Kleinunternehmerregelung: Grenzen, Pflichten und drei Rechenbeispiele
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro, das Gründungsjahr, drei Rechenbeispiele und der Wechsel in die Regelbesteuerung.
docutools.pro Editorial TeamRedaktionDas Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, statt wie früher nur nicht erhoben.
- Die Grenzen: höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr, gerechnet nach vereinnahmten Entgelten.
- Im Gründungsjahr gilt laut BMF-Schreiben vom 18.03.2025 die Grenze von 25.000 Euro, nicht die von 100.000 Euro.
- Schon der Umsatz, mit dem Sie 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten, unterliegt der Regelbesteuerung.
- Wer auf die Regelung verzichtet, ist nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden.
Inhalt
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer: Wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, stellt seit dem 1. Januar 2025 steuerfreie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro.
Dieser Beitrag erklärt, wie die beiden Grenzen zusammenspielen, rechnet drei typische Fälle durch und zeigt, was beim Wechsel in die Regelbesteuerung passiert. Wie die Rechnung selbst aussieht, steht in unserer Anleitung zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Steuerbefreiung nach § 19 UStG für im Inland ansässige Unternehmer, deren Gesamtumsatz die Grenzen von 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr) nicht überschreitet.
Seit dem Jahressteuergesetz 2024 ist sie als echte Steuerbefreiung gestaltet. § 19 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) sagt seitdem, dass der Umsatz „steuerfrei“ ist. Bis Ende 2024 wurde die Steuer nur „nicht erhoben“. Für den Alltag bedeutet das:
- Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen keine ab.
- Sie ziehen keine Vorsteuer ab, weil § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) den Abzug für steuerfreie Umsätze ausschließt.
- Sie geben in der Regel weder Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).
- Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
Die Rechtsform spielt keine Rolle. Auch eine GmbH, eine GbR oder ein Verein kann Kleinunternehmer sein. Eine Kurzdefinition finden Sie im Glossar unter Kleinunternehmer.
Wie funktionieren die beiden Umsatzgrenzen?
Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Die Vorjahresgrenze ist eine Rückschau mit dem tatsächlichen Umsatz, die Grenze im laufenden Jahr wird Umsatz für Umsatz überwacht.
| Prüfung | Grenze | Welcher Wert zählt | Folge bei Überschreiten |
|---|---|---|---|
| Vorjahr | 25.000 € | tatsächlicher Gesamtumsatz des Vorjahres | keine Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr, Regelbesteuerung ab 1. Januar |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | bisher vereinnahmter Gesamtumsatz des Jahres | schon der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist steuerpflichtig |
| Gründungsjahr | 25.000 € | Gesamtumsatz im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit | Ende der Steuerbefreiung, sobald die Grenze überschritten wird |
Was zählt zum Gesamtumsatz?
Nach § 19 Abs. 2 UStG ist der Gesamtumsatz die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Es kommt also auf den Zahlungseingang an, nicht auf das Rechnungsdatum. Nicht mitgezählt werden:
- bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG (zum Beispiel viele Heilbehandlungen oder Unterrichtsleistungen),
- Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis h, Nr. 9 Buchst. a und Nr. 10 UStG, wenn sie Hilfsumsätze sind,
- Verkäufe von Anlagevermögen, etwa der Verkauf Ihres alten Firmenwagens.
Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 UStG (öffnet in neuem Tab) der Betrag ohne Umsatzsteuer. Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen, zählt der volle Rechnungsbetrag.
Was gilt im Gründungsjahr?
Laut BMF-Schreiben vom 18.03.2025 (öffnet in neuem Tab) (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE) ist im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit die Grenze von 25.000 Euro maßgebend, nicht die von 100.000 Euro. Wer im Laufe des Jahres gründet, sollte seinen Umsatz deshalb vom ersten Monat an gegen 25.000 Euro rechnen. Ob Sie aktuell unter der Kleinunternehmer-Grenze liegen, prüft unser Rechner; lassen Sie das Vorjahresfeld leer, wendet er die Gründergrenze von 25.000 Euro an.
Drei Rechenbeispiele
Alle Beispiele sind fiktiv und rechnen mit vereinnahmten Beträgen.
Beispiel 1: Gut ausgelastete Nebentätigkeit
Die Übersetzerin Anna Muster hat 2025 einen Gesamtumsatz von 21.400 Euro vereinnahmt. 2026 kommen 38.000 Euro zusammen.
| Jahr | Prüfung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 2026 | Vorjahr 21.400 € ≤ 25.000 €, laufend 38.000 € ≤ 100.000 € | Kleinunternehmerin, alle Umsätze 2026 steuerfrei |
| 2027 | Vorjahr 38.000 € > 25.000 € | Regelbesteuerung ab 1. Januar 2027 |
Der häufigste Fall: Die 100.000 Euro werden nie erreicht, aber ein gutes Jahr über 25.000 Euro beendet die Regelung für das Folgejahr. Ab Januar 2027 schreibt Anna Muster Rechnungen mit 19 % Umsatzsteuer und gibt Voranmeldungen ab.
Beispiel 2: Gründung im Laufe des Jahres
Die Muster Webdesign UG nimmt am 1. April 2026 ihre Tätigkeit auf. Bis zum 31. Dezember 2026 vereinnahmt sie 23.500 Euro.
| Jahr | Prüfung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 2026 (Gründungsjahr) | 23.500 € ≤ 25.000 € | Kleinunternehmerin |
| 2027 | Vorjahr 23.500 € ≤ 25.000 €; ab jetzt gilt im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 € | Kleinunternehmerin, solange 2027 höchstens 100.000 € vereinnahmt werden |
Hätte die UG 2026 mehr als 25.000 Euro vereinnahmt, wäre die Steuerbefreiung schon im Gründungsjahr entfallen. Wer kurz vor der Grenze steht, sollte vor großen Aufträgen rechnen.
Beispiel 3: Ein Großauftrag überschreitet 100.000 Euro
Der Tischler Ben Beispiel hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 18.000 Euro. Bis zum 14. September 2027 hat er 82.000 Euro vereinnahmt. Am 30. September 2027 zahlt die Beispiel AG 25.000 Euro für eine Ladeneinrichtung.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Stand 14.09.2027 | 82.000 € | unter 100.000 €, steuerfrei |
| Zahlung 30.09.2027 | 82.000 € + 25.000 € = 107.000 € | dieser Umsatz unterliegt bereits der Regelbesteuerung (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE) |
| Preis als Endpreis vereinbart | 25.000 € ÷ 1,19 | Entgelt 21.008,40 €, Umsatzsteuer 3.991,60 € |
| Restliche Umsätze 2027 und 2028 | Vorjahr 2027 > 25.000 € | Regelbesteuerung |
Wurde die Rechnung an die Beispiel AG schon vorher ohne Umsatzsteuer gestellt, muss Ben Beispiel sie berichtigen, damit sie § 14 Abs. 4 UStG entspricht. Was beim Überschreiten für die E-Rechnung folgt, zeigt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
Welche Pflichten haben Kleinunternehmer?
Die Befreiung von der Umsatzsteuer heißt nicht, dass keine Pflichten bleiben.
| Pflicht | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Anmeldung beim Finanzamt | Aufnahme der Tätigkeit innerhalb eines Monats anzeigen, Angaben elektronisch über ELSTER | § 138 Abs. 1, 1b und 4 AO |
| Rechnung | sechs Mindestangaben, darunter der Hinweis auf § 19 UStG | § 34a UStDV |
| E-Rechnung empfangen | seit 1. Januar 2025 Pflicht für alle Unternehmer im Inland | § 14 UStG |
| E-Rechnung ausstellen | nicht nötig, eine sonstige Rechnung ist immer zulässig | § 34a Satz 4 UStDV |
| Umsatzsteuererklärung | entfällt, außer auf Aufforderung oder bei Steuer nach § 13b UStG | § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG, § 18 Abs. 4a UStG |
| Umsätze überwachen | Zahlungseingänge laufend gegen 100.000 € (Gründungsjahr: 25.000 €) rechnen | § 19 Abs. 1 UStG |
Für die Anmeldung nach § 138 AO (öffnet in neuem Tab) übermitteln Sie die Angaben zur Besteuerung im amtlichen Datensatz, in der Praxis mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER. Dort geben Sie Ihre voraussichtlichen Umsätze an und entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Auf der Rechnung verlangt § 34a UStDV (öffnet in neuem Tab) Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ob alles drauf ist, können Sie mit unserem Werkzeug Pflichtangaben prüfen. Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag nach § 14c UStG.
Wie unterscheidet sich die Regelung von ähnlichen Begriffen?
| Begriff | Was er bedeutet | Verhältnis zur Kleinunternehmerregelung |
|---|---|---|
| Regelbesteuerung | Umsatzsteuer ausweisen, Vorsteuer abziehen, Voranmeldungen | die Alternative; was sich lohnt, zeigt der Vergleich Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung |
| Kleinbetragsrechnung | Rechnung bis 250 € brutto mit weniger Angaben (§ 33 UStDV) | eine Rechnungsform, kein Steuerstatus; auch Kleinunternehmer dürfen sie nutzen |
| Steuerbefreiung nach § 4 UStG | befreit bestimmte Umsätze, etwa Heilbehandlungen | hängt an der Art des Umsatzes, nicht an der Höhe; solche Umsätze zählen teils nicht zum Gesamtumsatz |
| EU-Kleinunternehmerregelung | steuerfreie Umsätze in anderen EU-Staaten (§ 19 Abs. 4 UStG für den umgekehrten Fall) | eigenes Verfahren mit EU-weiter Grenze von 100.000 € und Kleinunternehmer-Identifikationsnummer |
Wann endet die Regelung, und kann man verzichten?
Sie endet automatisch, wenn eine der Grenzen überschritten ist (Beispiele 1 und 3). Sie können aber auch freiwillig verzichten, etwa weil Ihre Kunden fast nur Unternehmen sind, die die Vorsteuer ohnehin abziehen, oder weil Sie hohe Investitionen planen.
Die Regeln für den Verzicht stehen in § 19 Abs. 3 UStG:
- Sie erklären den Verzicht gegenüber dem Finanzamt, spätestens bis zum letzten Tag im Februar des zweiten Jahres nach dem betroffenen Kalenderjahr.
- Die Erklärung ist unwiderruflich und wirkt ab Beginn dieses Kalenderjahres.
- Sie bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre.
- Danach können Sie mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen.
Ab dem Wechsel gelten die üblichen Pflichten: Rechnungen mit Steuerausweis nach § 14 Abs. 4 UStG, Voranmeldungen und, ab 2027 oder 2028 je nach Umsatz, E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden. Den Zeitplan dazu erklärt unser Beitrag zur E-Rechnung 2027, die vollständige Liste der Rechnungsangaben der Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
So prüfen Sie Ihren Status mit docutools.pro
Alle drei Werkzeuge helfen bei einem anderen Schritt. Rechner und Checker laufen im Browser, Ihre Zahlen verlassen den Rechner nicht.
- Öffnen Sie den Kleinunternehmer-Rechner. Tragen Sie unter „Tatsächlicher Umsatz Vorjahr (Netto, €)“ den Vorjahresumsatz ein; im Gründungsjahr lassen Sie das Feld leer.
- Geben Sie unter „Voraussichtlicher Umsatz laufendes Jahr (Netto, €)“ Ihre Prognose ein und klicken Sie „Jetzt prüfen“. Sie sehen „Sie qualifizieren sich als Kleinunternehmer“, „Achtung: Grenzwert nahezu erreicht“ (ab 85.000 Euro, im Gründungsjahr ab 21.250 Euro) oder „Kleinunternehmerregelung nicht anwendbar“. Den Bericht als Textdatei gibt es mit „Ergebnis exportieren“ im Pro-Tarif.
- Prüfen Sie die nächste Rechnung im Rechnungs-Checker im Modus „Checkliste“. Dort haken Sie die Pflichtangaben einzeln ab; Beträge und Steuersätze rechnet das Werkzeug nicht nach.
- Will ein Kunde eine E-Rechnung, können Sie im Generator eine E-Rechnung erstellen, ohne Konto. Eine eigene Kleinunternehmer-Option gibt es dort nicht: Wählen Sie unter „Positionen“ im Bereich „Umsatzsteuer“ die Option „Steuerfrei“ und tragen Sie im Feld „Grund der Steuerbefreiung“ den Hinweis auf § 19 UStG ein. Der Generator verarbeitet die Daten auf unserem Server.
Weitere Beiträge zu Rechnungen, Vorlagen und Steuerstatus finden Sie auf der Themenseite Rechnungsstellung.
Quellen
- § 19 UStG (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer) (öffnet in neuem Tab)
- § 15 UStG (Vorsteuerabzug) (öffnet in neuem Tab)
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (öffnet in neuem Tab)
- § 138 AO (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer (BStBl I S. 742) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Tools zu diesem Artikel
- Kleinunternehmer-Rechner §19 UStGPrüft, ob Ihr Umsatz die Kleinunternehmer-Grenzwerte 2025 (€25.000 / €100.000) einhält.Tool öffnen →
- Rechnungs-Pflichtangaben CheckerPrüft alle Pflichtangaben nach §14 UStG — Checkliste plus optionaler XRechnung-XML-Import.Tool öffnen →
- E-Rechnungs-GeneratorKonforme XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybrid-PDF-Rechnungen sofort erstellen.Tool öffnen →
Häufige Fragen
Ist die Kleinunternehmergrenze netto oder brutto zu verstehen?
Netto im Sinne des Gesetzes. § 19 Abs. 2 UStG rechnet den Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, und Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 UStG der Betrag ohne die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer. Solange Sie Kleinunternehmer sind, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Der Betrag, den Ihr Kunde zahlt, ist deshalb vollständig Entgelt und zählt in voller Höhe zur Grenze von 25.000 oder 100.000 Euro.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
In der Regel nein. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG schließt die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG für Kleinunternehmer aus, also Voranmeldungen und die Jahreserklärung. Zwei Ausnahmen bleiben: Das Finanzamt kann Sie nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO zur Abgabe auffordern, und wer als Leistungsempfänger Steuer nach § 13b UStG schuldet, muss sie nach § 18 Abs. 4a UStG anmelden.
Wie lange bin ich an den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gebunden?
Mindestens fünf Kalenderjahre. Das steht in § 19 Abs. 3 UStG. Den Verzicht erklären Sie gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich, spätestens bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betroffenen Besteuerungszeitraum. Er wirkt ab Beginn dieses Jahres. Nach Ablauf der fünf Jahre können Sie ihn mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen.
Kann eine GmbH die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Ja. § 19 UStG knüpft an den Unternehmer an, nicht an die Rechtsform. Auch eine GmbH, eine UG, eine GbR oder ein Verein kann die Kleinunternehmerregelung anwenden, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt und das Unternehmen im Inland ansässig ist. Gezählt wird der Umsatz des gesamten Unternehmens.
Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Nein. Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, und § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG schließt den Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen aus, die Sie für steuerfreie Umsätze verwenden. Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe ist für Sie deshalb ein Kostenbestandteil. Wer hohe Investitionen plant, prüft vorher, ob sich der Verzicht auf die Regelung lohnt.