Kleinbetragsrechnung: Grenze 250 Euro, Pflichtangaben und E-Rechnung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Nach § 33 UStDV genügen vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Eine E-Rechnung ist dafür nie Pflicht, auch nicht ab 2027.

Die Erleichterung betrifft beide Seiten: Wer kleine Beträge abrechnet, etwa an der Ladenkasse, spart Angaben. Wer einkauft, muss wissen, ob ein Tankbeleg oder Kassenbon für den Vorsteuerabzug reicht. Diese Checkliste beantwortet beides, mit Rechenwegen und den Fällen, in denen die 250-Euro-Regel nicht greift.

Wer braucht diese Checkliste?

Drei Gruppen haben täglich mit Kleinbetragsrechnungen zu tun:

• Aussteller mit vielen kleinen Umsätzen: Einzelhandel, Tankstellen, Bäckereien, Copyshops, Handwerker mit Kleinaufträgen. Für sie entscheidet die Checkliste, ob ein Kassenbon als Rechnung genügt.
• Buchhaltung und Belegprüfung: Wer Eingangsbelege bucht, prüft, ob ein Bon die Mindestangaben trägt und wie die Vorsteuer herausgerechnet wird.
• Kleinunternehmer: Sie dürfen die Erleichterung ebenfalls nutzen, mit einem Befreiungshinweis statt eines Steuersatzes.

Was eine vollständige Rechnung über 250 Euro enthalten muss, erklärt unser Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Hier geht es nur um die vereinfachte Form.

Die Checkliste: Pflichtangaben nach § 33 UStDV

§ 33 UStDV (öffnet in neuem Tab) nennt in Satz 1 vier Nummern. Nummer 4 enthält zwei Bestandteile, die Sie getrennt prüfen sollten. Dazu kommen zwei Vorbedingungen aus Satz 1 und Satz 3.

Fehlt einer der Punkte 3 bis 7, ist der Beleg keine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung. Trifft Punkt 1 oder 2 nicht zu, gelten die vollen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG (öffnet in neuem Tab).

Was nicht auf die Kleinbetragsrechnung muss

Genauso wichtig ist, was § 33 UStDV weglässt. Im Vergleich zu § 14 Abs. 4 UStG entfallen:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• der gesondert ausgewiesene Nettobetrag und Steuerbetrag.

Ein Kassenbon ohne Ihren Firmennamen ist also kein Mangel. Freiwillige Angaben schaden nicht.

Ist die 250-Euro-Grenze brutto oder netto?

Brutto. § 33 Satz 1 UStDV stellt auf den „Gesamtbetrag“ der Rechnung ab, und Nummer 4 beschreibt diesen Betrag als Entgelt und Steuerbetrag „in einer Summe“. Entscheidend ist also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer, für die ganze Rechnung, nicht für einzelne Positionen.

Vorsteuer aus Kleinbetragsrechnungen: drei Rechenbeispiele

Wer als Unternehmer einkauft, darf nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) Vorsteuer abziehen, wenn er eine Rechnung besitzt. Bei der Kleinbetragsrechnung steht die Steuer aber oft nicht als eigener Betrag auf dem Beleg. § 35 Abs. 1 UStDV (öffnet in neuem Tab) löst das: Sie teilen den Rechnungsbetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag auf.

Die Formel lautet: Vorsteuer = Bruttobetrag × Steuersatz ÷ (100 + Steuersatz). Bei 19 % also × 19 ÷ 119, bei 7 % × 7 ÷ 107. Alle Beispiele sind fiktiv.

Beispiel 1: Tankbeleg mit einem Steuersatz

Ein Mitarbeiter der Beispiel AG tankt den Firmenwagen für 86,40 €. Der Bon nennt Tankstelle mit Anschrift, Datum, „Diesel 48,0 l“ und „inkl. 19 % MwSt.“.

Beispiel 2: Einkauf mit zwei Steuersätzen

Die Muster GmbH kauft im Fachhandel ein Fachbuch zum ermäßigten Satz von 7 % für 42,80 € und Druckerpapier zu 19 % für 23,80 €. Der Bon weist eine Gesamtsumme von 66,60 € aus und kennzeichnet jeden Posten mit „A“ (19 %) oder „B“ (7 %).

Entscheidend ist, dass für jeden Posten der Steuersatz erkennbar ist. § 33 Satz 2 UStDV erklärt § 32 UStDV für entsprechend anwendbar: Ermittelt eine Kasse die Steuer automatisch, darf sie den Steuerbetrag in einer Summe ausweisen, wenn sie für die einzelnen Posten den Steuersatz angibt. Kennbuchstaben sollten deshalb auf dem Bon selbst erklärt sein, hier „A = 19 %, B = 7 %“.

Beispiel 3: Grenzfall knapp über 250 Euro

Ein Handwerker berechnet der Muster GmbH eine Kleinreparatur mit 212,00 € netto plus 19 % Umsatzsteuer, zusammen 252,28 €. Der Beleg nennt nur Aussteller, Datum, „Reparatur Türschloss“ und „inkl. 19 % USt“.

Das reicht nicht: Der Gesamtbetrag liegt über 250 €. Die Muster GmbH braucht eine vollständige Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Fordern Sie eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV an, bevor Sie die Vorsteuer abziehen. Ab 2027 kommt die Formfrage dazu: Zwischen inländischen Unternehmern muss eine solche Rechnung je nach Vorjahresumsatz des Handwerkers eine E-Rechnung sein (siehe E-Rechnung 2027).

Sonderfälle

Für Kleinunternehmer gibt es zwei Wege: die Rechnung nach § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) mit Empfänger und Steuernummer, oder bis 250 € die noch knappere Form nach § 33 UStDV. Eine Vorlage für die erste Variante zeigt unser Beitrag Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Ob Sie die Regelung überhaupt nutzen dürfen, prüfen Sie mit der Kleinunternehmer-Grenze im Rechner.

Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine E-Rechnung?

Nein. § 33 Satz 4 UStDV erlaubt ausdrücklich, eine Kleinbetragsrechnung „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2“ UStG immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Sonstige Rechnung heißt Papier oder ein elektronisches Format, das nicht strukturiert ist, etwa ein PDF. Das gilt ohne Frist, also auch nach dem Ende der Übergangsregeln Ende 2027. Die übrigen Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht fasst unser Prüfschema zu den Ausnahmen der E-Rechnungspflicht zusammen.

Verboten ist die E-Rechnung für Kleinbeträge aber nicht. Wer seine Rechnungen ohnehin als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, kann das auch unter 250 € tun. Dann gelten zusätzlich die Regeln des Formats, die über § 33 UStDV hinausgehen:

Ein Datensatz mit nur den vier Angaben des § 33 UStDV wäre als XRechnung also ungültig, obwohl er umsatzsteuerlich genügen würde. Für Kleinbeträge ist ein Kassenbon oder ein PDF deshalb meist der einfachere Weg.

So dokumentieren Sie die Prüfung

Für die Belegprüfung im Eingang hat sich ein fester Ablauf bewährt:

1. Bruttosumme ablesen: höchstens 250 €? Sonst vollständige Rechnung anfordern.
2. Reverse-Charge- oder EU-Hinweis auf dem Beleg? Dann ebenfalls vollständige Rechnung.
3. Die fünf Angaben aus Zeile 3 bis 7 der Checkliste abhaken.
4. Vorsteuer nach § 35 Abs. 1 UStDV herausrechnen und den Rechenweg bei mehreren Steuersätzen auf dem Buchungsbeleg notieren.
5. Beleg aufbewahren: Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.

Thermobons verblassen. Digitalisieren Sie sie zeitnah, denn nach § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG muss die Lesbarkeit über die ganze Frist gewährleistet sein.

So prüfen Sie Kleinbetragsrechnungen mit docutools.pro

Der Rechnungs-Checker hat eine eigene Liste für Kleinbeträge. Er läuft im Browser, Ihre Angaben verlassen den Rechner nicht.

1. Öffnen Sie den Rechnungs-Checker und wählen Sie den Modus „Checkliste“.
2. Klicken Sie auf „Kleinbetragsrechnung (≤ €250 Brutto)“. Es erscheinen die fünf „Pflichtangaben nach §33 UStDV“, von „Name und Anschrift des leistenden Unternehmers“ bis „Anzuwendender Umsatzsteuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)“.
3. Haken Sie ab, was auf dem Beleg steht, und klicken Sie „Pflichtangaben prüfen“. Sie sehen „Rechnung vollständig“ oder „Pflichtangaben fehlen“ mit den fehlenden Angaben. Die 250-Euro-Grenze, Reverse Charge und die Rechenwege prüft das Werkzeug nicht; dafür ist die Tabelle oben da. Den Bericht als Textdatei liefert „Ergebnis exportieren (Pro)“ im Pro-Tarif.
4. Kommt ein kleiner Betrag doch als XRechnung, können Sie die Datei im Viewer XRechnung öffnen und mit „KoSIT-Prüfung“ gegen die Regeln der Konfiguration 2026-08-31 prüfen. Dafür wird die Datei an unseren Server übertragen.
5. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung holen Sie zuerst die XML-Datei mit dem Werkzeug ZUGFeRD auslesen aus dem PDF, denn der Viewer liest nur XML.

Weitere Anleitungen zu Rechnungsangaben und Sonderrechnungen finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung.

Quellen

• § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab)
• § 35 UStDV (Vorsteuerabzug bei Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab)
• § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)
• § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.