E-Rechnung für Vermieter: Miete, Nebenkosten und Ausnahmen

Die E-Rechnung Pflicht trifft Vermieter nur, wenn sie steuerpflichtig an Unternehmer vermieten, also nach einer Option gemäß § 9 UStG oder bei Stellplätzen und kurzfristiger Beherbergung. Wohnraum, der nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei vermietet wird, bleibt außen vor. Empfangen müssen alle unternehmerischen Vermieter E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Der Beitrag richtet sich an private und gewerbliche Vermieter, Grundstücksgesellschaften und Hausverwaltungen. Sie ordnen danach jeden Mietvertrag einer Fallgruppe zu und wissen, ab wann welche Rechnung strukturiert sein muss. Die allgemeinen Fristen stehen in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Vermieter?

Die Pflicht steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Eine Rechnung ist danach als E-Rechnung auszustellen, wenn sie für eine Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ erteilt wird und beide Seiten im Inland ansässig sind. Der Satz davor schränkt ein: Die Rechnungspflicht gilt nur, „wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“.

Für Vermieter entscheidet deshalb die Umsatzsteuer über die Rechnungsform:

• § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG befreit „die Vermietung und die Verpachtung von Grundstücken“. Dazu gehören Wohnungen, Häuser, Büros und Läden, solange nicht optiert wird.
• § 4 Nr. 12 Satz 2 UStG nimmt bestimmte Leistungen von der Befreiung aus: Wohn- und Schlafräume „zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden“, „Plätze für das Abstellen von Fahrzeugen“, kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und Betriebsvorrichtungen.
• § 9 Abs. 1 UStG erlaubt den Verzicht auf die Befreiung, wenn an einen Unternehmer für dessen Unternehmen vermietet wird. Nach § 9 Abs. 2 UStG ist das bei Grundstücken nur zulässig, soweit der Mieter das Objekt ausschließlich für Umsätze nutzt, „die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen“.

Steuerfreie Wohnungsvermietung erzeugt also keine Pflicht zur E-Rechnung. Wer dagegen an eine Arztpraxis, eine Bäckerei oder ein Ingenieurbüro vermietet und optiert hat, schreibt Rechnungen über einen steuerpflichtigen B2B-Umsatz. Für sie gilt die E-Rechnungspflicht mit den Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG. Bei der Arztpraxis ist die Option wegen § 9 Abs. 2 UStG allerdings meist ausgeschlossen, weil Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei sind.

Wohnung, Gewerbe, Ferienwohnung: welche Vermietung ist betroffen?

Zwei Abgrenzungen sind für die Praxis wichtig. Ob ein Stellplatz, der im selben Vertrag wie eine Wohnung vermietet wird, als Teil der steuerfreien Wohnungsmiete gilt oder gesondert steuerpflichtig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Rechnungen umstellen. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG nicht für Leistungen, „die nicht unmittelbar der Vermietung dienen“, etwa ein Frühstück.

Die übrigen Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, etwa für Kleinbetragsrechnungen, erklärt unser Prüfschema zu den Ausnahmen.

Empfangen und ausstellen: was Vermieter tun müssen

Warum muss auch der reine Wohnungsvermieter empfangen? Er ist Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, weil er nachhaltig Einnahmen erzielt. Das BMF nennt im Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 17) den „Vermieter einer Wohnung“ ausdrücklich als Empfänger, an den die E-Rechnungspflicht des Lieferanten gilt. Der Dachdecker, der das vermietete Haus repariert, darf ihm also eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei schicken, ohne vorher zu fragen. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg (Rn. 40). Wie Sie die Dateien öffnen und ablegen, zeigt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

Mietvertrag als Dauerrechnung: was ab 2027 gilt

Viele Vermieter nutzen den Mietvertrag mit Umsatzsteuerausweis als Rechnung. Das bleibt möglich, aber nicht als Papier oder PDF, sobald eine E-Rechnung Pflicht ist. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 regelt die Dauerschuldverhältnisse in drei Randnummern:

1. Rn. 44: Verträge können als Rechnung gelten, wenn sie die Angaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten. Besteht eine E-Rechnungspflicht, kann der Vertrag als Anhang in die E-Rechnung aufgenommen werden.
2. Rn. 45: Bei einem Mietverhältnis genügt es, „einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung“ auszustellen, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Eine neue E-Rechnung ist erst nötig, wenn sich die Pflichtangaben ändern, „z. B. bei einer Mieterhöhung“.
3. Rn. 46: Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, „besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern“.

Für einen laufenden Gewerbemietvertrag mit Option heißt das: Der bestehende Papiervertrag trägt weiter, bis Miete, Steuersatz, Vertragsparteien oder eine andere Pflichtangabe sich ändern. Ab der ersten Änderung nach dem Ende Ihrer Übergangsfrist stellen Sie eine E-Rechnung aus. Typische Auslöser sind eine Indexanpassung, ein Mieterwechsel oder eine neue Rechnungsadresse.

Die Mechanik der Dauerrechnung über Vermietung hinaus, etwa bei Leasing oder Wartungsverträgen, ist ein eigenes Thema und wird hier nur für Mietverhältnisse behandelt.

Nebenkosten und Handwerkerrechnungen

Nebenkostenabrechnung. Sie ist eine Rechnung, wenn mit ihr über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Ob sie eine E-Rechnung sein muss, folgt aus derselben Prüfung wie bei der Miete: Steuerpflichtiger Umsatz an einen inländischen Unternehmer? Bei einer optierten Ladenmiete mit Umsatzsteuer auf die Nebenkosten lautet die Antwort ja, nach den Übergangsfristen. Bei der Wohnung an eine Privatperson bleibt es bei Papier oder PDF.

Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistern. Hier ist der Vermieter Empfänger. Für den Vorsteuerabzug gilt: Wer optiert hat, braucht eine ordnungsgemäße Rechnung. Ist der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet, erfüllt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 55) nur eine E-Rechnung die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung, etwa ein PDF, erfüllt in diesen Fällen nicht die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung.

Gemischte Rechnungen. Das BMF hat im Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 17) festgehalten, dass die E-Rechnungspflicht auch gilt, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen ihr unterliegen, etwa bei teils steuerpflichtigen, teils steuerfreien Umsätzen. Wer Laden und Wohnung im selben Haus an denselben Unternehmer vermietet und gemeinsam abrechnet, stellt dann die ganze Rechnung als E-Rechnung aus.

Beispiel: Wohn- und Geschäftshaus mit Ladenmiete

Die fiktive Beispiel Grundbesitz GbR besitzt ein Haus mit vier Wohnungen, einem Laden und sechs Stellplätzen. Die Werte sind Jahresbeträge 2026, netto.

Was folgt daraus?

1. Die steuerfreien Mieten zählen nicht mit. § 19 Abs. 2 Nr. 1 UStG zieht Umsätze ab, „die nach § 4 Nummer … 11 bis 29 steuerfrei sind“. Die 43.200 € Wohnungsmieten erhöhen den Gesamtumsatz deshalb nicht. Die privat vermieteten Stellplätze zählen dagegen mit, obwohl für sie keine E-Rechnung nötig ist.
2. Übergang 2027 möglich. Mit 28.320 € liegt die GbR weit unter 800.000 €. Für Ladenmieten im Jahr 2027 darf sie noch Papier oder, mit Zustimmung der Bäckerei, PDF verwenden (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
3. Ab Januar 2028 E-Rechnung an die Bäckerei. Am einfachsten ist eine Dauerrechnung nach Rn. 45 für Laden und Stellplätze. Wird die Miete im Jahr 2028 angepasst, braucht es ab dann eine neue E-Rechnung.
4. Kleinunternehmer? Der Gesamtumsatz liegt über 25.000 €. Die GbR ist 2027 deshalb kein Kleinunternehmer und kann sich nicht auf § 34a UStDV berufen. Mit der Kleinunternehmer-Grenze rechnen Sie andere Konstellationen nach.

Wie die 800.000-Euro-Grenze sonst berechnet wird, zeigt der Beitrag E-Rechnung 2027.

Sonderfälle

Kleinunternehmer als Vermieter

Wer eine Ferienwohnung oder Stellplätze vermietet und mit dem Gesamtumsatz unter 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr bleibt, ist Kleinunternehmer. § 34a UStDV erlaubt dann: Die Rechnung „kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Empfangen muss er E-Rechnungen trotzdem. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.

Mieter im Ausland oder Vermieter im Ausland

Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Vermieter und Mieter im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ansässig ist nach dem Gesetz, wer hier „seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist“, oder seinen Wohnsitz hat. Ob ein vermietetes Grundstück allein eine solche Betriebsstätte begründet, ist eine Frage des Einzelfalls, die Sie mit Ihrer Steuerberatung klären sollten.

Hausverwaltung

Die Hausverwaltung stellt dem Eigentümer ihr Verwaltungshonorar in Rechnung. Das ist eine steuerpflichtige Leistung an einen Unternehmer, also eine E-Rechnung nach den Übergangsfristen, auch wenn der Eigentümer nur steuerfrei vermietet.

Checkliste für die nächsten 90 Tage

So geht's mit docutools.pro

1. Prüfen Sie Handwerker- und Versorgerrechnungen im XRechnung Viewer. Sie laden die XML-Datei hoch und sehen Rechnungsnummer, Parteien, Beträge, Positionen und Steuersatz in der Tabelle „Extrahierte Daten“. Die Datei wird zur Prüfung an unseren Server übertragen und wie vom KoSIT-Validator (Konfiguration 2026-08-31) geprüft. Kostenlos sind zwei Uploads pro Tag bis 500 KB; mehr gibt es im Pro-Tarif.
2. Kommt die Rechnung als ZUGFeRD-PDF, holen Sie die XML vorher mit dem ZUGFeRD-Extraktor heraus. Das läuft im Browser.
3. Bevor Sie die Dauerrechnung an einen Gewerbemieter verschicken, gehen Sie im Rechnungs-Checker mit „Checkliste“ und „Vollständige Rechnung (> €250 Brutto)“ die Pflichtangaben durch. Rechenwege und Steuersätze prüft das Werkzeug nicht.
4. Die E-Rechnung selbst können Sie im Generator E-Rechnung erstellen: Firmendaten, eine Position „Miete Laden EG, monatlich ab 01.01.2028“ mit 19 % und Export als „XRechnung XML“ oder „ZUGFeRD PDF“. Ein eigenes Feld für den Leistungszeitraum hat der Generator nicht, und den Mietvertrag als Anhang einbetten kann er auch nicht. Nennen Sie den Zeitraum deshalb in der Positionsbeschreibung.

Weitere Branchen und Fristen finden Sie in der Themenübersicht zur E-Rechnungspflicht.

Quellen

• § 4 Nr. 12 UStG (Steuerbefreiung Vermietung) (öffnet in neuem Tab) und § 9 UStG (Verzicht auf Steuerbefreiungen) (öffnet in neuem Tab)
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln) (öffnet in neuem Tab)
• § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG (öffnet in neuem Tab), § 19 UStG (öffnet in neuem Tab), § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320 (IHK-Spiegel) (öffnet in neuem Tab), Rn. 17, 40, 44 bis 46, 55, 62 bis 65. Es wurde durch die BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und vom 15.10.2026 ergänzt: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in neuem Tab)

Stand: Oktober 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.