Mail reicht. Auch die Plattform OZG-RE des Bundes nimmt neben Peppol E-Mail, Upload und Weberfassung an. Peppol lohnt sich vor allem bei vielen Rechnungen.

Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, die von Kunden oder Softwareanbietern nach „Peppol“ gefragt werden. Er erklärt in kurzen Abschnitten, was das Netzwerk ist, wann Sie es brauchen, wie die Anbindung funktioniert und welche Kosten anfallen.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationales Netzwerk mit einheitlichen Spezifikationen, über das Unternehmen und Verwaltungen Geschäftsdokumente wie E-Rechnungen standardisiert von System zu System austauschen. Der Name stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“.

Laut der FAQ der E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) steht dahinter die Non-Profit-Organisation OpenPeppol AISBL mit Sitz in Brüssel. Sie betreibt das Netz und gibt zwei Dinge vor: das Transportnetz (Peppol eDelivery Network) und die Dokumentspezifikationen (Peppol Business Interoperability Specifications, kurz BIS). In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats die Rolle der Peppol Authority. Einen kurzen Glossareintrag finden Sie unter Was ist Peppol.

Wichtig für die Pflichtfrage ist diese Trennung: Peppol ist in erster Linie ein Transportweg. Die XRechnung ist ein Datenformat. Eine XRechnung kann über Peppol reisen, genauso gut aber per E-Mail.

Ist Peppol in Deutschland Pflicht?

Nein, weder im B2B noch gegenüber dem Bund. Die Antwort hängt aber davon ab, an wen Sie fakturieren.

B2B: Der Kanal ist Vereinbarungssache

§ 14 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) definiert die E-Rechnung über ihr Format: Sie wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und muss der EN 16931 entsprechen (oder einem interoperablen, vereinbarten Format). Ein Übertragungsnetz nennt das Gesetz nicht.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (öffnet in neuem Tab) (BStBl I S. 1320) wird deutlicher:

• Rn. 36: Auf Format und Übermittlungsweg einigen sich die Vertragsparteien zivilrechtlich. Als Beispiele nennt das BMF E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort im Konzern und den Download aus einem Internetportal.
• Rn. 40: Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, auch ein bestehendes.
• Rn. 26: Neben XRechnung und ZUGFeRD sind andere Formate nach EN 16931 zulässig, ausdrücklich genannt wird „Peppol-BIS Billing“.

Peppol taucht im BMF-Schreiben also als zulässiges Format auf, nicht als vorgeschriebener Weg. Welche Fristen für die Ausstellung gelten, erklärt der Beitrag E-Rechnung 2027.

B2G: Peppol als Option bei der OZG-RE

Rechnungen an die Bundesverwaltung gehen über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Laut E-Rechnung des Bundes (öffnet in neuem Tab) stehen vier Kanäle zur Wahl: Peppol, E-Mail, Upload und manuelle Weberfassung. Peppol ist davon der einzige Kanal, der Maschine-zu-Maschine-Kommunikation und Massenversand ermöglicht. Pflicht ist er nicht. Den Ablauf mit Registrierung und Status beschreibt der Beitrag E-Rechnung an den Bund.

Wie funktioniert Peppol? Das 4-Corner-Modell

Die E-Rechnung des Bundes beschreibt den Transport als Modell mit vier Ecken:

Damit Corner 2 den richtigen Empfänger findet, braucht es zwei Verzeichnisse:

1. SML (Service Metadata Locator): Es gibt ihn einmal im ganzen Netz, OpenPeppol betreibt ihn zentral. Bei der Registrierung eines Empfängers legt er einen DNS-Eintrag an.
2. SMP (Service Metadata Publisher): Dort ist der Empfänger mit seiner Peppol-ID registriert, zusammen mit den Dokumenttypen, die er annimmt, und seinem Access Point.

Der Access Point des Senders fragt anhand der Peppol-ID des Empfängers den passenden SMP ab. Er prüft, ob der Empfänger das Dokument annimmt, und liefert es an den Access Point des Empfängers. Access Points arbeiten laut FAQ nach dem Profil AS4.

Peppol-ID, Leitweg-ID und BT-10: Was gehört wohin?

Im Peppol-Netz adressieren Sie mit einer Peppol-Participant-ID. Sie besteht aus einem vierstelligen Präfix und einer Kennung:

Laut FAQ müssen diese IDs nicht beantragt werden, sie ergeben sich aus der vorhandenen Kennung. Empfänger müssen aber in einem SMP registriert sein, damit Sender sie finden. Wer nur senden will, braucht keinen SMP-Eintrag. Die Registrierung im Netz kann Ihr Service-Provider für Sie übernehmen.

Eine Fehlerquelle betrifft das Verhältnis von Umschlag und Rechnung. Die Peppol-Empfänger-ID steht im technischen Umschlag, dem Standard Business Document (SBD). In der XRechnung selbst muss im Feld Käuferreferenz (BT-10) die Leitweg-ID stehen, ohne Präfix. Fehlt sie dort, weist die OZG-RE die Rechnung ab. Die Rechnung selbst ändern Sie für Peppol nicht. Bei Behörden außerhalb der OZG-RE können sich Peppol-ID und Leitweg-ID unterscheiden; fragen Sie dort nach. Den Unterschied zwischen Leitweg-ID und Käuferreferenz im B2B erklärt der Beitrag Leitweg-ID für Unternehmen.

Anbindung: Service-Provider oder eigener Access Point?

Laut E-Rechnung des Bundes gibt es zwei Wege ins Netz:

Die Empfehlung der E-Rechnung des Bundes ist volumenabhängig: Ein eigener Access Point lohnt sich erst, wenn das jährliche Rechnungsvolumen hoch genug ist. Sonst ist der Provider der übliche Weg. Eine Liste zertifizierter Access Points veröffentlicht OpenPeppol.

Unabhängig vom Weg bleiben Sie für den Inhalt verantwortlich. Das BMF erlaubt externe Dienstleister ausdrücklich, der leistende Unternehmer muss aber sicherstellen, dass die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG eingehalten werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 37).

Wann lohnt sich Peppol für kleine und mittlere Unternehmen?

Ein Peppol-Zugang ist sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

1. Sie stellen regelmäßig viele Rechnungen an Behörden oder Großkunden und wollen sie direkt aus dem ERP versenden.
2. Ein Kunde verlangt Peppol im Vertrag oder im Lieferantenportal.
3. Sie liefern zusätzlich in Länder, in denen Peppol im Behörden- oder B2B-Verkehr üblich ist, und wollen einen Kanal für alle.
4. Ihre Rechnungssoftware bietet Peppol bereits als Funktion an, sodass kein eigenes Projekt nötig ist.

Trifft nichts davon zu, genügt der Versand der XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail. Für einzelne Rechnungen an den Bund reichen Upload oder Weberfassung der OZG-RE, deren Registrierung und Nutzung für Rechnungssender kostenlos ist. Den Vergleich aller Wege finden Sie im Beitrag E-Rechnung versenden, eine Gegenüberstellung unter Peppol oder direkter Versand.

Ausblick: Meldesystem

Das BMF kündigt in Rn. 41 an, dass E-Rechnungsplattformen für den Datenaustausch im später gesetzlich einzuführenden Meldesystem von Bedeutung sein werden. Die zulässigen Übertragungswege würden dafür neu zu definieren sein. Ein Gesetz dazu gibt es bislang nicht. Ob Peppol dabei eine Rolle spielt, ist offen.

So bereiten Sie eine Peppol-Rechnung mit docutools.pro vor

docutools.pro versendet keine Rechnungen über Peppol. Die Tools helfen Ihnen, die Datei vor der Übergabe an Ihren Provider oder die OZG-RE zu prüfen.

1. Leitweg-ID prüfen. Geben Sie die ID des Auftraggebers im Leitweg-ID-Validator im Reiter „Validieren“ ein. Das Tool prüft Aufbau und Prüfziffer im Browser, nicht ob die ID registriert ist. Die Peppol-Empfänger-ID bilden Sie danach als 0204: plus geprüfte ID.
2. XRechnung erzeugen. Im E-Rechnungs-Generator tragen Sie unter „Firmendaten“ die Leitweg-ID in „Leitweg-ID / Referenz“ (BT-10) ein und wählen unter „Export“ die Option „XRechnung XML“. Die Datei übergeben Sie Ihrem Peppol-Provider oder laden sie bei der OZG-RE hoch.
3. Vor dem Versand validieren. Laden Sie die XML in den XRechnung Validator. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen und geprüft wie mit dem KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31). Das Ergebnis „KoSIT-konform / Gültige XRechnung“ zeigt, dass Schema und XRechnung-Regeln wie BR-DE-15 erfüllt sind. Kostenlos sind 2 Uploads pro Tag bis 500 KB, mehr bietet der Pro-Tarif.

Der Viewer prüft XRechnung und reine EN-16931-Dateien. Eine Datei mit Peppol-BIS-Kennung in BT-24 ordnet er keinem Prüfszenario zu. Weitere Beiträge zu Portalen, Feldern und Versionen finden Sie in den Beiträgen zur XRechnung.

Quellen

• E-Rechnung des Bundes: Übertragungskanal Peppol (öffnet in neuem Tab)
• E-Rechnung des Bundes: FAQ, Abschnitt Peppol (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 26, 36, 37, 40, 41 (Abruf über IHK) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (öffnet in neuem Tab)

Stand: November 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.